時(shí)間：2022-10-02 04:35:29
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇建筑檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
中圖分類(lèi)號(hào)：TM752 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設(shè)的整體真實(shí)反映。建筑工程檔案對(duì)整個(gè)工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災(zāi)抗災(zāi)、基礎(chǔ)維修及改擴(kuò)建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實(shí)踐存在著諸多問(wèn)題。
1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點(diǎn)
目前,業(yè)界普遍認(rèn)可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱(chēng)。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng),是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。”
1.1 建筑工程檔案內(nèi)容
筆者結(jié)合上述定義,從整個(gè)工程建設(shè)的全流程出發(fā),認(rèn)為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準(zhǔn)備文件、工程施工文件、完工驗(yàn)收文件及監(jiān)理文件四個(gè)部分。前期準(zhǔn)備文件包括：上級(jí)審批批準(zhǔn)文件；決策立項(xiàng)文件；勘察、測(cè)繪、地質(zhì)等資料；工程招投標(biāo)及承包合同文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測(cè)量記錄：給排水、消防、采暖、通風(fēng)等設(shè)備安裝工程記錄；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。完工驗(yàn)收文件包括：竣工圖；工程質(zhì)量控制資料核查記錄；施工現(xiàn)場(chǎng)管理檢查記錄；竣工驗(yàn)收移交證明書(shū)；竣工驗(yàn)收監(jiān)督通知意見(jiàn)書(shū)；竣工報(bào)告；審計(jì)報(bào)告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要,隱蔽工程驗(yàn)收記錄；觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點(diǎn)
建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過(guò)程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點(diǎn)對(duì)于管理中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題有一定啟示作用。其主要特點(diǎn),首先,量多類(lèi)雜。建設(shè)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng),部門(mén)多,人員雜導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案文件繁多,類(lèi)型復(fù)雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個(gè)部門(mén),各部門(mén)產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個(gè)有機(jī)整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個(gè)繼承和連續(xù)的過(guò)程。再者,全面真實(shí)性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實(shí)踐,全面反映記錄工程建設(shè)的各類(lèi)信息,是項(xiàng)目工程實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照。最后,實(shí)用性。建筑工程檔案是工程項(xiàng)目最原始的記錄,有很高的實(shí)用性,通過(guò)檔案,可以全面考察工程質(zhì)量,協(xié)助日后防災(zāi)減災(zāi)、維修、改擴(kuò)建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問(wèn)題
建筑工程檔案管理存在諸多問(wèn)題,如制度建設(shè)問(wèn)題、管理模式問(wèn)題、管理人才問(wèn)題、檔案質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題等等,筆者通過(guò)研究把這些問(wèn)題分類(lèi)歸納為宏觀問(wèn)題和微觀問(wèn)題兩個(gè)大的方面。
2.1 宏觀問(wèn)題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一
針對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案管理工作,國(guó)家檔案局于2001出臺(tái)了《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》兩個(gè)檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學(xué)習(xí),沒(méi)有按照國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項(xiàng)開(kāi)始制定一整套符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無(wú)序。
另外,工程項(xiàng)目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位部門(mén),往往各單位部門(mén)產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門(mén)成立了專(zhuān)門(mén)的檔案室,工程檔案專(zhuān)人專(zhuān)管,多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門(mén)代管或由非專(zhuān)業(yè)人員兼管,各個(gè)單位部門(mén)檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識(shí)淡薄,基礎(chǔ)管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會(huì)大眾廣泛認(rèn)知,檔案管理意識(shí)普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,且不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,工程建設(shè)部門(mén)多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進(jìn)度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動(dòng)應(yīng)付檔案管理工作。從部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于工程建設(shè)的重要作用,很多規(guī)章制度不落實(shí),經(jīng)常出現(xiàn)工程項(xiàng)目完工即將交工驗(yàn)收時(shí),才開(kāi)始應(yīng)付整理檔案,敷衍相關(guān)部門(mén)檢查,這種做法給整個(gè)全流程檔案管理帶來(lái)諸多不良后果。
工程建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱,一些建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益,而對(duì)工程檔案的各階段管理很不重視,沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標(biāo)引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。竣工驗(yàn)收檔案質(zhì)量關(guān)把握不嚴(yán),各項(xiàng)檔案監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制不落實(shí)。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊
建筑工程項(xiàng)目組中的檔案管理人員多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),缺乏工程檔案基本知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象,部分項(xiàng)目組根本不設(shè)專(zhuān)職檔案管理人員。能對(duì)檔案進(jìn)行日常整理、使用和維護(hù),具有先進(jìn)檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時(shí)代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點(diǎn)和管理方法,熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少,多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動(dòng)強(qiáng)度大。
現(xiàn)有的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊,檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)陳舊,現(xiàn)代檔案管理技能和方法欠缺。并且由于檔案管理工作枯燥、繁瑣,待遇不高,很多檔案管理人員受不了外界干擾和誘惑,產(chǎn)生不耐煩情緒和安于現(xiàn)狀思想,責(zé)任心和敬業(yè)精神不強(qiáng),服務(wù)水平不高。
建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程的立項(xiàng)審批、可行性驗(yàn)收、項(xiàng)目評(píng)估、論證、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收及改擴(kuò)建等工作中形成的應(yīng)當(dāng)保存的各種文字、圖紙、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的記錄。隨著工程建設(shè)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，提高和監(jiān)督工程質(zhì)量的手段、措施不斷完善，建設(shè)工程檔案管理主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1．建筑工程檔案具有單一獨(dú)立性、真實(shí)性、適用性等特點(diǎn)。檔案隨著工程建設(shè)同步完成的，反映了一個(gè)獨(dú)立建筑本身的整體性;檔案形成后需要工程質(zhì)量監(jiān)督單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收，這就需要保證這些資料與工程實(shí)體一致;讓檔案考核工程建設(shè)、檢查工作建設(shè)，讓建筑工程檔案作為建筑的永久原始記錄。
2．建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的反映。工程檔案是建設(shè)活動(dòng)的直接產(chǎn)物，全面的反映了工程建設(shè)的全過(guò)程，對(duì)建筑實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，一旦建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，可以從工程項(xiàng)目資料查找原因。
3．檔案質(zhì)量管理與工程管理相統(tǒng)一。施工單位從工程管理出發(fā)，建立健全建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨著建筑工程的進(jìn)行，資料收集工作也在進(jìn)行。防止施工單位在建設(shè)初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收集倉(cāng)促，簽字、蓋章手續(xù)不全，影響了建設(shè)單位竣工備案和交付使用。
二、建筑工程檔案的歸檔范圍
1．綜合性文件資料。為了確保建筑工程檔案收集的全面、準(zhǔn)確，必須首先了解檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，了解檔案資料中應(yīng)收集的文件。在施工前，必須具有上級(jí)批準(zhǔn)進(jìn)行施工的文件，還有計(jì)劃任務(wù)書(shū);地質(zhì)勘查單位提供的地質(zhì)、水文、氣象、地震等勘查文件;相關(guān)政府部門(mén)對(duì)工程開(kāi)工的審批文件;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同等綜合性文件資料。
2．土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。在施工現(xiàn)場(chǎng)，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項(xiàng)文件資料。如開(kāi)工竣工報(bào)告，圖紙會(huì)審、變更、技術(shù)交底等材料，項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)，監(jiān)理規(guī)劃，工程會(huì)議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質(zhì)量檢驗(yàn)證明文件和試驗(yàn)文件;混凝土、砂漿配合比及試驗(yàn)報(bào)告;隱蔽工程驗(yàn)收記錄，沉降、位移、變形等觀測(cè)記錄等。要保證資料收集工作與施工進(jìn)度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無(wú)簽字和蓋章等問(wèn)題出現(xiàn)。
3．竣工圖。建筑工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調(diào)通風(fēng)工程竣工圖等。
三、建筑工程檔案存在的問(wèn)題及管理措施
1．存在的問(wèn)題。
(1)忽視對(duì)檔案資料的使用。檔案管理部門(mén)忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。
(2)忽視了檔案資料對(duì)相似工程的作用。對(duì)待相似工程，管理者沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料的參考作用。
(3)檔案編制人員專(zhuān)業(yè)技能欠缺，沒(méi)有認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規(guī)范，缺乏必要的真實(shí)性，不能達(dá)到檔案利用的效果。
(4)檔案管理人員對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)資料收集不夠重視。檔案管理人員對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，不親臨現(xiàn)場(chǎng)了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對(duì)施工決預(yù)算有一定的影響。
(5)檔案管理人員收集資料倉(cāng)促，整理、歸檔和移交過(guò)程不夠流暢，不能及時(shí)將檔案移交給檔案管理部門(mén)。
2．管理措施。
(1)建立健全檔案管理制度。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，施工單位必須根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中應(yīng)該明確自己的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)要完成文件資料的驗(yàn)收工作，建設(shè)遺留問(wèn)題，保證歸檔質(zhì)量。
(2)進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進(jìn)度進(jìn)行資料收集，在工程施工，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，了解工程進(jìn)展情況，并做好詳細(xì)記錄，使得檔案管理工作走向良性循環(huán)的軌道上來(lái)。
(3)建立檔案檢索系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門(mén)建立了現(xiàn)代化的檔案管理方法，開(kāi)發(fā)了檔案檢索系統(tǒng)，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時(shí)提高了檔案管理部門(mén)協(xié)調(diào)工作能力，方便了檔案利用效率。
(4)及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在施工過(guò)程中，可能會(huì)遇到設(shè)計(jì)不合理，無(wú)法進(jìn)行施工而必須進(jìn)行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。
