時(shí)間：2022-05-24 07:46:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇房地產(chǎn)檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞:房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管理
房地產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權(quán)不明、產(chǎn)籍不清的問題提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，推動(dòng)了房地產(chǎn)檔案管理水平的大幅度提高，同時(shí)對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理也提出了更高的要求。然而，房地產(chǎn)檔案在管理和使用的過程中，也存在許多被人們忽視的風(fēng)險(xiǎn)，缺乏對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理認(rèn)識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)管理措施。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，可使許多寶貴的檔案得到及時(shí)、合理的開發(fā)、利用和保護(hù)，同時(shí)滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求，對(duì)于發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的作用和服務(wù)社會(huì)具有重要的意義。研究房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)策，增強(qiáng)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)于提高房地產(chǎn)檔案的管理水平具有迫切的現(xiàn)實(shí)意義。
1 房地產(chǎn)檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)
1.1 突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)
房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較低。由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時(shí)，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問題就暴露無疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多地方被夷為平地，造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多房地產(chǎn)所屬物化為烏有，有些房地產(chǎn)檔案也毀于一旦，給諸如財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)的理賠工作帶來了很大的難度。
1.2 房地產(chǎn)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)
科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術(shù)手段，給房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，同時(shí)也是信息安全風(fēng)險(xiǎn)存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時(shí)是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險(xiǎn)和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。
在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲(chǔ)存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全性會(huì)給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設(shè)備如果保管不當(dāng)，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲(chǔ)設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時(shí)，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術(shù)性比較強(qiáng)，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設(shè)備的損壞、錯(cuò)誤的格式化、刪除操作、錯(cuò)誤運(yùn)行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當(dāng)電子化的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)臅r(shí)候，就會(huì)遇到傳輸風(fēng)險(xiǎn)，如網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和攻擊、計(jì)算機(jī)感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒能很好地防范，就有可能造成嚴(yán)重?fù)p失。
1.3 投資風(fēng)險(xiǎn)
為了應(yīng)對(duì)突發(fā)的事故，進(jìn)行異地檔案備份，需要投入大量的人力和物力，投資與回報(bào)如何達(dá)到平衡，投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時(shí)，信息化管理不同于傳統(tǒng)的手工操作管理，它是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上的現(xiàn)代化管理，進(jìn)行信息化建設(shè)，特別是初期建設(shè)需要投入大量資金用于購置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，購買應(yīng)用軟件、咨詢技術(shù)專家、培訓(xùn)員工及日常管理等，都要花費(fèi)不少資金。為應(yīng)對(duì)突發(fā)的事故和信息化建設(shè)，大量資金的投入無疑存在投資風(fēng)險(xiǎn)。
1.4 知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)中達(dá)到資源共享，這個(gè)共享引發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于我國關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息方面的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度并不完善，也使得檔案數(shù)字信息在充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風(fēng)險(xiǎn)。如在現(xiàn)實(shí)中，科技成果都擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，具有專有性，而網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的信息則是公開的、公用的，而產(chǎn)權(quán)人往往要求信息非公開化，這就造成一個(gè)矛盾，也給檔案部門在公開信息的時(shí)候帶來知識(shí)產(chǎn)權(quán)上的風(fēng)險(xiǎn)。
1.5 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
房地產(chǎn)檔案部門在引進(jìn)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)兩個(gè)方面都存在風(fēng)險(xiǎn)。一方面，引進(jìn)的技術(shù)不一定能對(duì)房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果，或者很難完全轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用的技術(shù)。另一方面，由于信息技術(shù)比較復(fù)雜，在應(yīng)用技術(shù)的過程中會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，許多房地產(chǎn)檔案工作人員會(huì)因?yàn)樽陨砑夹g(shù)水平的限制而操作不當(dāng)，進(jìn)而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性。
1.6 人才風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息化的建設(shè)和實(shí)施，需要既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，因?yàn)闊o論是系統(tǒng)軟件的選購、研發(fā)，還是信息化的具體實(shí)施、維護(hù)，都需要這些人才的支撐。國家信息化測評(píng)中心的統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示:我國信息化指數(shù)為38.46時(shí)，我國信息化人才資源指數(shù)僅為13.43。信息化人才匾乏是導(dǎo)致檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施失敗的主要原因之一，尤其是專業(yè)性復(fù)合型人才的缺乏，致使房地產(chǎn)檔案部門很難真正開展檔案信息化建設(shè)。如何挖掘和培養(yǎng)信息技術(shù)人才，留住復(fù)合型人才并充分發(fā)揮出他們的潛力，也是房地產(chǎn)檔案信息化實(shí)施過程中面臨的重要風(fēng)險(xiǎn)。
2 房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)策
2.1 樹立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
當(dāng)前，房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在檔案部門管理領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，缺乏應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理措施。要應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的各類風(fēng)險(xiǎn)，就必須樹立正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。信息化管理作為一種全新的管理方式，正處在初步實(shí)踐的階段，必然會(huì)存在各種風(fēng)險(xiǎn)，為此，我們既要有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極宣傳教育，又要有防范意識(shí)，采取有效措施，積極應(yīng)對(duì)。房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)對(duì)不可抗力風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)非常差，目前需要大力宣傳。