(5)提高檔案管理人員的素質(zhì)。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，嚴(yán)格履行職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，讓他們了解檔案收集和管理過(guò)程中會(huì)形成那些類(lèi)型的文件，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，從而提高檔案管理隊(duì)伍的管理服務(wù)水平，采用科學(xué)的管理方法，更好的服務(wù)于建設(shè)工程檔案管理工作，同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容和主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用，提高檔案管理工作的水平。
(6)嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)該按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，必須將工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，保證建筑工程檔案符合移交要求。
關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì)檔案；特點(diǎn)；內(nèi)涵；趨勢(shì)；管理
中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
一、工程設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)涵
在常規(guī)意義上，工程檔案主要是指在工程建設(shè)過(guò)程中形成的，以文字、圖畫(huà)、表格、照片、視頻等為表現(xiàn)形式的，具有重要的歸檔保存價(jià)值的信息載體。工程檔案是對(duì)工程建設(shè)活動(dòng)的歷史記錄。工程文件在不同的階段有不同的主要形式，例如，前期的報(bào)批階段文件，中期的設(shè)計(jì)文件和后期的施工文件以及竣工驗(yàn)收文件。而設(shè)計(jì)院所保留的工程檔案，重點(diǎn)為工程的施工圖，其中又有甲方委托書(shū)、各種批文、各專(zhuān)業(yè)施工圖、工程造價(jià)資料、竣工報(bào)告資料、審后藍(lán)圖等。
工程設(shè)計(jì)檔案不僅具有很高的工程應(yīng)用價(jià)值，還具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，是工程設(shè)計(jì)人員根據(jù)工程要求進(jìn)行精心設(shè)計(jì)之后取得的成果。如果出現(xiàn)工程質(zhì)量問(wèn)題需要追究責(zé)任，或者發(fā)生與工程相關(guān)的法律糾紛，工程設(shè)計(jì)檔案是具有法律效力的有力證據(jù)之一，能夠幫助糾紛雙方理清法律責(zé)任合法解決糾紛同時(shí)，需要指出的是，設(shè)計(jì)院所保存的工程設(shè)計(jì)檔案是具有一定保存價(jià)值的檔案文件，不是工程項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程產(chǎn)生的所有文件都必須要進(jìn)行保存，而是應(yīng)該加以選擇地保存一旦確定進(jìn)行保存，便需要對(duì)其進(jìn)行整理和歸檔處理，使這些檔案文件能夠在有效保存年限之內(nèi)發(fā)揮出最大的價(jià)值。
二、工程設(shè)計(jì)檔案的基本特點(diǎn)
設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案主要具有五個(gè)特點(diǎn)：
（一）、多樣化的載體形式
設(shè)計(jì)院的工程設(shè)計(jì)檔案不僅局限于文字材料、圖紙等紙質(zhì)材料，目前還有各種格式的電子文檔。
（二）、種類(lèi)繁多的檔案內(nèi)容
設(shè)計(jì)院的工程設(shè)計(jì)檔案內(nèi)容除了常見(jiàn)的工程施工圖紙之外，還包括甲方委托書(shū)、批文、合同、設(shè)計(jì)條件及要求、地勘報(bào)告、審查意見(jiàn)書(shū)、結(jié)構(gòu)、節(jié)能計(jì)算書(shū)、修改設(shè)計(jì)函、工程造價(jià)書(shū)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告書(shū)、審后藍(lán)圖等，由于內(nèi)容繁多，在保存的時(shí)候必須要確保每項(xiàng)工程檔案的成套性。總之，文檔種類(lèi)多，歸檔庫(kù)藏?cái)?shù)量大，為建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理工作增加了新難度。
（三）、數(shù)量巨大。
工程建設(shè)產(chǎn)品本身具有整體性的特點(diǎn),不僅造型龐大,結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容繁多,而具是由一個(gè)個(gè)單件生產(chǎn)的項(xiàng)目銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬(wàn)別,各自有它獨(dú)特的結(jié)構(gòu)、形式和要求,并相應(yīng)形成多種多樣單獨(dú)設(shè)計(jì)的圖紙文件。在數(shù)量方面，普通工程所形成的具有保存價(jià)值的僅是圖紙便將近百?gòu)垼绻谴笮凸こ蹋阌袔装購(gòu)埬酥辽锨垺Ｒ蚨O(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)中形成的圖紙文件必然具有數(shù)量大,遞增快的特點(diǎn)。
（四）、檔案的使用效率高
設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長(zhǎng)期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無(wú)論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。設(shè)計(jì)院所保存的工程檔案不僅僅要服務(wù)本院的設(shè)計(jì)人員，同時(shí)外界的施工單位和業(yè)主單位也是重要的服務(wù)對(duì)象，因此，檔案需要頻繁地保存、查閱、調(diào)閱、加曬等。
（五）、時(shí)間跨度較長(zhǎng)，材料變更快 。
建筑設(shè)計(jì)院檔案形成于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)之中，一方面反映了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度大，基本是跨年度甚至幾個(gè)年度，設(shè)計(jì)歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。
三、檔案管理方式的基本趨勢(shì)
（一）、檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變
通過(guò)利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類(lèi)與歸并，并形成數(shù)字信息儲(chǔ)存、查詢(xún)、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來(lái)，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。
（二）、管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，開(kāi)發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類(lèi)、編號(hào)等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
（三）、 管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類(lèi)資質(zhì)申報(bào)、職稱(chēng)評(píng)聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專(zhuān)題信息查詢(xún)工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
四、檔案管理的創(chuàng)新策略
（一）、大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新
一是要主動(dòng)提高認(rèn)識(shí)。充分認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹(shù)立將檔案信息化納入建筑設(shè)計(jì)公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢(shì)。準(zhǔn)確把握形勢(shì)變化對(duì)檔案工作帶來(lái)的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動(dòng)上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動(dòng)態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲(chǔ)存數(shù)字化的新趨勢(shì)，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺(tái)，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）、大力推進(jìn)管理創(chuàng)新
認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十二五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動(dòng)管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國(guó)內(nèi)外核心專(zhuān)業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類(lèi)建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專(zhuān)業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計(jì)科學(xué)技術(shù)知識(shí)和成果為我司使用。三是加強(qiáng)特色檔案信息開(kāi)發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計(jì)公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，重點(diǎn)圍繞技術(shù)先進(jìn)、效益顯著、適用性強(qiáng)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，做好編研、推介工作。
（三）、大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新
高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長(zhǎng)久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案?jìng)浞葜浦贫龋㈦娮游募蛿?shù)字檔案登記備份中心，對(duì)建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲(chǔ)手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、數(shù)據(jù)管理等不同類(lèi)型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)到一次光盤(pán)或磁盤(pán)等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。
（四）、大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新
按照“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出建筑設(shè)計(jì)公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶(hù)提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是建筑設(shè)計(jì)公司在合作競(jìng)爭(zhēng)并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開(kāi)發(fā)自動(dòng)分類(lèi)，形成主題指南，使之有利于其存儲(chǔ)、傳播、檢索和利用。
（五）、大力推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新
創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動(dòng)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿(mǎn)意服務(wù)貫穿到檔案工作全過(guò)程。一是建立專(zhuān)業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對(duì)用戶(hù)需求和用戶(hù)環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對(duì)用戶(hù)需求和用戶(hù)任務(wù)的支持水平。二是樹(shù)立個(gè)性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶(hù)研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶(hù)的個(gè)性、使用習(xí)慣等，通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向用戶(hù)提供個(gè)性化的信息服務(wù)，同時(shí)開(kāi)辟設(shè)計(jì)檔案寄存服務(wù)、個(gè)體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項(xiàng)目跟蹤服務(wù)等。
五、結(jié)束語(yǔ)
以上是筆者多年實(shí)踐工作的一點(diǎn)收獲，如何作好新世紀(jì)的建筑設(shè)計(jì)院檔案工作，筆者認(rèn)為檔案管理工作是一門(mén)深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，做好檔案管理工作是無(wú)止境的。建筑設(shè)計(jì)院檔案信息資源不僅是本院各部門(mén)工作要查考利用的資源，也是整個(gè)社會(huì)廣大公眾需要關(guān)注、了解、知曉的信息渠道。但是信息化檔案館的建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程。我們相信，只要廣大檔案管理工作人員不斷探索新路，就能夠使檔案管理工作不斷向前邁進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
一、檔案統(tǒng)計(jì)是幫助檔案管理工作人員認(rèn)清檔案管理工作的重要工具
新形勢(shì)下，檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領(lǐng)域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新發(fā)展。在這種形勢(shì)下，檔案管理工作人員如何更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息就成為必須要解決的首先問(wèn)題。在此意義上，通過(guò)合理發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息，為進(jìn)一步做好檔案管理工作奠定前期準(zhǔn)備工作。一方面，檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢(shì)將復(fù)雜的信息通過(guò)形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來(lái)；面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息，如何能夠盡快到認(rèn)識(shí)到相關(guān)的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問(wèn)題。檔案統(tǒng)計(jì)以其巨大的優(yōu)勢(shì)，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用方法，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下盡快的認(rèn)識(shí)清楚相關(guān)信息，這就為檔案管理工作人員進(jìn)一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統(tǒng)計(jì)可以有效的幫助的檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)清楚檔案管理中存在的問(wèn)題；從傳統(tǒng)檔案管理的模式來(lái)看，檔案管理工作人員要想進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要經(jīng)過(guò)縝密的調(diào)研和思考，特別是要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和研究才能得出相應(yīng)的結(jié)論。而在檔案統(tǒng)計(jì)的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時(shí)的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問(wèn)題等。由此可見(jiàn)，正是由于檔案統(tǒng)計(jì)的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，這對(duì)于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新進(jìn)展發(fā)揮著自身的認(rèn)識(shí)優(yōu)勢(shì)。
二、檔案統(tǒng)計(jì)是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對(duì)于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因?yàn)槿绱耍瑤Ыo了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對(duì)浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問(wèn)題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)工作以其強(qiáng)大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問(wèn)題。一是檔案統(tǒng)計(jì)運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計(jì)是依托計(jì)算機(jī)等高科技器材成型的統(tǒng)計(jì)方法，具有無(wú)比強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)檔案管理需要對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，就可以充分運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)的優(yōu)勢(shì)，把這些信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類(lèi)等各項(xiàng)工作。由此可見(jiàn)，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理工作人員只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計(jì)工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計(jì)節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時(shí)間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時(shí)間大多集中于對(duì)信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會(huì)耽誤檔案管理工作人員的寶貴時(shí)間。面對(duì)這一問(wèn)題，檔案統(tǒng)計(jì)也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢(shì)。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計(jì)的科技優(yōu)勢(shì)，利用較短的時(shí)間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見(jiàn)，科學(xué)合理的運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時(shí)間，從另外一種意義上來(lái)看，節(jié)約了工作時(shí)間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統(tǒng)計(jì)是科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的有效方法
檔案統(tǒng)計(jì)在除了是幫助檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對(duì)規(guī)劃?rùn)n案管理工作也有著科學(xué)的指導(dǎo)作用。從這一意義上來(lái)說(shuō)，充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計(jì)在規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來(lái)說(shuō)，檔案統(tǒng)計(jì)在科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。第一，檔案統(tǒng)計(jì)有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實(shí)際上，只有合理利用了檔案統(tǒng)計(jì)，就可以達(dá)到這一點(diǎn)。原因在于，檔案統(tǒng)計(jì)可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規(guī)劃，解決存在的問(wèn)題，而且還可以對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果去做好本職工作。由此可見(jiàn)，只要合理發(fā)揮出了檔案統(tǒng)計(jì)的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實(shí)際工作中做到合理分工。第二，檔案統(tǒng)計(jì)有助于促進(jìn)檔案管理工作人員提高自身素質(zhì)；檔案統(tǒng)計(jì)是高科技的產(chǎn)物，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，為了更好的適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更好的提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，就不得不去學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)計(jì)的相關(guān)知識(shí)。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)就會(huì)因檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用得以提升。從這一意義上來(lái)看，檔案管理工作對(duì)于科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作人員的職業(yè)發(fā)展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統(tǒng)計(jì)有助于幫助檔案管理工作找到合適的發(fā)展方向；檔案管理工作是一項(xiàng)職業(yè)，對(duì)于檔案管理工作本身來(lái)說(shuō)，必須在適應(yīng)新形勢(shì)的環(huán)境下才能獲得發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識(shí)才能贏得職業(yè)發(fā)展的新空間。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)不僅為檔案管理工作本身帶來(lái)了一定發(fā)展方向上的指導(dǎo)，而且還為檔案管理工作人員的發(fā)展帶來(lái)了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，因此就會(huì)積極的采取相關(guān)措施予以解決。實(shí)際上，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程中，檔案統(tǒng)計(jì)卻在為檔案管理工作本身提供了發(fā)展方向上的指導(dǎo)，那就是如何避免問(wèn)題、如何擴(kuò)展發(fā)展空間等。從檔案管理工作的角度來(lái)看，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理人員不僅會(huì)提升自身的素質(zhì)，而且還會(huì)考慮到適應(yīng)新形勢(shì)的要求，從而采取相關(guān)措施提升自己各方面的能力，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。
綜上所述，檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，必須要適應(yīng)新形勢(shì)的要求，積極的認(rèn)識(shí)到檔案統(tǒng)計(jì)在認(rèn)識(shí)檔案信息、提高工作效率、科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案發(fā)展等方面的作用，采取相關(guān)的措施積極運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)，確保檔案統(tǒng)計(jì)在促進(jìn)檔案管理工作中的重要作用得到充分發(fā)揮。
作者:王麗霞單位:廣東省第一建筑工程有限公司
摘要：隨著我國(guó)建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，建筑企業(yè)為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占取一席之地，不得不提高自身的工程質(zhì)量和管理水平。本文主要從我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)的檔案管理的重要性以及當(dāng)前國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題及改進(jìn)策略方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析和論述。
關(guān)鍵詞：國(guó)有建筑企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；措施 建筑企業(yè)檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展也在不斷地完善和更新。我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)一般工程項(xiàng)目巨大，項(xiàng)目的復(fù)雜程度高，其檔案管理起來(lái)也相對(duì)困難，雖然在檔案管理過(guò)程中采用了纖細(xì)的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當(dāng)前國(guó)有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問(wèn)題。為了有效解決檔案管理中已經(jīng)存在的問(wèn)題以及面臨的問(wèn)題，應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性。
一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性分析
建筑工程竣工之后需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，在評(píng)定過(guò)程中需要工程建設(shè)過(guò)程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程中，建筑工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和參考，這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，利用工程檔案中的豐富資源，對(duì)城市進(jìn)行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對(duì)工程進(jìn)行維修管理、擴(kuò)建和改建等工作，在此過(guò)程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對(duì)后續(xù)工程進(jìn)行完善和管理；3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對(duì)實(shí)際工程質(zhì)量進(jìn)行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個(gè)方面還可以在一定程度上提高工程項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在整個(gè)建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。
二、國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問(wèn)題
（一）國(guó)有企業(yè)檔案散、亂、缺、散
由于我國(guó)國(guó)有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散；目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)的分公司在收集檔案時(shí)，收集人員往往是固定在辦公室中對(duì)工程檔案進(jìn)行收集的，由于其對(duì)建筑工程的施工流程等各方面實(shí)際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn)，工程竣工之后也不進(jìn)行驗(yàn)收，而是將工程過(guò)程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時(shí)缺乏相應(yīng)的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。
（二） 國(guó)有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善
國(guó)有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致，檔案管理過(guò)程中應(yīng)該采用信息化的管理方式，管理人員應(yīng)該樹(shù)立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當(dāng)前國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒(méi)有擺脫守舊的管理思想，在實(shí)際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門(mén)中去，相應(yīng)的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。
（三） 人員設(shè)備不足
國(guó)有企業(yè)檔案管理過(guò)程中熱暖設(shè)備不足問(wèn)題是一個(gè)較為普遍的問(wèn)題，現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個(gè)層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門(mén)、分公司檔案管理部門(mén)和工程項(xiàng)目部資料室。其中總公司檔案管理部門(mén)和分公司檔案管理部門(mén)人員配備的較少，相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊，甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫(kù)房不足的問(wèn)題，這將會(huì)在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項(xiàng)目部雖然配備了充足的人員，但是專(zhuān)業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒(méi)有，相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)設(shè)備也甚是缺乏，這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。
（四） 檔案質(zhì)量差
國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴(yán)格的質(zhì)量規(guī)定的，但是就目前的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，很多檔案質(zhì)量并沒(méi)有達(dá)到規(guī)定質(zhì)量的要求，甚至還有相當(dāng)大的差距。例如，有的項(xiàng)目部為圖一時(shí)的簡(jiǎn)單，在填寫(xiě)原始資料時(shí)偷工減料，使得填寫(xiě)的資料不完整；有些歸檔的資料沒(méi)有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項(xiàng)目的檔案資料與實(shí)際資料不符等。
三、國(guó)有企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施
（一）依法治檔，不斷加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理