風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的淡薄會(huì)在很大程度上導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理上的盲目，只顧當(dāng)前效益，缺乏前瞻性，給房地檔案建設(shè)帶來隱患。當(dāng)突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，由于對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠，缺乏應(yīng)對(duì)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的管理措施，帶來的后果可能是災(zāi)難性的，損失將無法挽回。汶川地震表明，房地產(chǎn)檔案的破壞，給財(cái)產(chǎn)損失的評(píng)估和理賠帶來很大的困難，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力已經(jīng)刻不容緩。
2.2 加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)教育
由于認(rèn)識(shí)的偏見和房地產(chǎn)檔案管理崗位對(duì)人才的吸引力不夠，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)相對(duì)其他部門而言，存在不小的差距。檔案管理人員普遍對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)，對(duì)規(guī)避房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)有良好的效果。教育培訓(xùn)能夠提高檔案建設(shè)參建人員和管理人員對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，確保房地產(chǎn)檔案建設(shè)的安全開展和順利進(jìn)行。
2.3 增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的前提。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是對(duì)房地產(chǎn)檔案在使用和管理過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測，給定某一風(fēng)險(xiǎn)的概率。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是風(fēng)險(xiǎn)量化，通過比較風(fēng)險(xiǎn)的大小，來決定是否需要采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。具體的風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估可以結(jié)合實(shí)際情況，聘請(qǐng)相關(guān)的評(píng)估專家來進(jìn)行。
2.4 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理
從政府層面來說，必須充分研究房地產(chǎn)檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范。國家應(yīng)該制定相關(guān)的法律和政策，對(duì)房地產(chǎn)檔案的資金風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。房地產(chǎn)檔案管理要求的復(fù)合型技術(shù)人才，崗位對(duì)人才的吸引力不夠，檔案管理的人才風(fēng)險(xiǎn)也就時(shí)刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優(yōu)惠。
不同地域，不同的單位房地產(chǎn)檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)也不一樣。避免房地產(chǎn)檔案管理的重復(fù)投資，保證資金的合理利用，預(yù)留風(fēng)險(xiǎn)保證金，制訂建設(shè)規(guī)劃，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。一定要結(jié)合本單位實(shí)際情況，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采取提前進(jìn)行規(guī)劃，避免檔案建設(shè)重復(fù)投資，采用逐步更新、持續(xù)改進(jìn)的技術(shù)措施，規(guī)避技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，引入信息監(jiān)理方，緩解管理、人才方面的風(fēng)險(xiǎn)等等，靈活運(yùn)用各類應(yīng)對(duì)策略及時(shí)有效降低風(fēng)險(xiǎn)。
2.5 提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力
提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，需要不斷提高認(rèn)識(shí)。這種抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來。比如國家對(duì)金融和股市風(fēng)險(xiǎn)的控制采取了很多切實(shí)可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進(jìn)行借鑒和創(chuàng)新。比如在股市中，客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應(yīng)對(duì)不可抗力帶來的風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案如何實(shí)現(xiàn)異地備份呢?隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲(chǔ)提供了可能。一方面要對(duì)庫存檔案電子化，另一方面新入庫檔案資料需要進(jìn)行電子化工作，辦理完畢的房地產(chǎn)檔案在進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，要進(jìn)行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。
論文摘要：在信息社會(huì)化逐步深入的今天,房地產(chǎn)檔案逐步實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)現(xiàn)代化。這就從技術(shù)和管理兩方面對(duì)房管部門提出了新的要求,也必然要求提高檔案工作者的綜合素質(zhì),從而更好地為房地產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。
目前,在房地產(chǎn)管理部門中,由于房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理方式相對(duì)滯后,因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時(shí)間內(nèi)全部錄入管理系統(tǒng)并且不能產(chǎn)生誤差,需要大量的時(shí)間和大量的人力、物力、財(cái)力來完成。如何利用現(xiàn)代化手段,加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè),實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的新突破,已成為當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理工作的重要課題。利用計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲(chǔ)存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點(diǎn)。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高房地產(chǎn)檔案管理的效率,也是房地產(chǎn)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的一個(gè)重要條件。
一、確定適用標(biāo)準(zhǔn)
信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)信息交換和資源共享的根本保證。在數(shù)字化建設(shè)中,必須建立好相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn),最終建立起一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化利用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。
二、建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫
房地產(chǎn)檔案管理主要包括兩個(gè)方面:檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的管理。檔案原件作為房地產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用,它是檔案數(shù)據(jù)的來源。房地產(chǎn)檔案管理要實(shí)行全方位、多元化的服務(wù)模式,房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁,是實(shí)現(xiàn)這一多元化服務(wù)的有效手段。我們應(yīng)充分利用這一點(diǎn),為利用者提供一個(gè)交流平臺(tái)。一方面我們可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網(wǎng)上,對(duì)于有條件利用資料的各級(jí)用戶可根據(jù)自身的用戶級(jí)別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案。另一方面,利用者可將自身的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁上,房地產(chǎn)檔案管理人員可以及時(shí)了解適用者的需求,解答問題,搞好服務(wù),方便群眾。
三、重視人員素質(zhì)的提高
檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶,檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在社會(huì)公眾心目中的形象。