加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)從三個(gè)方面著手：首先，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，深入學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家關(guān)于檔案的法律標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，而企業(yè)也用加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證；其次，應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強(qiáng)自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)考核，從企業(yè)基層中貫徹落實(shí)依法治檔。
（二）建立對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度
建立國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追求制度，實(shí)質(zhì)上就是針對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案的重要性，在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，重視檔案管理對(duì)公司各項(xiàng)建設(shè)的服務(wù)，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過(guò)程中，向下屬公司推行二級(jí)檔案管理制度，通過(guò)在綜合檔案室實(shí)行年檢考核制度，而在二級(jí)檔案管理制度部門(mén)實(shí)行年度考核，這樣，便可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題并及時(shí)采取措施對(duì)問(wèn)題加以解決。
（三）不斷強(qiáng)化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)
針對(duì)目前國(guó)有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問(wèn)題，應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施，針對(duì)“散”的問(wèn)題可以采用“收”的方法，通過(guò)構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)有檔案和新建檔案進(jìn)行接收和保管；針對(duì)“亂”的問(wèn)題可以通過(guò)聘用檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)國(guó)有企業(yè)信息資源進(jìn)行整合和整理，可以稱(chēng)之為“整”的方法；針對(duì)“缺”的問(wèn)題，可以采用“查”的方式對(duì)問(wèn)題加以解決，具體做法是由相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作，然后相關(guān)單位做好檔案移接工作，相互之間明確責(zé)任。
（四） 提高檔案質(zhì)量
檔案質(zhì)量的提高可以從三個(gè)方面著手，首先是項(xiàng)目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識(shí)，其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，最后是加強(qiáng)檔案管理過(guò)程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項(xiàng)目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門(mén)的工作，由此項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)的檔案質(zhì)量意識(shí)的提高是非常關(guān)鍵的；工程檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，僅僅依靠單個(gè)部門(mén)或者個(gè)人是不可能對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行全面管理，必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強(qiáng)檔案管理的全過(guò)程監(jiān)督，保證全過(guò)程檔案的連續(xù)性和完整性。
結(jié)語(yǔ)：總而言之，國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實(shí)際管理工作中，檔案工作者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)的解決策略和方法。
參考文獻(xiàn)：
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摘 要：近些年來(lái)，隨著我國(guó)建筑行業(yè)的深入發(fā)展，我國(guó)的工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)模越來(lái)越大，施工工藝越來(lái)越復(fù)雜，工程建筑檔案作為建筑單位進(jìn)行施工和管理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業(yè)的深入發(fā)展，產(chǎn)生的工程建筑檔案越來(lái)越多，傳統(tǒng)的工程建筑檔案管理方式顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)今我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會(huì)建設(shè)的需求，本文就目前我國(guó)工程建筑檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析和探討，并針對(duì)如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑檔案管理建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議。力求能為加快我國(guó)工程建筑檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程提供適時(shí)的參考。
關(guān)鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理
當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，信息傳遞的速度高速發(fā)展，人們的生活越來(lái)越離不開(kāi)信息的快速傳遞，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及解決了這一難題。越來(lái)越多的資料可以不經(jīng)過(guò)打印而直接在電腦上顯示，大大簡(jiǎn)化了辦公時(shí)間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來(lái)了便利。但是我們了解技術(shù)是一把雙刃劍，電腦辦公對(duì)于一些人而言是挑戰(zhàn)，工程建筑檔案管理也不例外。近年來(lái)，工程建設(shè)的檔案管理為了適應(yīng)信息化的發(fā)展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創(chuàng)新發(fā)展。在文中我們看一下當(dāng)前我國(guó)在工程檔案管理的工作中存在的問(wèn)題，并對(duì)此提出了一些自己的意見(jiàn)。
1目前工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些共性問(wèn)題
工程建筑檔案在建筑工程項(xiàng)目中有著舉足輕重的地位，因?yàn)樗苯佑涗浿嚓P(guān)數(shù)據(jù)，反映著工程建設(shè)以及建筑物的質(zhì)量好壞。我們可以這樣說(shuō)，工程建筑檔案是對(duì)工程實(shí)施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對(duì)于工程建筑質(zhì)量的安全性和可靠性有著重要的指導(dǎo)作用。
1.1工程建筑檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢
科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，我們也在與時(shí)俱進(jìn)，加快了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)其加以關(guān)注的同時(shí)也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車(chē)薪。查閱資料后發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)的工程建筑檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對(duì)分散難于整理。同時(shí)，在平時(shí)的工程建筑檔案管理建O過(guò)程中，仍有許多單位只注重實(shí)體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設(shè)，在相關(guān)方面存在缺陷。
1.2對(duì)于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠
雖然我們很清楚這個(gè)事實(shí)，我國(guó)的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)這一塊仍是開(kāi)始階段，必然會(huì)暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子存檔面臨著各種各樣的問(wèn)題。目前存在著這樣一些問(wèn)題：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具，相關(guān)工作人員也沒(méi)能按規(guī)定處理事務(wù)，同時(shí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才不僅質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至數(shù)量也不夠，更有甚者對(duì)于信息化建設(shè)不屑一顧。這也嚴(yán)重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)。當(dāng)然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國(guó)家也要不斷地完善相關(guān)的法律制度和專(zhuān)業(yè)技能，確保信息的安全。
2信息化工程建筑檔案管理方法
隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，在行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)力不斷加強(qiáng)，為了提高工程單位的競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案的信息化管理，如規(guī)范檔案信息的儲(chǔ)存方式、提高檔案信息的查詢(xún)速度等，這些都能夠加強(qiáng)檔案信息的管理。所以工程單位應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進(jìn)程，不斷提高我國(guó)建筑行業(yè)對(duì)檔案信息的管理。
2.1確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔
在加強(qiáng)建筑行業(yè)的檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過(guò)計(jì)算機(jī)的掃面設(shè)備輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，將有關(guān)建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進(jìn)行存檔，以數(shù)據(jù)信息的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，這種檔案信息化建設(shè)能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應(yīng)當(dāng)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，這樣有利于工作人員查詢(xún)信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數(shù)據(jù)信息的僵乏而不能順利完成工程項(xiàng)目，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建筑工程的檔案信息化建設(shè)，確保原始數(shù)據(jù)的采集和歸檔。
2.2加強(qiáng)檔案庫(kù)的信息化管理
為了實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，使得檔案信息能夠共享，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息資料庫(kù)，同時(shí)加強(qiáng)檔案信息資料庫(kù)的管理。檔案信息資料庫(kù)將輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類(lèi)存檔，同時(shí)也可以建立統(tǒng)一格式檔案信息管理系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經(jīng)過(guò)統(tǒng)一處理過(guò)的檔案信息可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)這樣一個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。
2.3提高工作人員的業(yè)務(wù)能力
隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)的檔案信息管理工作也發(fā)生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業(yè)務(wù)能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，提高工作人員的個(gè)人素質(zhì)。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理設(shè)備，同時(shí)還必須掌握有關(guān)檔案信息資料的管理知識(shí)，嚴(yán)禁一些兼職人員從事這項(xiàng)工作，必須保證建筑工程檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、有效性、與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能滿(mǎn)足實(shí)際的需要，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。
管理單位在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，忽視了對(duì)檔案的機(jī)密性和安全性和相關(guān)設(shè)置，導(dǎo)致部分的工程建筑檔案出現(xiàn)丟失后或泄密的問(wèn)題，給相關(guān)的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國(guó)建筑行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。針對(duì)這種情況，相關(guān)的管理部門(mén)在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，需要結(jié)合工程建筑檔案中的具體內(nèi)容的機(jī)密性對(duì)部分工程建筑檔案進(jìn)行加密設(shè)置，通過(guò)運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提高機(jī)密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實(shí)際運(yùn)用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合； 同時(shí)，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要加大對(duì)工程建筑檔案紙質(zhì)文件的保管力度和維護(hù)工作，從而進(jìn)一步提高我國(guó)工程建筑檔案管理的科學(xué)性和有效性。
3 總結(jié)
總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，對(duì)提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。
我國(guó)的工程檔案管理信息化現(xiàn)階段還處于起步階段，在今后的發(fā)展過(guò)程中還需要繼續(xù)遵循我國(guó)對(duì)建筑行業(yè)信息化發(fā)展的有關(guān)規(guī)定，在不斷的學(xué)習(xí)過(guò)程中吸收知識(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)我國(guó)工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提高工程檔案在工施工管理的過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。