四、要突出服務(wù)理念
就現(xiàn)代管理科學(xué)而言,房地產(chǎn)市場管理同時(shí)也是一種服務(wù),是一種由我們管理部門提供給社會(huì)層面的服務(wù)。當(dāng)前,社會(huì)層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產(chǎn)市場信息服務(wù),也越來越渴望通過房地產(chǎn)市場管理信息系統(tǒng)來獲取房地產(chǎn)咨詢服務(wù)和房地產(chǎn)政策指導(dǎo),因此,我們只有及時(shí)、主動(dòng)、積極地向新型管理服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,才能夠順應(yīng)社會(huì)的呼喚、滿足公眾的需求。房地產(chǎn)市場的信息化建設(shè)同樣需要
五、要著力強(qiáng)化系統(tǒng)的協(xié)作效能
在房地產(chǎn)市場的信息化建設(shè)中,需要從全社會(huì)的角度去認(rèn)識(shí)和把握市場信息。一是要制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范,包括業(yè)務(wù)分類、數(shù)據(jù)分項(xiàng)、數(shù)據(jù)定義等技術(shù)規(guī)范與格式,為各相關(guān)業(yè)務(wù)部門、各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)今后進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源共享奠定技術(shù)基礎(chǔ);二是要在系統(tǒng)中盡量延伸和拓寬市場數(shù)據(jù)的采集面,并規(guī)劃和設(shè)計(jì)出必要的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)途徑;盡可能多地實(shí)現(xiàn)各關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)、協(xié)作部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換,促使更多的業(yè)務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成房地產(chǎn)市場所需要和必備的業(yè)務(wù)信息流;三是要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互,新的系統(tǒng)必須支持系統(tǒng)間、部門間數(shù)據(jù)資源交互和傳遞,實(shí)現(xiàn)同類業(yè)務(wù)信息的一致和共享。
六、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議
1.提高數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí),建立完整規(guī)范的檔案資料,房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的目的是最大限度地提供利用,滿足社會(huì)需求。
2.制定房地產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃,并分階段有步驟地實(shí)施在數(shù)字化建設(shè)過程中,必須充分考慮到各地房地產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的庫存檔案,以及每年數(shù)量激增的綜合反映,建立一支既懂檔案管理,又懂房地產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍,是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案信息現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵。
3.檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)房管部門相關(guān)專業(yè)的一般知識(shí),如《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等。
【關(guān)鍵字】房地產(chǎn)檔案、查詢、保密
中圖分類號(hào)：F293.33 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著住房改革體制的深入推進(jìn)，全國各地的房地產(chǎn)建設(shè)方興未艾，房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)生了日新月異的變化，房地產(chǎn)市場空前活躍。
房地產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)行政管理、司法協(xié)助、住房制度改革、市場規(guī)劃等各項(xiàng)工作中，利用越來越頻繁，也越來越顯示出其本身所固有價(jià)值。房地產(chǎn)檔案的公開查詢是社會(huì)的必然需求，但隨著“房叔”、“房嬸”等眾多涉及房地產(chǎn)檔案曝光事件的發(fā)生，房地產(chǎn)檔案業(yè)界出現(xiàn)了一些談“查詢”而色變的趨勢。如何充分利用房地產(chǎn)檔案，而又確保不侵害相關(guān)方的合法權(quán)益成為目前值得探討的一個(gè)問題。
一、房地產(chǎn)檔案的主要內(nèi)容及其特點(diǎn)。
（一）主要內(nèi)容
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣、動(dòng)拆遷及批租活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房地產(chǎn)自然狀況及使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。
（二）主要特點(diǎn)
1.法律依據(jù)性、權(quán)威性。房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的、確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。由于房地產(chǎn)業(yè)已成為國民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)行為日益增多。諸如房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、抵押、繼承、查封、保全、評(píng)估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產(chǎn)檔案是重要的法律依據(jù)。
2.區(qū)域壟斷性。房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理的過程中處于對(duì)本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果不規(guī)范管理和開發(fā)利用，將直接影響本地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)乃至整個(gè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的穩(wěn)定。
3.安全保密性。在涉及國家安全、軍事機(jī)密、個(gè)人隱私和商業(yè)秘密等需要保密的房地產(chǎn)權(quán)檔案，查詢機(jī)構(gòu)及其工作人員負(fù)有保密義務(wù)，并不得擅自擴(kuò)大登記信息的查詢范圍，查詢?nèi)艘膊坏眯孤督o他人，不得不正當(dāng)使用。
4.其他屬性。房地產(chǎn)檔案還存在動(dòng)態(tài)性、專業(yè)性、數(shù)據(jù)海量性等特點(diǎn)。
二、房地產(chǎn)檔案查詢的社會(huì)需求性及重要意義。
1.房地產(chǎn)檔案公開查詢是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然需求。由于房地產(chǎn)檔案的法律依據(jù)性、權(quán)威性等特點(diǎn)，在房地產(chǎn)開發(fā)、交易、析產(chǎn)、抵押、繼承、查封、保全、評(píng)估過程中對(duì)房地產(chǎn)檔案的查詢有著必然的需求。房地產(chǎn)檔案由封閉型向開放型的轉(zhuǎn)變，既是社會(huì)開發(fā)信息資源的需要，又是我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的大勢所趨，是繁榮房地產(chǎn)事業(yè)、開發(fā)房地產(chǎn)檔案信息資源的一種社會(huì)性的形式，對(duì)發(fā)展我國的房地產(chǎn)事業(yè)，推動(dòng)我國現(xiàn)代化建設(shè)，都將產(chǎn)生巨大而深遠(yuǎn)的影響。
2. 房地產(chǎn)檔案公開查詢有利于充分發(fā)揮其固有價(jià)值。房地產(chǎn)檔案具有區(qū)域壟斷性特點(diǎn)，一般由房地產(chǎn)管理部門利用財(cái)政資金來進(jìn)行收集、整理和保管并形成了一套較為權(quán)威、系統(tǒng)而又專業(yè)的房地產(chǎn)檔案成果。此成果如果不加以利用必然造成資源的極大浪費(fèi)，而檔案成果利用的方式應(yīng)該在于查詢，查詢也是檔案產(chǎn)業(yè)的生命線。只有通過海量的社會(huì)公開查詢才能充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的固有價(jià)值。
3. 房地產(chǎn)檔案公開查詢對(duì)房地產(chǎn)檔案工作有積極的推動(dòng)作用。首先，開展房地產(chǎn)權(quán)檔案的公開查詢工作，必然要求提高房地產(chǎn)權(quán)檔案整理、鑒定、保管工作的質(zhì)量，來滿足社會(huì)各方面利用房地產(chǎn)權(quán)檔案的需要。其次，房地產(chǎn)檔案公開查詢對(duì)檔案工作最有效最實(shí)際的宣傳。最后，房地產(chǎn)檔案公開查詢有利于檢驗(yàn)與反映本單位工作水平和檔案成果質(zhì)量。
三、房地產(chǎn)檔案查詢中應(yīng)該注意的問題。
1.處理好公開查詢與保密的關(guān)系。檔案保存的目的就是為了利用。從原則上講沒有什么檔案是不能利用的。但是，檔案不僅是可供利用的重要材料，還涉及部分秘密，我國憲法第13條規(guī)定：“國家保護(hù)公民的合法的收入、儲(chǔ)蓄、房屋和其他合法財(cái)產(chǎn)的所有權(quán)。國家依照法律規(guī)定保護(hù)公民的私有財(cái)產(chǎn)的繼承權(quán)”，因此，房地產(chǎn)檔案作為一個(gè)特殊的專業(yè)性檔案有其自身固有的保密性，因而在開展公開查詢的工作時(shí)，片面強(qiáng)調(diào)保密忽視利用不對(duì)，片面強(qiáng)調(diào)利用，不注意保密也不對(duì)。利用與保密，從根本上說是對(duì)立而又統(tǒng)一的，都是為了合理發(fā)揮房地產(chǎn)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。保密的目的，也是為了更好的利用。
2.加強(qiáng)制度建設(shè)，確保房地產(chǎn)檔案的有效查詢和安全保密。
貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國房地產(chǎn)管理法》、《中華人民共和國保密法》等有關(guān)法律法規(guī)，建立和完善以法律為基礎(chǔ)與本單位具體情況相結(jié)合的、切實(shí)可行的房地產(chǎn)檔案的管理和利用制度。并加大執(zhí)法力度，作好檔案的利用工作，又防止檔案的泄密和失密。
3.加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案從業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，做好房地產(chǎn)檔案的有效查詢和安全保密工作。在房地產(chǎn)檔案的公開查詢工作中，由于利用者來自不同的部門，素質(zhì)參差不齊，各自的利用目的不同，如若管理不善，容易造成檔案的泄密和失密，侵犯了產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，給單位和個(gè)人造成無法估量的損失。為此必須加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的法制教育和專業(yè)知識(shí)教育，培養(yǎng)他們依法、依規(guī)辦事的能力和分析、識(shí)別能力，使其具備房地產(chǎn)管理基礎(chǔ)知識(shí)，從而確保房地產(chǎn)檔案的有效查詢和安全保密。
4.利用現(xiàn)代化手段強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案的查詢利用和安全保密。利用信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享、方便檔案的查詢利用；同時(shí)也通過數(shù)據(jù)管理平臺(tái)對(duì)房地產(chǎn)檔案查詢的申請(qǐng)、審核、復(fù)核、數(shù)據(jù)發(fā)送等環(huán)節(jié)做到有據(jù)可查、有法可依，改變過去的經(jīng)驗(yàn)型管理方式，實(shí)現(xiàn)向科技型管理方式轉(zhuǎn)變。
1 房地產(chǎn)檔案分類原則
1.1 什么是房地產(chǎn)檔案
房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行政管理部，經(jīng)過一定手段將收集整理來的，文字材料、音像制品等能夠反映房屋、土地等現(xiàn)今的產(chǎn)權(quán)人及使用狀況的文件材料進(jìn)行建檔的行為。
1.2 依照用途進(jìn)行分類
在房地產(chǎn)檔案的分類過程中，可以依照房地產(chǎn)的用途來進(jìn)行分類。按照用途來對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類簡單來說，就是依照房地產(chǎn)的不同使用用途，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類，將相同用途的房地產(chǎn)檔案集中排列管理。這種方法在房地產(chǎn)檔案的分類工作中被頻繁利用。
1.3 依照產(chǎn)別進(jìn)行分類
依照房地產(chǎn)的產(chǎn)別來對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類整理，也是房地產(chǎn)檔案分類工作中常見的手段。其產(chǎn)別的性質(zhì)是由相關(guān)的房地產(chǎn)管理部門制定的，有其固定的硬性的標(biāo)準(zhǔn)。我們?cè)谶\(yùn)用產(chǎn)別進(jìn)行分類時(shí)，只需要按照規(guī)定先判斷其產(chǎn)別性質(zhì)，再將相同產(chǎn)別的房地產(chǎn)檔案進(jìn)行集中的排列整理，按其不同產(chǎn)別對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理和利用即可。
1.4 依照地域進(jìn)行分類
在房地產(chǎn)檔案的分類工作中也會(huì)運(yùn)用到按照地域進(jìn)行房地產(chǎn)檔案分類工作的情況。按照地域進(jìn)行放那個(gè)地產(chǎn)檔案分類，顧名思?x即根據(jù)房地產(chǎn)檔案內(nèi)容所反映的地域特征進(jìn)行分類的原則，在分類的過程中一般第一層都是按區(qū)域分布平面圖進(jìn)行劃分，第二層按照地域分布平面圈劃分，第三層按照街名、路名進(jìn)行劃分，之后按棟分開，再在每棟內(nèi)按照權(quán)屬和單元?jiǎng)澐帧?/p>
2 房地產(chǎn)檔案的利用
2.1 房地產(chǎn)檔案利用必要性
房地產(chǎn)檔案房產(chǎn)合理、合法擁有的有效憑證，它能合法的證明權(quán)利人與房屋、土地之間的權(quán)力關(guān)系。房地產(chǎn)檔案在實(shí)際運(yùn)用中是具有法律效力的，因此房地產(chǎn)檔案的來源必須要具備真實(shí)性和有效性，必須要有相應(yīng)的真實(shí)性保障，以確保房地產(chǎn)檔案能夠在我國的產(chǎn)權(quán)保險(xiǎn)體系中發(fā)揮效用，保證房地產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)保護(hù)和產(chǎn)權(quán)管理，能夠在合法合理的范圍內(nèi)有效進(jìn)行。
2.2 利用面窄、準(zhǔn)確性得不到保障
目前我國房地產(chǎn)行業(yè)的檔案利用，基本都是在本部門、本系統(tǒng)內(nèi)部運(yùn)用，并沒有擁有一個(gè)能夠面向外部、面向社會(huì)的機(jī)制。只在部門內(nèi)部運(yùn)用房地產(chǎn)檔案是一種資源的浪費(fèi)，再加上目前房地產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性得不到充分的保障，很有可能出現(xiàn)錯(cuò)記、漏記的現(xiàn)象，這樣一來不僅不能促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)的興旺發(fā)展，反而還會(huì)抑制房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，給我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展增加阻力。
2.3 房地產(chǎn)檔案工作人員良莠不齊
房地產(chǎn)檔案工作不僅僅是一份簡單的檔案整理工作，房地產(chǎn)檔案還是反應(yīng)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和房地產(chǎn)從屬關(guān)系的有效憑證，它是具有法律效力的，必須要保證它的真實(shí)性、延續(xù)性和有效性。為了減少房地產(chǎn)檔案工作的錯(cuò)誤率，房地產(chǎn)檔案的工作人員就必須要具備過硬的職業(yè)技能，減少自身的出錯(cuò)率，從而保障房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性。然而我國目前在房地產(chǎn)檔案的工作中，其工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)都有待提高。只有當(dāng)房地產(chǎn)檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)提高時(shí)，才能真正的從根本上促進(jìn)我國房地產(chǎn)事業(yè)的繁榮發(fā)展。
2.4 完善房地產(chǎn)檔案利用工作的側(cè)重點(diǎn)
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)是一個(gè)飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代了，我們?cè)诜康禺a(chǎn)檔案的利用上不能還僅僅是局限于過去的老眼光。要與時(shí)俱進(jìn)緊跟時(shí)代的潮流，完善網(wǎng)絡(luò)房地產(chǎn)檔案的更新工作，建立全面的完善的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一體化。能夠通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的共享，擴(kuò)大資源利用率。從而促進(jìn)房地產(chǎn)的開發(fā)與利用，推動(dòng)我國房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)繁榮昌盛。
3 房地產(chǎn)檔案的利用方向
3.1 利用房地產(chǎn)檔案管理房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系
我國房地產(chǎn)每天都會(huì)有大量的交易產(chǎn)生，這種權(quán)利的交易轉(zhuǎn)換顯示著房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的更迭變換。房地產(chǎn)檔案的開發(fā)利用是確定房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的直接的、有效的、合法的證明材料。房產(chǎn)、地產(chǎn)的買賣、交割、轉(zhuǎn)增、合并、裁決等情況能夠?qū)е路康禺a(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的變更。由于房地產(chǎn)檔案具有真實(shí)性和延續(xù)性，所以房地產(chǎn)檔案是最直接、最明顯且最易得的能夠證明房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的原始憑證，因此在房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的排列管理過程中，是絕對(duì)離不開房地產(chǎn)檔案的。
3.2 利用房地產(chǎn)檔案規(guī)范房地產(chǎn)市場行為
房地產(chǎn)業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的先導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，它的繁榮和發(fā)展又取決于規(guī)范的房地產(chǎn)市場的日益活躍，這些都要以明晰的房地產(chǎn)權(quán)利歸屬關(guān)系為前提。因此要想確保擁有一個(gè)穩(wěn)定的規(guī)范的房地產(chǎn)市場環(huán)境，使我國的房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)繼續(xù)繁榮，就必須要明確房地產(chǎn)檔案工作的重要性，保證其真實(shí)性和延續(xù)性，從而明確房地產(chǎn)權(quán)利歸屬關(guān)系，以便在必要時(shí)能夠有理有據(jù)有效的證明其真實(shí)性，從而規(guī)范房地產(chǎn)市場。
3.3 促進(jìn)房地產(chǎn)市場的經(jīng)濟(jì)發(fā)展
房地產(chǎn)市場的進(jìn)一步發(fā)展方向和經(jīng)濟(jì)評(píng)估的判定都離不開房地產(chǎn)檔案，房地產(chǎn)檔案可以反映出近幾年房地產(chǎn)市場的狀況，產(chǎn)權(quán)的更迭變換頻率和地域間的產(chǎn)權(quán)變更現(xiàn)象，能夠很好地反映出房地產(chǎn)發(fā)展熱度，和房地產(chǎn)地域性的差別，能夠準(zhǔn)確的判斷出房地產(chǎn)行業(yè)熱度中心地。從而令相關(guān)工作人員明確在接下來的工作中應(yīng)該具體針對(duì)哪些地區(qū)、那些現(xiàn)象實(shí)施相應(yīng)的促進(jìn)房地產(chǎn)市場經(jīng)濟(jì)的手段。