綜上所述，在建筑工程中科學(xué)、有效的檔案信息化管理對(duì)建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。雖然我國(guó)檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，但是經(jīng)過(guò)不斷的研究和學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，就能夠推動(dòng)我國(guó)檔案信息化的不斷發(fā)展。
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關(guān)鍵字：建筑工程檔案；模式；管理措施
1工程檔案管理存在問(wèn)題的原因分析
1.1經(jīng)濟(jì)方面的原因
工程檔案管理困難中的一個(gè)重要因素就是經(jīng)濟(jì)方面的原因，經(jīng)濟(jì)方面的三大要素是：市場(chǎng)、產(chǎn)品服務(wù)以及資金。
一是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈對(duì)工程檔案管理的挑戰(zhàn)。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，導(dǎo)致建筑公司不得不在資金、人員的分配過(guò)程中減少對(duì)工程檔案部門(mén)的投入，追求更多的經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理機(jī)構(gòu)由于還沒(méi)有化發(fā)揮應(yīng)有的作用，甚至喪失獨(dú)特的價(jià)值，通常成為被精簡(jiǎn)的對(duì)象，甚至一些企業(yè)干脆撤銷(xiāo)了專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)。工程文件、檔案管理部門(mén)在建筑公司組織體系中不被重視，制約了工程文件、檔案管理工作的發(fā)展，也影響了工程文件、檔案人員的工作熱情及其積極性、創(chuàng)造性的發(fā)揮。
二是傳統(tǒng)的檔案服務(wù)不能滿(mǎn)足需求。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式是工程項(xiàng)目建設(shè)在竣工后，檔案部門(mén)開(kāi)始全面開(kāi)展工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，對(duì)于項(xiàng)目竣工前的工程文件在形成和歸檔以及整理過(guò)程中，檔案部門(mén)并不直接參與，而只是起到監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。這種傳統(tǒng)的服務(wù)思想在信息快速傳播的時(shí)代已經(jīng)不能滿(mǎn)足各方面的需求。
三是資金等資源的投入不足。經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，是推動(dòng)一個(gè)事物前進(jìn)發(fā)展的必要條件。也是各種資源是構(gòu)成經(jīng)濟(jì)的重要因素。由于工程檔案整理不被領(lǐng)導(dǎo)重視，資金投入不足會(huì)嚴(yán)重阻礙工程文件、檔案管理工作的順利開(kāi)展。資金投入不足導(dǎo)致工程文件、檔案管理多以手工操作為主，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)工程檔案資源的信息化建設(shè)，工作量十分繁重，人是勞動(dòng)力中活的因素。資金的不足也表現(xiàn)在工程文件、檔案管理人員的工資普遍較低，致使他們?nèi)狈ぷ鳠崆椋瑔适Я颂峁┓?wù)的積極性和主動(dòng)性。
1.2技術(shù)方面原因
任何一個(gè)企業(yè)如果要在激烈的市場(chǎng)中立于不敗之地，都必須立刻行動(dòng)起來(lái)，加快信息化建設(shè)，第一時(shí)間內(nèi)掌握市場(chǎng)信息，占有市場(chǎng)。工程建設(shè)公司也不例外，工程檔案是其最寶貴的資源，也是其進(jìn)行市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的最有力的財(cái)富。但是在工程項(xiàng)目建設(shè)單位，除了一些國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目，工程檔案的管理仍然以手工操作為主，最多也是利用Word進(jìn)行檔案目錄輸入的工程檔案管理的工作，工作效率非常低，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、分析都十分困難，即使最后能夠成功，也造成時(shí)間、資源、成本的浪費(fèi)。可見(jiàn)，在大多數(shù)的工程建設(shè)公司，對(duì)工程檔案管理的信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用已迫在眉睫。
在國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，雖然不是以手工操作為主，但是從軟件系統(tǒng)的需求分析到數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的更新和信息的搜集、分析處理與，通常還是采用傳統(tǒng)的信息技術(shù)，一般只是具有信息匯集和的功能，并未建立統(tǒng)一的平臺(tái)，無(wú)法提供多層次、全方位的數(shù)據(jù)參考等等。
工程項(xiàng)目文件、檔案管理系統(tǒng)中信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)不普及、也未充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，因此，目前很多工程文件、檔案管理系統(tǒng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。
2工程檔案管理模式運(yùn)作的保障措施
2.1建立有效的項(xiàng)目組織文化
項(xiàng)目組織文化是一個(gè)組織和團(tuán)隊(duì)能否實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行的重要條件，建立有效的工程檔案項(xiàng)目的組織文化可從以下幾方面進(jìn)行：明確目標(biāo)，促使各成員方向一致、各有分工、利用專(zhuān)長(zhǎng)、形成合力，培育良好的工作氛圍；建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高團(tuán)隊(duì)成員熱情，為他們自由地去創(chuàng)新和施展自己的才能創(chuàng)造條件；工程文件、檔案的收集、整理等工作以及人員資金的調(diào)配都圍繞工程文件、檔案管理的各環(huán)節(jié)展開(kāi)，提高工作效率。制定全員參與工程文件、檔案收集、保管制度，以使組織內(nèi)部的溝通順暢，尤其是完善工程文件、檔案人員與檔案形成者間的交流與溝通渠道，從而樹(shù)立“人人都是兼職檔案人員”的理念。
2.2完善監(jiān)督、反饋體系
監(jiān)督和反饋體系的建立對(duì)于建設(shè)高效的工程文件、檔案管理團(tuán)隊(duì)具有非常重要的意義。良好的監(jiān)督、反饋機(jī)制應(yīng)該是多角度、雙向的、多級(jí)別的。應(yīng)該在工程文件、檔案管理組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立全方位的溝通機(jī)制，保持溝通渠道的暢通，包括反饋流程和反饋登記表的設(shè)計(jì)。信息反饋目的是檢驗(yàn)輸出的信息是否符合需要和準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)于深入開(kāi)發(fā)工程文件、檔案信息資源具有重要意義。這就要求運(yùn)用科學(xué)的方法，對(duì)用戶(hù)實(shí)行跟蹤服務(wù)。工程檔案信息開(kāi)發(fā)利用后，各類(lèi)用戶(hù)的意見(jiàn)通過(guò)借閱制度登記、信息反饋調(diào)查等形式收集、匯總、統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”的定量和定性分析，及時(shí)調(diào)整開(kāi)發(fā)利用計(jì)劃和方向，使工程信息服務(wù)減少盲目性，增強(qiáng)信息輸出準(zhǔn)確度，取得工程檔案信息資源開(kāi)發(fā)的最佳效果。工程檔案工作者還要進(jìn)一步研究用戶(hù)需求和利用狀況，及時(shí)處理反饋意見(jiàn)，關(guān)注社會(huì)，提供更有效的滿(mǎn)足個(gè)性需求的信息。具體來(lái)講，工程檔案借閱登記就是一項(xiàng)非常好的反饋方式，這就要求科學(xué)制作反饋登記表，詳細(xì)記錄用戶(hù)利用某份檔案的原因、利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、遇到的難題以及解決方案、用戶(hù)的滿(mǎn)意度、要求等等。
2.3人力資源
無(wú)論任何一項(xiàng)工作，管理的核心就是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。工程文件、檔案管理人員屬于核心資源，很多工程文件、檔案管理部門(mén)設(shè)置的臨時(shí)性就是因?yàn)槿鄙俟こ涛募蜋n案管理人員，基層工程文件、檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致工程文件、檔案管理缺乏持續(xù)性、質(zhì)量不高。因此，必須加強(qiáng)工程文件、檔案管理人力資源建設(shè)。如定期對(duì)在職的工程文件、檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅包括檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且包括工程項(xiàng)目建設(shè)方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)；引進(jìn)高校工程文件、檔案專(zhuān)業(yè)人員，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；高校有責(zé)任培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案方面人才。因此，高校應(yīng)與工程項(xiàng)目建設(shè)單位建立工程文件、檔案管理實(shí)習(xí)基地；努力實(shí)施“工程文件、檔案管理人員年輕化、現(xiàn)代化工程”，培養(yǎng)符合工程文件、檔案管理要求的復(fù)合型人才。
2.4建立嚴(yán)格的保密制度
工程檔案是一種非常重要的科技檔案，其中的各類(lèi)合同和專(zhuān)利技術(shù)以及產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)等等，都是其形成者的最重要的財(cái)富。因此，必須建立嚴(yán)格的保密制度，以保證工程檔案信息的安全。
3結(jié)語(yǔ)
在信息化飛速發(fā)展的今天，相信檔案資源對(duì)于每個(gè)單位的作用會(huì)越來(lái)越重要，貢獻(xiàn)也越來(lái)越突出。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和建筑業(yè)的發(fā)展，工程檔案管理將越來(lái)越受到重視，我們要充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)， 重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善， 不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：建筑工程檔案；重要性；管理Abstract: With the rapid development of China's economy, the construction industry development more and more quickly, the management of the construction project work is being paid more and more attention. Archives management of construction engineering is an important part of the construction project management. But on the current situation of our country, construction engineering archives management in our country still exist many problems. This paper analyses the difficulties of construction engineering archives management and the importance of construction engineering archives management, and puts forward the solution to the problem.
Keywords: construction project ；archives； management; importance;
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
一、建筑工程檔案管理的重要性
經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速健康發(fā)展推動(dòng)著建筑業(yè)的快速發(fā)展，這有利于社會(huì)的發(fā)展，人民生活水平與質(zhì)量的提高，對(duì)和諧穩(wěn)定社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展同樣意義重大。因此建筑工程檔案管理的重要性首先必須得到充分認(rèn)識(shí)。建筑工程檔案是城市救災(zāi)及災(zāi)后重建的依據(jù)，還可以防災(zāi)和減少損失。建筑工程檔案真實(shí)客觀的記錄整個(gè)建筑過(guò)程并反映建筑施工過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的本質(zhì)、規(guī)律與聯(lián)系，對(duì)日后的檢測(cè)與維修、改建擴(kuò)建甚至拆除等相關(guān)活動(dòng)具有指導(dǎo)借鑒作用，同時(shí)也能加快建筑以及檔案管理的學(xué)術(shù)研究的進(jìn)程。建筑工程檔案的活力和價(jià)值主要還體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
1、建筑工程檔案與工程使用管理息息相關(guān)，工程的使用管理永遠(yuǎn)離不開(kāi)檔案管理的支持與引導(dǎo)；
2、建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類(lèi)甚至不同類(lèi)的工程設(shè)計(jì)建設(shè)參考與借鑒，甚至被反復(fù)地利用，它引導(dǎo)著建筑科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展。
建筑工程檔案如此重要，因此建筑工程檔案管理的重要性也是顯而易見(jiàn)的。
二、建筑工程檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題
1、檔案收集難。檔案收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容之一，如果在工程建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)做好檔案的收集工作，工程檔案歸檔的系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確便無(wú)從談起。建筑工程的規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)，建筑工程的環(huán)節(jié)多，工程檔案多而分散。整理工程檔案是一項(xiàng)需要仔細(xì)認(rèn)真對(duì)待和花費(fèi)時(shí)間的工作。很多建筑工程管理人員只重視工程進(jìn)度管理和資金管理，反而輕視了最基本的工程檔案管理。
2、對(duì)分包單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督難。現(xiàn)在一般工程單位都有幾個(gè)分包單位，一個(gè)完整的工程被分成若干個(gè)小工程分別承包給幾個(gè)單位。這樣就給工程檔案記錄和管理造成一定難度。由于分包單位多，檔案的收集和管理工作不好進(jìn)行，加上很多分包單位不重視建筑工程檔案的管理，這就給工程檔案管理工作又增加了一定難度。
3、檔案信息失真。由于建筑工程檔案管理工作難度大，過(guò)程復(fù)雜，所以在檔案的填寫(xiě)中很容易出錯(cuò)。我國(guó)目前很多建筑工程單位并沒(méi)有建立完整的檔案管理體系。很多單位的檔案管理只是表面工作，信息填寫(xiě)混亂，不真實(shí)。有的建筑工程單位甚至在工程快完工時(shí)集中填寫(xiě)所有檔案信息，這些信息與工程實(shí)際進(jìn)度情況是不相符的，所以不能真實(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)工程的狀況。
4、竣工時(shí)檔案移交不及時(shí)。工程后期大部分的技術(shù)人員已經(jīng)離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)，很多施工單位在工程施工中又沒(méi)有進(jìn)行檔案整理，這時(shí)工程檔案便不能及時(shí)移交，還有些工程單位在工程施工中對(duì)內(nèi)部部門(mén)或人員進(jìn)行過(guò)調(diào)整，導(dǎo)致檔案材料分散、缺失甚至丟失，不完整不準(zhǔn)確的檔案信息會(huì)對(duì)檔案移交造成一定影響。
三、解決上述難點(diǎn)問(wèn)題的措施分析
1、健全檔案管理體系，落實(shí)崗位責(zé)任制