3.4 解決房地產(chǎn)交易糾紛
在房地產(chǎn)交易過程中很可能會(huì)產(chǎn)生糾紛，當(dāng)這種糾紛產(chǎn)生時(shí)就要有相關(guān)的依來判定，誰是正確的一方。并且這一依據(jù)必須要具備可信度，首先必需是真實(shí)的有效的，能夠清楚地反應(yīng)此房地產(chǎn)的權(quán)力從屬關(guān)系，并且要具備法律效力，不能是虛假的不真實(shí)的信息。那么房地產(chǎn)檔案正好符合這一要求，其具備真實(shí)性和延續(xù)性，真實(shí)的反映了房地產(chǎn)的從屬關(guān)系并且具有法律效力。是解決房地產(chǎn)交易糾紛的有效依據(jù)。
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案；房地產(chǎn)檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；自動(dòng)化；數(shù)字化檔案
目前，由于我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，房地產(chǎn)檔案越來越多，房地產(chǎn)管理部門管理方式相對(duì)滯后，積壓了大量歷史信息需要錄入，房地產(chǎn)檔案利用率相對(duì)較低。如何利用現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的新突破，已成為各地房地產(chǎn)管理部門急要解決的問題。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠快捷地查詢房地產(chǎn)檔案信息，緩解產(chǎn)權(quán)檔案管理利用等龐大的工作量，保證檔案查詢工作快速、高質(zhì)。因此實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的數(shù)字化，能夠提高檔案管理水平和利用質(zhì)量，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
1.房地產(chǎn)檔案概念及特點(diǎn)
1.1房地產(chǎn)檔案的概念
房地產(chǎn)檔案是指在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。
1.2房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)
1.2.1法律證據(jù)。
房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的、確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。由于房地產(chǎn)業(yè)已成為國民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)行為日益增多。諸如房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、抵押、繼承、查封、保全、評(píng)估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產(chǎn)檔案都將作為重要證據(jù)參與其中。
1.2.2動(dòng)態(tài)性。
造成房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性主要有兩個(gè)方面的原因：一是房地產(chǎn)本身發(fā)生了變化。例如房屋的狀況變動(dòng)，房屋被拆除產(chǎn)權(quán)滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產(chǎn)檔案的變化。包括房產(chǎn)測量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號(hào)方式的改變，房產(chǎn)交易造成房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移等。 房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性決定了必須對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，以保證房地產(chǎn)權(quán)利現(xiàn)狀的一致性和現(xiàn)勢性。
1.2.3數(shù)量巨大，使用頻繁。
房地產(chǎn)檔案是與房屋產(chǎn)權(quán)一一對(duì)應(yīng)的。也就是說有一份產(chǎn)權(quán)，就會(huì)存在一卷房地產(chǎn)檔案。因此，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量相當(dāng)大，部分大城市的房地產(chǎn)檔案數(shù)以百萬計(jì)。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，為辦理房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、繼承、抵押、查封、評(píng)估等正常業(yè)務(wù)而利用房地產(chǎn)檔案，大城市平均每年為3—6萬次，中等城市為l一3萬次，小城市為2千一1萬次。從總體上看，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量和利用量都非常大。
1.2.4區(qū)域壟斷性。
房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理的過程中處于對(duì)本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果不規(guī)范管理和開發(fā)利用，將直接影響本地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)乃至整個(gè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的穩(wěn)定。
2.房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)想
2.1應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的管理體系。
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化應(yīng)建立完整的產(chǎn)權(quán)認(rèn)證體系，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子檔案及GIs數(shù)據(jù)的一體化存儲(chǔ)管理和應(yīng)用集成，這是建立全方位房地產(chǎn)管理的難點(diǎn)和關(guān)鍵。在三者之間建立有效的數(shù)據(jù)連接和完整性、業(yè)務(wù)性規(guī)則的基礎(chǔ)之上，一方面可對(duì)權(quán)屬登記實(shí)施全程管理，充分保證產(chǎn)權(quán)認(rèn)證的準(zhǔn)確性、排他性、關(guān)聯(lián)性和制約性。另一方面，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)管理的地理空間可視化，建立和維護(hù)檔案的地理相關(guān)性，實(shí)現(xiàn)權(quán)屬界限精確管理。由此可以實(shí)現(xiàn)“圖-證-檔”一體化，達(dá)到圖檔結(jié)合，以圖管房的管理層面。
2.2應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。
與其它靜態(tài)的檔案不同。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)隨時(shí)因房地產(chǎn)權(quán)屬的異動(dòng)而發(fā)生變化，構(gòu)成一個(gè)動(dòng)態(tài)、面向業(yè)務(wù)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中內(nèi)置基于業(yè)務(wù)規(guī)則的動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，并為房地產(chǎn)測繪應(yīng)用和房地產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房地產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)讓、變更、抵押/查封、滅失等等）。動(dòng)態(tài)更新數(shù)字檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證數(shù)字檔案與房地產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的嚴(yán)格同步和一致。
2.3應(yīng)建立系統(tǒng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
建立數(shù)字化檔案。應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)和技術(shù)要求，訂立統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以指導(dǎo)具體工作的實(shí)施。如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內(nèi)容、掃描后在電腦中的保存格式等等，這是建檔的基礎(chǔ)，對(duì)以后提供利用時(shí)的效率和準(zhǔn)確度起著決定性的作用。
2.4應(yīng)建立開放性系統(tǒng)。
考慮到數(shù)字化檔案未來發(fā)展的需要以及其他房地產(chǎn)管理系統(tǒng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)集成和資源共享，系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)應(yīng)具有兼容性和可擴(kuò)展性。即可以包容不同廠家不同類型的先進(jìn)產(chǎn)品，便于升級(jí)換代，使整個(gè)系統(tǒng)可以隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷得到充實(shí)、完善和提高。
2.5應(yīng)建立系統(tǒng)安全體系。
計(jì)算機(jī)管理手段將帶來工作效率的提高。同時(shí)也對(duì)檔案安全管理提出了更高的要求，這包括計(jì)算機(jī)硬件、軟件、數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)等各方面的安全。因此，要做好服務(wù)器機(jī)房的配置，防火防雷措施到位，制定詳盡的責(zé)任制度、安全保密制度，完善權(quán)限的分級(jí)體系，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，對(duì)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)加密、解密，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等。