合理完善的檔案管理體系能夠有序的指導(dǎo)建筑工程檔案管理工作的順利進(jìn)行，是建筑工程檔案管理工作開(kāi)展的依據(jù)。所以在工程項(xiàng)目開(kāi)展的同時(shí)，建筑單位一定要建立一個(gè)合理科學(xué)的檔案管理體系。其次，實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制，把檔案管理工作落實(shí)到建筑工程的每個(gè)部門(mén)甚至每個(gè)負(fù)責(zé)人的身上，檔案管理工作也可以與個(gè)人業(yè)績(jī)掛鉤，讓他們認(rèn)識(shí)到自己有責(zé)任有義務(wù)進(jìn)行檔案管理。這樣不僅可以調(diào)動(dòng)大家實(shí)施檔案管理工作，還可以督促負(fù)責(zé)人認(rèn)真貫徹檔案管理工作。
2、制定切實(shí)可行的檔案管理辦法
建設(shè)、總包、監(jiān)理單位要依據(jù)《東莞市城市建設(shè)檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建筑工程資料管理規(guī)程》等規(guī)章和規(guī)范，建立健全合理科學(xué)的建筑工程檔案管理方法。規(guī)范檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的形成、檔案資料的收集、對(duì)收集的資料進(jìn)行整理歸類(lèi)、把整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔等。除此之外，還應(yīng)明確檔案資料的收集范圍、資料收集以及編制組卷的方法、歸檔的內(nèi)容及流程等。這樣檔案管理者的工作就有章可循，而且內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)一樣，可以提高工作效率和檔案管理的準(zhǔn)確性。
3、科學(xué)組織檔案交底工作項(xiàng)目
開(kāi)工前系統(tǒng)和全面的檔案交底是保障檔案收集、整理、歸檔工作規(guī)范有序開(kāi)展的重要手段。特別是建筑工程，建設(shè)單位更要抓好這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，組織施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等相關(guān)單位的檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、各專(zhuān)業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人、技術(shù)員、檔案員等共同參與交底大會(huì)，并就交底會(huì)的內(nèi)容形成會(huì)議紀(jì)要。
4、強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)督檢查和指導(dǎo)
建筑工程的檔案管理工作很容易被忽視，要認(rèn)真落實(shí)建筑工程的檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理過(guò)程的監(jiān)督檢查和指導(dǎo)很有必要。針對(duì)建筑工程檔案收集與工程進(jìn)度不一致的局面，建設(shè)工程單位應(yīng)該發(fā)揮主動(dòng)性，與監(jiān)理單位建立密切的合作關(guān)系，共同對(duì)建筑工程的檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)指出，及時(shí)解決，做到不影響工程的進(jìn)度和質(zhì)量。在對(duì)建筑工程進(jìn)行監(jiān)督檢查時(shí)應(yīng)該注意以下兩個(gè)方面：
（1）時(shí)間選擇要恰當(dāng)。從始至終對(duì)建筑工程檔案管理工作實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督檢查不是一件簡(jiǎn)單的工作，我們可以在監(jiān)督檢查的時(shí)間選擇上稍有側(cè)重，例如：選擇工程開(kāi)工期、工程施工中的重要時(shí)期以及竣工時(shí)期等建筑工程檔案收集的薄弱環(huán)節(jié)。
（2）監(jiān)督檢查的內(nèi)容也可以有所側(cè)重，例如：檔案收集是否與工程季度同期、難收集的檔案一定要更加注意監(jiān)督檢查（外來(lái)物資合格證和檢測(cè)報(bào)告以及各種實(shí)驗(yàn)報(bào)告等）。
5、加強(qiáng)和細(xì)化對(duì)分包單位的指導(dǎo)與檢查
分包單位的建筑工程檔案管理是不可忽視的重要部分。針對(duì)分包單位的建筑工程檔案管理薄弱的情況，建筑工程單位應(yīng)該加強(qiáng)與分包單位的聯(lián)系，細(xì)化分包單位的建筑工程檔案管理工作，做好嚴(yán)格的監(jiān)督檢查工作。做好分包單位的建筑工程檔案管理工作有以下三點(diǎn)：
（1）要準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目各分包單位的信息。掌握分包單位的開(kāi)工時(shí)間、竣工時(shí)間、施工內(nèi)容、檔案管理人員的聯(lián)系方法等。
（2）提高分包單位建筑工程檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，組織他們參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和觀摩學(xué)習(xí)，定期對(duì)分包單位建筑工程檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)。
（3）加強(qiáng)對(duì)分包單位退場(chǎng)前的指導(dǎo)與檢查。分包單位的施工隊(duì)伍流動(dòng)性大，一旦他們離開(kāi)施工現(xiàn)場(chǎng)，再進(jìn)行建筑工程的檔案監(jiān)督很難。所以在分包單位的施工隊(duì)伍離開(kāi)施工現(xiàn)場(chǎng)前，總包單位務(wù)必要做好各分包單位的建筑工程檔案監(jiān)督檢查工作。以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)分析和解決。
6、建立并推行檔案管理的激勵(lì)與考核機(jī)制
有了良好的監(jiān)督機(jī)制可以促進(jìn)建筑工程的檔案管理工作，那么建立一套合理的激勵(lì)與考核制度就可以提高員工的積極性，更主動(dòng)的做好建筑工程的檔案管理工作。定期對(duì)員工進(jìn)行考核，實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的制度；對(duì)建筑工程檔案管理工作表現(xiàn)突出的集體或者個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)這樣的方式激勵(lì)員工投入極大的熱情參與到建筑工程的檔案管理中來(lái)。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，建筑工程檔案管理對(duì)城市建設(shè)和管理意義重大，檔案管理也面臨很多難點(diǎn)問(wèn)題，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于：檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化，現(xiàn)代化的管理體系，只有在標(biāo)準(zhǔn)管理的基礎(chǔ)上才能不斷的提高檔案管理水平，才能更好的為工程檔案事業(yè)服務(wù)。檔案管理工作者應(yīng)該不斷地朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向努力，進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
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[2]奚美芬.關(guān)于建筑工程檔案管理工作的討論[J].經(jīng)營(yíng)管理者.2011(07)
[3]在電子信息化環(huán)境下如何做好工程檔案的歸檔工作[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì).2010(21)
關(guān)鍵詞:建筑工程; 檔案管理; 處理措施
Abstract: the construction of the file is truly reflect the panorama of enterprise engineering, construction project file management, enterprise's foundation is one of the important contents of management. To ensure the project file complete, accurate, not only for the enterprise is the basic construction of cultural inheritance fortune, but also for enterprise future construction of the follow-up service and the file using also provides an important basis. So, strengthen the management of the project file, is both the need of file management itself, but also the need of basic construction enterprise management. This paper construction project file management problems and treatment measures are analyzed.
Keywords: building engineering; File management; Processing measures
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
引言:
現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要企業(yè)檔案工作提供全面的服務(wù),企業(yè)工程檔案真實(shí)記錄了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和步驟,反映了企業(yè)基本建設(shè)和發(fā)展的軌跡和過(guò)程。隨著建筑工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等過(guò)程的進(jìn)行，建設(shè)工程檔案就要實(shí)時(shí)記錄，在建設(shè)工程檔案的整理過(guò)程中涉及到了眾多部門(mén)和人員，對(duì)日后工程維修、改建、擴(kuò)建起著十分重要的作用，所以說(shuō)做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。
1.建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1.1土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
1.2.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專(zhuān)業(yè)工程竣工圖。
1.3.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門(mén)的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。
2.當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1近年來(lái)，隨著建筑市場(chǎng)的不斷規(guī)范化，國(guó)務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，旨在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我圍建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，致使工程竣工時(shí)不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時(shí)的向城建檔案館報(bào)送，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗(yàn)收完成時(shí)，工程竣工檔案都無(wú)法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交滯后。
2.2檔案材料填寫(xiě)不真實(shí)
建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過(guò)程中難度打，容易出現(xiàn)失誤等問(wèn)題，加上有些建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴(yán)，或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場(chǎng)不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫(xiě)竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進(jìn)行，所以往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實(shí)不符，竣工圖產(chǎn)生誤差，由于不能與工程進(jìn)度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書(shū)和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。
2.3竣工檔案移交不及時(shí)
由于施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒(méi)有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時(shí)完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長(zhǎng)，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進(jìn)行部門(mén)重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗(yàn)收后無(wú)法收齊，這些原因都會(huì)造成了施工檔案移交不及時(shí)。
3.建筑工程檔案有效管理的措施
3.1建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。
為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開(kāi)始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
3.2嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān),使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
工程竣工驗(yàn)收時(shí),建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決,補(bǔ)缺補(bǔ)漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí),歸檔范圍符合要求,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文,把好竣工驗(yàn)收關(guān),把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的,由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》,不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的,不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》,建設(shè)單位不結(jié)清尾款,以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.3加強(qiáng)建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。
3.4加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過(guò)程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開(kāi)發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
3.5及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門(mén)只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門(mén)獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
3.6充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開(kāi)發(fā)建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。
4.結(jié)束語(yǔ):
要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來(lái)建立健全的工程竣工管理體系，我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]徐英浩.淺談施工檔案在工程管理中的作用[J].工海煤氣,2004(5):87-88.