3.加快房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的建議
3.1開發(fā)完善的房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)
一般說來房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：（1）信息的存儲(chǔ)管理功能。（2）房籍信息的多種輸入功能。（3）信息的查詢檢索功能。（4）匯總統(tǒng)計(jì)分析功能。（5）信息共享功能。房籍信息不僅要考慮房管的縱向兼容，而且還應(yīng)與規(guī)劃與管理信息系統(tǒng)、市場信息等相關(guān)業(yè)務(wù)的橫向兼容，以實(shí)現(xiàn)信息的交換和共享。（6）信息更新功能。因?yàn)榉慨a(chǎn)信息是一種動(dòng)態(tài)信息，要隨租售、饋贈(zèng)、繼承等不斷變化，既要將舊信息入檔，又要跟上現(xiàn)實(shí)、保證準(zhǔn)確。（7）豐富的應(yīng)用程序功能。系統(tǒng)應(yīng)提供各種應(yīng)用程序，如各種圖件的迭加處理，基本數(shù)據(jù)的回歸分析，派生數(shù)據(jù)的生成，制圖等軟件。（8）各種輸出功能。信息能根據(jù)用戶的不同要求進(jìn)行輸出，如圖形、表冊(cè)、房屋面積，權(quán)屬證資料等的輸出。（9）系統(tǒng)維護(hù)功能。（10）系統(tǒng)應(yīng)具備保密制約的手段。
3.2房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理應(yīng)在總體規(guī)劃指導(dǎo)下，分階段有步驟地實(shí)施。
數(shù)字化過程必須充分考慮到房地產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的存量檔案和每年數(shù)量急增的新增檔案，分別規(guī)劃設(shè)計(jì)合理的建檔流程。對(duì)存量檔案，可考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔，以保證數(shù)字化檔案庫能在較短的時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生利用價(jià)值；新增檔案的數(shù)字化過程關(guān)鍵是不能影響日常正常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后、實(shí)物歸檔前進(jìn)行。
3.3加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的素質(zhì)
人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的第一資源和首要依托。房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。因此，檔案工作人員要相應(yīng)地調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，要求具有理論、文化、專業(yè)和科學(xué)技術(shù)等多種知識(shí)。其中尤為重要的是要全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，包括掌握檔案應(yīng)用理論知識(shí)、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案保護(hù)技術(shù)。房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。
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［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理
0引言
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)
目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。
2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)
2.1專業(yè)性和項(xiàng)目性
專業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動(dòng)中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。
2.2分散性和集中性
房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)過程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。
3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用
3.1在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用
數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢不會(huì)受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。
3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用
在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。
3.3在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用
隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來滿足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會(huì)使檔案統(tǒng)計(jì)工作無法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問題的困擾，通過將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效?？傊瑱n案統(tǒng)計(jì)工作，離不來數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。
3.4在檔案分析中的應(yīng)用
所謂檔案分析，是指通過對(duì)檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動(dòng)。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對(duì)于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。
4加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法
首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對(duì)管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿足時(shí)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對(duì)不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來障礙。總之，運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，只有通過對(duì)操作進(jìn)行規(guī)范、對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對(duì)檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠。可以建立設(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，還能夠在后期針對(duì)已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢和修改。
5結(jié)語
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無論是對(duì)于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加普遍，但同時(shí)也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。
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房地產(chǎn)登記，即房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記，它是國家為健全法制，加強(qiáng)城鎮(zhèn)房地產(chǎn)管理，依法確認(rèn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的法定手續(xù)。房地產(chǎn)登記時(shí)要對(duì)權(quán)利人、權(quán)利性質(zhì)、權(quán)屬來源、取得時(shí)間、變化情況和房地產(chǎn)面積、結(jié)構(gòu)、用途、價(jià)值、等級(jí)、坐落、坐標(biāo)、形狀等進(jìn)行記載，登記機(jī)關(guān)設(shè)置房地產(chǎn)登記冊(cè)，按編號(hào)對(duì)房地產(chǎn)登記事項(xiàng)作全面記載。據(jù)筆者所知，目前房地產(chǎn)登記大多以保存紙質(zhì)檔案為主，采用電子化備份還不夠普及，尤其是農(nóng)村房地產(chǎn)登記管理工作幾乎沒有實(shí)現(xiàn)電子化備份管理。
如今電子信息技術(shù)已經(jīng)非常先進(jìn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)日益普及，探討房地產(chǎn)檔案管理計(jì)算機(jī)備份、計(jì)算機(jī)檢索、計(jì)算機(jī)查詢對(duì)于保障房地產(chǎn)權(quán)益人的合法權(quán)益，保障房地產(chǎn)交易安全，促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)安全運(yùn)行，確保不發(fā)生美國式的次貸危機(jī)具有十分重要的意義。
一、傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理的弊端
我國古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊(cè)”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”，清代以后多用“檔案”，今統(tǒng)一稱作“檔案”。提到檔案，人們自然聯(lián)想到甲骨、金石、縑帛、簡冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等古董，尤其是紙質(zhì)檔案更是極其普遍。由于紙質(zhì)檔案本身原因，造成保管、查詢等一系列弊端，一旦遇到自然災(zāi)害極易造成滅失。
天災(zāi)容易造成重大損失，人們常說水火無情，一旦發(fā)生大火，紙質(zhì)檔案如果保管不當(dāng)極易損毀。歷史上發(fā)生的特大洪水，造成房倒屋塌，整個(gè)村鎮(zhèn)一掃而光的悲劇曾有發(fā)生。2008年5月12日汶川大地震造成的山河移位，滿目瘡痍，生離死別悲劇有多少珍貴的檔案資料被毀目前沒有權(quán)威的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
二、紙質(zhì)檔案文件易受腐蝕、脆化、破損、蟲蛀等
保存紙質(zhì)檔案文件的庫房難免會(huì)有灰塵。灰塵通過封閉的通風(fēng)口，不斷在庫里循環(huán)，有的通過柜子上的縫隙落在文物上?；覊m是微生物、寄生蟲繁殖時(shí)的掩護(hù)所，遇到適合的溫度和濕度就會(huì)破壞文物；灰塵常吸附酸性物質(zhì)、霉菌孢子，使紙張酸化、生霉等等，造成紙質(zhì)檔案破損。
三、紙質(zhì)檔案文件檢索查詢比較困難
以吉林省四平市為例，全市總?cè)丝?50萬，市區(qū)人口50萬，以3口之家來推算大約有十八萬家庭住戶，每戶一套房產(chǎn)至少要有18萬份房地產(chǎn)檔案需要保管，這些房地產(chǎn)要經(jīng)常進(jìn)行交易過戶，查詢檢索房地產(chǎn)檔案工作也很困難。
對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)施電子化備份，電子化檢索的好處。如今已經(jīng)進(jìn)入電子信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用日益普及，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用遍地開花，計(jì)算機(jī)告別了286、386已經(jīng)進(jìn)入多核時(shí)代。如今一臺(tái)普通的民用計(jì)算機(jī)比起80年代的大型計(jì)算機(jī)的處理能力都要強(qiáng)上幾百倍，甚至幾千倍，幾萬倍。強(qiáng)大的Internet網(wǎng)絡(luò)為人民群眾安裝了千里眼，順風(fēng)耳，足不出戶就能與世界任何角落的親友進(jìn)行溝通。為了適應(yīng)電子信息化發(fā)展需要，國家曾經(jīng)建設(shè)了十幾個(gè)金字號(hào)的信息化工程，如金稅、金盾、金保等等。那么房地產(chǎn)信息化管理是否也應(yīng)該盡快提上日程呢？吉林省四平市在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理、數(shù)字化備份方面進(jìn)行了有益的嘗試，配備計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)、編制管理軟件，從房地產(chǎn)登記開始，對(duì)所有檔案文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案分別保管，紙質(zhì)存檔，電子化備份，實(shí)現(xiàn)檢索、查詢電子化管理，極大地提高了工作效率，受到人民群眾的普遍歡迎。
（一）提高安全性
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理、數(shù)字化備份能夠有效防止天災(zāi)人禍造成的損失。房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)化存儲(chǔ)的弊端是顯而易見的，實(shí)施數(shù)字化管理、數(shù)字化備份提高了房地產(chǎn)檔案的安全系數(shù)，確保一旦遭遇天災(zāi)人禍檔案不能全部滅失。
（二）便于保存
由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)日新月異，存儲(chǔ)容量得到極大的提高，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理、數(shù)字化備份所占用的磁盤空間得到極大的拓展，保存圖片文件，文字文件，影像、影音文件易如反掌。
關(guān)鍵詞：房企；檔案管理系統(tǒng)；建設(shè)；分析
中圖分類號(hào)：F293.33文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào):
1、建設(shè)背景
房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理是企業(yè)諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內(nèi)容涵蓋了企業(yè)內(nèi)的文書檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業(yè)開發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長，在開發(fā)過程中形成的資料多；特別是其關(guān)聯(lián)和涉及的專業(yè)、部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此使企業(yè)對(duì)工程檔案的有效管理成為必要。
《建設(shè)部關(guān)于認(rèn)真貫徹國務(wù)院第279號(hào)令和建設(shè)部第78號(hào)令切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號(hào)）文中指出，工程檔案是工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對(duì)于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工作領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項(xiàng)目初期的報(bào)建資料、工程預(yù)算；項(xiàng)目中期的施工現(xiàn)場記錄；項(xiàng)目后期的竣工資料、工程結(jié)算以及項(xiàng)目的銷售合同等。
目前常規(guī)的操作方式是，施工方的資料員在項(xiàng)目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個(gè)部門各個(gè)技術(shù)人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對(duì)資料不熟悉，一些需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的單證，終因難以召回當(dāng)事人，拖延資料整理的進(jìn)度。
鑒于上述原因，我們引入房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)每個(gè)項(xiàng)目委派檔案管理員，對(duì)工程檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，使得房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的搭建構(gòu)想
從2010年起，試圖構(gòu)建一個(gè)以工程檔案管理為主，覆蓋房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部所有類型檔案，縱向是從工程立項(xiàng)開始直到項(xiàng)目竣工銷售結(jié)束為止的，綜合檔案管理的系統(tǒng)。做到所有數(shù)據(jù)由一線資料員實(shí)時(shí)錄入，由公司檔案管理員進(jìn)行組卷入庫的管理操作。同時(shí)入庫的檔案資料對(duì)公司各級(jí)人員按權(quán)限進(jìn)入開放利用。
3、什么是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是建立在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)，提供數(shù)據(jù)訪問、交換與互操作能力，并通過這個(gè)平臺(tái)，為企業(yè)內(nèi)部檔案建設(shè)、管理利用提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。
3.1房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺(tái)提供給一線檔案管理員，實(shí)時(shí)錄入已形成的工程資料；可實(shí)現(xiàn)多客戶端同時(shí)錄入。
3.1.2保存價(jià)值的資料在此平臺(tái)上，進(jìn)行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號(hào)入庫服務(wù)。
3.1.4檔案利用：根據(jù)員工所在職位的權(quán)限，瀏覽對(duì)應(yīng)開放的檔案，并提拱利用服務(wù)。
3.2實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)
該系統(tǒng)的應(yīng)用就是要改變工程檔案傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，保證了工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統(tǒng)的“文件管理”，各部門一線的資料員根據(jù)工程施工的進(jìn)度，時(shí)實(shí)的將施工資料按項(xiàng)目名稱及標(biāo)段進(jìn)行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統(tǒng)。
3.2.2 公司的檔案管理員對(duì)“文件管理”中一線資料員錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，對(duì)于具有保存價(jià)值的資料進(jìn)行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個(gè)施工結(jié)點(diǎn)，如一個(gè)標(biāo)段結(jié)束時(shí)，一線資料員將紙質(zhì)檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質(zhì)檔案與系統(tǒng)中“檔案管理”內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一核對(duì)，帳實(shí)統(tǒng)一后，進(jìn)行檔案的入庫管理，為紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)入庫，同時(shí)在系統(tǒng)中“檔案保管”內(nèi)為每條數(shù)據(jù)錄入紙質(zhì)檔案在檔案庫房內(nèi)的存放位置。
3.2.4經(jīng)過入庫管理的檔案可以開放給公司內(nèi)部人員利用，公司人員根據(jù)自己的崗位、級(jí)別擁有不同的利用權(quán)限，因工作原因需要超出自己權(quán)限利用檔案的，可以通過系統(tǒng)的“檔案利用”向公司檔案員申請(qǐng)檔案使用，利用申請(qǐng)會(huì)經(jīng)過該檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據(jù)審批意見，對(duì)該檔案進(jìn)行開放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動(dòng)權(quán)，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補(bǔ)齊資料，而影響了工程的竣工驗(yàn)收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結(jié)算問題，施工方常?？蹓汗こ虣n案，影響檔案移交，導(dǎo)致無法竣工驗(yàn)收?，F(xiàn)在，使用了檔案管理系統(tǒng)，房地產(chǎn)公司從工程初期就有資料員介入，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，增強(qiáng)了主動(dòng)性。