關(guān)鍵詞:建筑;施工現(xiàn)場(chǎng);檔案管理;經(jīng)濟(jì)效益
中圖分類(lèi)號(hào):F284文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)15-0198-02
建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目多、施工工期長(zhǎng)、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實(shí)材料到立卷歸檔有一個(gè)漫長(zhǎng)的周期,檔案工作成效和質(zhì)量難于保證,也拉長(zhǎng)了建筑企業(yè)從工程開(kāi)工到工程竣工的經(jīng)濟(jì)周期,影響了建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。如何有效開(kāi)展工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案工作,促進(jìn)建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經(jīng)濟(jì)效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結(jié)合在建筑企業(yè)的工作實(shí)踐,筆者認(rèn)為,要做好工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作,爭(zhēng)取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,必須準(zhǔn)確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實(shí)做到“及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)”、“認(rèn)真貫徹落實(shí)”、“切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行”三個(gè)方面。
一、及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供信息支持
建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點(diǎn),加之建設(shè)工地分散、點(diǎn)多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益增加了難度。
建設(shè)項(xiàng)目的報(bào)建、開(kāi)工、施工、結(jié)算、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié),以及建設(shè)工程竣工資料的編制、結(jié)算的確認(rèn)、建設(shè)項(xiàng)目的創(chuàng)優(yōu)申報(bào)都離不開(kāi)工程資料。工程項(xiàng)目的質(zhì)量保修、經(jīng)濟(jì)糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開(kāi)工程資料。建設(shè)項(xiàng)目施工過(guò)程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來(lái)說(shuō),工程檔案對(duì)于建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)管理全過(guò)程,都起到至關(guān)重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作存在問(wèn)題,例如,檔案收集不及時(shí)、歸檔不完整等等,勢(shì)必造成工作重復(fù),影響工期,增加工程成本。
檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設(shè)、檔案主管部門(mén)對(duì)建筑企業(yè)檔案管理工作的強(qiáng)制要求,同時(shí)也是企業(yè)開(kāi)展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學(xué)習(xí)好、領(lǐng)會(huì)好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。對(duì)于每一個(gè)檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺(tái),我們都要認(rèn)真研讀,加強(qiáng)理解,準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內(nèi)容及其精神要點(diǎn)。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領(lǐng)會(huì)、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實(shí)質(zhì),才有可能正常開(kāi)展工作。
首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時(shí)知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實(shí)施,及時(shí)開(kāi)展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過(guò)程中,要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際,落實(shí)貫徹文件的具體部署。在施工過(guò)程中,要求報(bào)送的資料必須及時(shí)報(bào)送,應(yīng)該備案的資料必須及時(shí)備案。由我司總承包施工建設(shè)的廣東電信廣場(chǎng),在多年的施工建設(shè)過(guò)程中,先后經(jīng)歷了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的變更。每一次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更后,項(xiàng)目部都及時(shí)組織檔案工作人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)和理解新標(biāo)準(zhǔn),并根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更的順利過(guò)渡和實(shí)施,檔案管理工作中減少了大量的重復(fù)工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭(zhēng)取到了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。
二、認(rèn)真貫徹落實(shí)好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供政策保證
做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實(shí)際工作中的貫徹落實(shí)。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點(diǎn),了解檔案管理部門(mén)及建設(shè)主管部門(mén)出臺(tái)管理文件或規(guī)范的目的和要求,認(rèn)真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達(dá)貫徹和落實(shí)工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開(kāi)展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場(chǎng)的具體工作實(shí)踐中,要使檔案管理部門(mén)及建設(shè)主管部門(mén)出臺(tái)管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實(shí)在管理的每一個(gè)環(huán)節(jié),力爭(zhēng)工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進(jìn)下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭(zhēng)取時(shí)間、創(chuàng)造效益。
貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)管理這一中心,結(jié)合施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際條件,充分發(fā)揮人的能動(dòng)性和積極性。要克服工作中的困難,嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質(zhì)量。要力爭(zhēng)施工現(xiàn)場(chǎng)工程資料一次合格,減少重復(fù)工作,為工程竣工后的項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)、工法申報(bào)、企業(yè)資質(zhì)申請(qǐng)等工作打好基礎(chǔ),為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤(rùn),獲取經(jīng)濟(jì)效益。
貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動(dòng)性和積極性,還要有檔案組織機(jī)構(gòu)的推進(jìn)和監(jiān)督。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén),配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理基本上在施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場(chǎng)完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場(chǎng)人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場(chǎng)都配備了專(zhuān)職的資料員。按照一人兩職責(zé)的要求,將專(zhuān)職資料員設(shè)置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時(shí),按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國(guó)有大型建筑企業(yè),我司設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的綜合檔案室,負(fù)責(zé)工程資料及工程檔案工作的開(kāi)展、推進(jìn)和監(jiān)督工作。在人員設(shè)置上,綜合檔案室只設(shè)專(zhuān)職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場(chǎng)的資料員)。這也是我司結(jié)合企業(yè)具體實(shí)際,貫徹國(guó)家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要,減少了檔案歸檔過(guò)程中的重復(fù)工作。實(shí)踐證明,我司的做法,較好地促進(jìn)了施工現(xiàn)場(chǎng)的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。
三、切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益保駕護(hù)航
工程資料的準(zhǔn)確性,對(duì)于工程施工過(guò)程及生產(chǎn)管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯(cuò)誤,對(duì)于施工企業(yè)將會(huì)是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)、認(rèn)真貫徹落實(shí)的基礎(chǔ)上,至關(guān)重要的一點(diǎn),就是必須切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會(huì)成為一紙空文。因此,起著推動(dòng)和監(jiān)督作用的檔案管理部門(mén),要對(duì)工程資料嚴(yán)格把關(guān),做好審核工作,并將相關(guān)資料及時(shí)歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢(shì)的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際,不斷調(diào)整工作方式方法,針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。
切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益,一是要注意處理好生產(chǎn)管理與檔案工作的關(guān)系。建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理與企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作是異途同歸的兩個(gè)方面,兩者相得益彰、互為促進(jìn)。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場(chǎng)檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產(chǎn)管理與檔案工作管理的關(guān)系,不僅不會(huì)削弱企業(yè)生產(chǎn)管理的力度,而且有助于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)管理工作,促進(jìn)企業(yè)“向管理要效益”。
二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實(shí)憑證的作用。施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項(xiàng)目管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù),及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理服務(wù)。工程檔案資料具有參考借鑒價(jià)值,對(duì)工程技術(shù)的推廣和應(yīng)用有啟迪助推作用。如,在生產(chǎn)管理過(guò)程中甲乙雙方就工程量產(chǎn)生意見(jiàn)分歧或發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認(rèn)工程量的證據(jù),為企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益。
三是要高度重視信息技術(shù)環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí),抓好檔案工作隊(duì)伍的教育管理和檔案崗位責(zé)任制的落實(shí)。對(duì)于特殊的工程項(xiàng)目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密意識(shí)教育,增強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí),不斷推進(jìn)檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實(shí)做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益。
四是要加強(qiáng)與建設(shè)主管部門(mén)和檔案管理部門(mén)的工作溝通,做好與質(zhì)監(jiān)、安全、建協(xié)等部門(mén)的溝通和聯(lián)系。按照各專(zhuān)項(xiàng)工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)及依據(jù),分類(lèi)做好消防、城建等分項(xiàng)資料,及時(shí)收集整理歸檔,為工程項(xiàng)目的分步分項(xiàng)驗(yàn)收及早做好準(zhǔn)備工作,減少因分步驗(yàn)收緊急做資料趕任務(wù)而發(fā)生的加班工資,減少人工費(fèi)用。
在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運(yùn)作機(jī)制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)好、貫徹落實(shí)好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,及時(shí)解決施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進(jìn)管理工作逐步發(fā)展完善,一定會(huì)扭轉(zhuǎn)施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理工作的被動(dòng)局面,建筑企業(yè)獲取最大經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)一定會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞：建筑工程，檔案管理，重要性
城市建設(shè)的發(fā)展日新月異，大量的建筑工程檔案，一文一字記載著這個(gè)每個(gè)工程的發(fā)展過(guò)程。它不僅是城市發(fā)展研究的依據(jù)，更是城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)生活中的憑證與參考價(jià)值的體現(xiàn)。建筑工程檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展是一個(gè)相對(duì)的、動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容，新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容。
1、 建筑工程項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)控及管理中的常見(jiàn)不足
對(duì)建筑工程中的檔案資料進(jìn)行管理，實(shí)際上即對(duì)工程施工整個(gè)過(guò)程中涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長(zhǎng)，因此資料的形成也需要較長(zhǎng)時(shí)間。項(xiàng)目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動(dòng)態(tài)管理而使人員流動(dòng)性高，相關(guān)責(zé)任較難落實(shí)。
1.1資料收集不夠全面
例如，某些工程上的設(shè)計(jì)有變更，在編制資料的時(shí)候，只將變更通知書(shū)進(jìn)行記錄，卻未對(duì)相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒(méi)有核定審批意見(jiàn)；部分交接驗(yàn)收記錄沒(méi)有簽認(rèn)手續(xù)等。
1.2資料不夠準(zhǔn)確
資料上的隨意性比較嚴(yán)重，對(duì)相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類(lèi)工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)。
1.3資料收集與整理不夠及時(shí)
對(duì)建筑工程相對(duì)應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開(kāi)工時(shí)就著手，如圖紙會(huì)審紀(jì)錄以及開(kāi)工報(bào)告等。對(duì)于施工過(guò)程，根據(jù)規(guī)定對(duì)其及時(shí)予以規(guī)范記錄，努力做到開(kāi)工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)、施工有記錄、對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時(shí)、到位。實(shí)際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。
2、 建筑工程項(xiàng)目中檔案管理應(yīng)關(guān)注的要點(diǎn)
2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價(jià)值性和工程檔案完整性、連續(xù)性等特點(diǎn)決定的。
2.2注重收集設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料
設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料中的地質(zhì)、地形、水文、氣象以及各種技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)等是設(shè)計(jì)、施工和工程實(shí)施過(guò)程的重要依據(jù)，具有實(shí)用價(jià)值大、份數(shù)少、利用率高的特點(diǎn)，應(yīng)列為檔案管理的重點(diǎn)。
2.3注重完整、準(zhǔn)確的竣工圖紙
檔案管理部門(mén)須對(duì)移交來(lái)的工程檔案文件特別是對(duì)竣工圖紙的完整性進(jìn)行審核。竣工圖的完整性和準(zhǔn)確性具體體現(xiàn)在真實(shí)的反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和過(guò)程、圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專(zhuān)業(yè)，對(duì)竣工圖紙與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況進(jìn)行比照核對(duì)，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準(zhǔn)確性和歸檔的質(zhì)量。
3、 建筑工程項(xiàng)目中檔案資料管理及監(jiān)控措施
3.1與工程建設(shè)同步，進(jìn)行全程監(jiān)控
3.1.1及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量
一切工程合同中都對(duì)其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求及標(biāo)準(zhǔn)，樹(shù)立檔案意識(shí)等都會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。
3.1.2立項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控
工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、勘察之前，相應(yīng)的管理部門(mén)并沒(méi)有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時(shí)相關(guān)材料往往比較分散，同時(shí)，招投標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒(méi)有對(duì)上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)收集，久而久之，會(huì)使收集上述文件的難度加大，甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)的前期，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)介入檔案的收集以及整理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
3.1.3對(duì)新設(shè)備的檢驗(yàn)加強(qiáng)監(jiān)控
新設(shè)備到貨后，隨之會(huì)有相應(yīng)的圖紙資料，值得注意的是，進(jìn)口設(shè)備對(duì)應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置，而國(guó)產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊(cè)又不足，這些環(huán)節(jié)時(shí)常會(huì)出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度，就可能丟失設(shè)備資料。所以，必須建立合理的設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)制度并貫徹執(zhí)行，對(duì)開(kāi)箱權(quán)限予以明確。
3.1.4發(fā)揮合同的法律效應(yīng)
檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨(dú)立為一條款，明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗(yàn)收時(shí)間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍，使相應(yīng)的承建單位也對(duì)檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)與重視，這樣以來(lái)，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實(shí)處。
3.2建筑工程檔案的管理措施
3.2.1建立現(xiàn)場(chǎng)辦公制度
要在主動(dòng)做好對(duì)建筑工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)，檔案接收工作的同時(shí)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對(duì)一些影響大、意義深遠(yuǎn)的工程，不但深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，了解工程的實(shí)際情況，在思想認(rèn)識(shí)上達(dá)成一致，再制定檔案整編方案，做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問(wèn)題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作。
3.2.2加強(qiáng)工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
在建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，要配備檔案管理專(zhuān)業(yè)水平高、工作能力強(qiáng)的專(zhuān)職人員，負(fù)責(zé)文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行大量業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其掌握建筑工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。
3.2.3加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)，提高依法治檔的意識(shí)
目前工程檔案法規(guī)主要有《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線管理辦法》，我館要嚴(yán)格依法治檔，及時(shí)催交收集不按時(shí)歸檔的 建設(shè)檔案，對(duì)檔案丟失、偽造、及未及時(shí)移交的現(xiàn)象提出書(shū)面的整改意見(jiàn)。
3.2.4 竣工驗(yàn)收備案與檔案管理工作相結(jié)合
工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理，對(duì)深化建設(shè)管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長(zhǎng)期監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。
3.2.5 推進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息運(yùn)輸
“數(shù)字化檔案館”被更多的加入日程，完善紙質(zhì)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化、檔案的在線接收、在線管理。檔案館在自己建立的網(wǎng)站上舉辦展覽，開(kāi)放檔案目錄，公布政府部門(mén)的現(xiàn)行文件，開(kāi)展檔案的全文檢索和閱覽服務(wù)，接受社會(huì)廣大群眾提交的查檔預(yù)約單，及與用戶(hù)之間的互動(dòng)和交流，將有效滿(mǎn)足利用者的需求。
4 結(jié)語(yǔ)
建筑工程檔案管理工作在城市建設(shè)中發(fā)揮著極其重要的作用，有著極其重要的基礎(chǔ)性地位，是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一。因此，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。同時(shí)，保證建筑工程檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 石曉波. 工程檔案管理中的實(shí)踐創(chuàng)新[J]. 浙江檔案，2006；09
關(guān)鍵詞:建筑工程；完工檔案；管理
中圖分類(lèi)號(hào)：TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
建筑工程完工檔案資料是由總承包單位在建筑工程施工過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是工程承包合同包含內(nèi)容的一部分；是工程質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收備案的依據(jù)之一；它是工程建設(shè)和管理的依據(jù)，它讓工程質(zhì)量有據(jù)可查，尤其是建筑單位進(jìn)行維修、管理、使用、改建和擴(kuò)建的依據(jù)。
一、目前施工單位完工檔案管理中存在的問(wèn)題：
1、項(xiàng)目部重視程度不夠
在建設(shè)過(guò)程中，更多的精力都放到了建設(shè)上，抓進(jìn)度，抓質(zhì)量，抓關(guān)鍵目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。經(jīng)常是等到面臨驗(yàn)收了，才抽調(diào)人員，加班加點(diǎn)進(jìn)行突擊。由于先天不足，靠后天的彌補(bǔ)是難以達(dá)到滿(mǎn)意的效果的。由此可見(jiàn)，竣工資料整編工作能否作好，主要取決于項(xiàng)目部及有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)思想重視程度，及有關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理人員的思想重視程度。
2、資料管理制度不健全
資料管理方面的制度不健全，難以保證資料整編工作的有效開(kāi)展。如在文件、技術(shù)通知的管理方面沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，編號(hào)不系統(tǒng)甚至混亂，其規(guī)格大小也往往不統(tǒng)一，給整編造成困難；沒(méi)有定期的資料整理、分類(lèi)制度，沒(méi)有規(guī)范的資料查詢(xún)、索引體系，沒(méi)有資料的保管與移交專(zhuān)門(mén)制度，由于建設(shè)周期長(zhǎng)、人員變動(dòng)較頻繁，人員變動(dòng)時(shí)資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，造成歸檔工作難上加難。
3、施工中日常資料管理不規(guī)范
在工程實(shí)施過(guò)程中，主要是圍繞工程的實(shí)施，側(cè)重于滿(mǎn)足日常工作的需要，并未將其與最后的整編歸檔有機(jī)結(jié)合起來(lái)，資料的管理深度不夠，規(guī)范程度較低。很多資料由于保存不當(dāng)，或是管理人員變動(dòng)，在竣工資料歸檔時(shí)，發(fā)現(xiàn)資料不全、遺失。有些資料在生成時(shí)就不符合竣工歸檔要求，如資料簽名用藍(lán)色簽字筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，資料紙張大小、材質(zhì)不符合要求等。在竣工整理時(shí)，補(bǔ)做、重做歸檔資料，造成時(shí)間、人力、物力浪費(fèi)。
4、施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫(xiě)不規(guī)范
原始驗(yàn)收簽證資料，也有樁號(hào)、高程、工程量等項(xiàng)目與實(shí)際施工情況不相符，驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄出現(xiàn)，簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價(jià)值。
二、做好建筑工程完工檔案管理的幾點(diǎn)建議：
近幾年隨著工程科學(xué)化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來(lái)越高，施工單位竣工資料整理在工程施工管理過(guò)程中越來(lái)越顯得尤其重要。以下是關(guān)于施工單位做好施工工程資料的幾點(diǎn)建議：
1.做好施工工程資料的前提就是制定工程資料管理制度及工程資料標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則
（1)工程資料管理制度要明確施工管理人員執(zhí)業(yè)資格、崗位職責(zé)及資料管理流程。管理人員要持證上崗，專(zhuān)人專(zhuān)崗，其中資料員、試驗(yàn)員各自獨(dú)立設(shè)崗，不能兼職；資料管理流程更好的明確了各管理人員之間工作的銜接、交互配合。
（2)工程資料標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及各地方建設(shè)工程資料管理規(guī)程編制，對(duì)施工資料的收集、編制、整理 、備案、移交等具體工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求，資料員編制整理資料工作會(huì)更加明晰。
2.提高管理人員素質(zhì)，施工單位應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)： （1)培養(yǎng)資料管理人員愛(ài)崗敬業(yè)精神
建筑工程資料涉及分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批及工程管理資料等工作項(xiàng)目繁多，工程資料編制、整理工作比較繁瑣。工程資料的整理必須做到及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，工作要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)一絲不茍。 （2)保持竣工資料編制人員穩(wěn)定性
施工企業(yè)技術(shù)人員流動(dòng)力性大，人員變動(dòng)時(shí)，資料交接不清楚，不齊全，資料失散嚴(yán)重，使資料的準(zhǔn)確性，完整性得不到保證。施工企業(yè)應(yīng)力保人員組成穩(wěn)定，如有特殊情況需要工作調(diào)動(dòng)，必須將其所負(fù)責(zé)的全部資料移交清楚，并辦理交接手續(xù)，否則不得離開(kāi)。
3. 分階段對(duì)竣工資料進(jìn)行整理歸檔
（1）注意施工準(zhǔn)備階段的資料整理。
①熟悉施工圖紙，提出疑問(wèn)并解決。②填寫(xiě)和準(zhǔn)備工程開(kāi)工必備的資料。填寫(xiě)工程施工安全開(kāi)工條件驗(yàn)評(píng)表、工程文明施工開(kāi)工條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表、開(kāi)工報(bào)告、見(jiàn)證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。③分類(lèi)存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過(guò)程中就按照檔案館的工程竣工檔案檢查清單順序分類(lèi)歸檔。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料和竣工圖四部分。對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來(lái)往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類(lèi)整理。
（2）加強(qiáng)施工過(guò)程中收集和填報(bào)資料的力度。
①收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過(guò)程中不斷會(huì)購(gòu)進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告（有CMA標(biāo)志的），必須是原件。②填報(bào)資料。對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫(xiě)監(jiān)理規(guī)范用表，書(shū)寫(xiě)要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫(xiě)表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫(xiě)報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫(xiě)。③收集試驗(yàn)報(bào)告。試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，70％的試驗(yàn)報(bào)告為自檢報(bào)告，30％為見(jiàn)證取樣報(bào)告，由質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心出據(jù)，這30％為強(qiáng)制規(guī)定，在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn)，需要熟悉各種試驗(yàn)，試驗(yàn)完成后的試驗(yàn)報(bào)告應(yīng)收集完整，跟資料中的樁號(hào)、時(shí)間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合。
（3）施工后期可提前進(jìn)行的竣工資料整理工作。
①匯總資料。檢查報(bào)驗(yàn)資料中有無(wú)報(bào)漏、書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤等情況；將所有工序評(píng)定表的點(diǎn)數(shù)匯總并計(jì)算填寫(xiě)工序質(zhì)量評(píng)定匯總表、部位質(zhì)量評(píng)定表、單位工程質(zhì)量評(píng)定表，所有工序、部位和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。②復(fù)印裝訂。復(fù)印所需的套數(shù)裝訂成冊(cè)。送備案館的一套需用牛皮紙裝訂，送檔案館的一套為不裝訂的原件，且檔案館對(duì)竣工固有特殊要求，編制竣工圖目錄，有監(jiān)理蓋章。③竣工圖的編制要求。竣工圖應(yīng)畫(huà)出所有變更內(nèi)容，如實(shí)反映竣工后的現(xiàn)狀，道路所處地段若有大型設(shè)施的也須標(biāo)注，完成后加蓋竣工圖章，簽字手續(xù)完備。
（4）做好工程竣工資料整理及后續(xù)外業(yè)及相關(guān)資料的整理。
工程竣工后，按工程實(shí)際重新繪制竣工圖。重新繪制時(shí)，要求原圖內(nèi)容完整無(wú)誤，修改的內(nèi)容也能準(zhǔn)確、真實(shí)的反映在竣工圖上。繪制竣工圖要按照建筑制圖的規(guī)定和要求進(jìn)行，同進(jìn)參照原施工圖和該專(zhuān)業(yè)的統(tǒng)一圖示，必須在底圖的右下角繪制竣工圖圖簽。
總之，
在工程管理過(guò)程中施工單位要重視工程資料的管理工作，資料記載的不僅是工程的施工過(guò)程，更體系拿出了企業(yè)的管理水平和人員素質(zhì)。施工單位不僅對(duì)工程實(shí)體結(jié)構(gòu)的安全質(zhì)量負(fù)責(zé)也對(duì)資料的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)，只有合格的資料和實(shí)體質(zhì)量，才是一項(xiàng)合格的工程。參考文獻(xiàn)：