3.3.2過去由于房地產(chǎn)公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時(shí)間。
3.3.3檔案系統(tǒng)中文書檔案及會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用
房地產(chǎn)企業(yè)除了工程檔案外，還有企業(yè)內(nèi)部的文書檔案以及會(huì)計(jì)檔案，因此該系統(tǒng)還附加了另外兩個(gè)端口，提供給行政及財(cái)務(wù)部門使用。
文書檔案可以通過系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的收發(fā)文、合同進(jìn)行掃描上傳，方便查詢利用。會(huì)計(jì)的憑證、帳本、報(bào)表等檔案，也可通過系統(tǒng)進(jìn)行管理及利用。
4、 結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用；檔案管理；房地產(chǎn)行業(yè)
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的當(dāng)下，房地產(chǎn)行業(yè)增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關(guān)企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關(guān)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展相關(guān)檔案管理工作得到了一個(gè)滿意的解決方案，現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數(shù)字化技術(shù)同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數(shù)字化技術(shù)還具有一定的智能化特點(diǎn)，可以以較高的效率處理相關(guān)數(shù)據(jù)文檔，基于網(wǎng)絡(luò)還可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)有關(guān)方面的信息交流，進(jìn)一步提升管理效率，提升房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會(huì)發(fā)展的需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)
用所注意的事項(xiàng)目前房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量的運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我們帶來了很多的便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)的做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，進(jìn)一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關(guān)檔案的真實(shí)性也是檔案管理的重要組成部分，對(duì)于檔案而言其本身最基本的特征就是真實(shí)性。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強(qiáng)，防止有關(guān)人員借檔案管理數(shù)字化之便，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行更改，進(jìn)一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強(qiáng)在該方面的監(jiān)管力度要堅(jiān)決杜止此類行為。檔案數(shù)字化管理的根本目的在于提升數(shù)據(jù)管理的便捷程度，在檔案數(shù)據(jù)化管理的過程中相關(guān)管理者要注意不斷提升數(shù)據(jù)使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)管理者的使用需求，還要進(jìn)一步滿足普通用戶的使用需求。數(shù)據(jù)的處理不能局限于管理，還要不斷提升數(shù)據(jù)內(nèi)容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感。
2房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理目前所面臨的問題
當(dāng)前我國有關(guān)檔案數(shù)字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理智能化，增強(qiáng)了相關(guān)檔案管理的安全性和便捷度。但是一個(gè)事物的發(fā)展是長期的，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問題需要我們解決。首先在檔案數(shù)字化管理的過程中相關(guān)檔案的搜集存儲(chǔ)還存在不少問題，在相關(guān)信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導(dǎo)致相關(guān)資料的錯(cuò)誤性，這會(huì)讓信息的真實(shí)性降低，進(jìn)一步降低數(shù)字化管理的可信賴程度。此外相關(guān)的檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，服務(wù)單一，很難滿足消費(fèi)者漸漸增長的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關(guān)管理工作的進(jìn)行，還將令相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)受損導(dǎo)致很多服務(wù)的開展能力低，進(jìn)一步限制相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化開展的同時(shí)企業(yè)的相關(guān)人才結(jié)構(gòu)很難滿足企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的需要，相關(guān)技術(shù)能力還有待提升。相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，積極培養(yǎng)相關(guān)人才，增強(qiáng)管理者的管理能力和技術(shù)水平，進(jìn)一步促使相關(guān)管理人員能夠更好的進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)檔案處理的關(guān)系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進(jìn)行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式而言所受的約束條件相對(duì)較少，但是錄入方式相對(duì)較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數(shù)字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，而面對(duì)房地產(chǎn)之一信息量和數(shù)據(jù)量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯(cuò)誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內(nèi)容的真實(shí)性極有可能得不到保證。所以相關(guān)管理者在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化管理的過程中還應(yīng)當(dāng)注意保留相關(guān)的原始文件，以便于相關(guān)管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。
3房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用策略和方法
在房地產(chǎn)管理數(shù)字化日漸興起的當(dāng)下，做好管理工作不應(yīng)僅僅停留在房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關(guān)公司應(yīng)當(dāng)借助檔案管理數(shù)字化的契機(jī)，進(jìn)一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數(shù)字化、信息化人才，積極吸收相關(guān)專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時(shí)展的需求。在檔案管理方面，相關(guān)部門要依據(jù)信息的內(nèi)容作出合理的劃分，依據(jù)信息內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案信息保存處理方案，進(jìn)一步保證相關(guān)信息的安全程度，防止相關(guān)信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)營造良好的信息安全環(huán)境，建立相應(yīng)的安全保護(hù)制度和應(yīng)急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時(shí)在企業(yè)信息遭到破壞時(shí)可以將損失降到最低。對(duì)于檔案管理數(shù)字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對(duì)于公司的全局包括人員、設(shè)備、以及硬件的運(yùn)用都應(yīng)當(dāng)作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護(hù)外部環(huán)境的安全的保護(hù)，包括相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災(zāi)害、防護(hù)措施的管理等方面。應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理是一項(xiàng)很大的工程，包括操作安全管理、操作權(quán)限管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等。進(jìn)一步從技術(shù)上防止相關(guān)數(shù)字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數(shù)據(jù)化管理的同時(shí)，相關(guān)管理者還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)相關(guān)信息原件的保護(hù)，建立相應(yīng)的檔案室，配備專門人員保護(hù)這些信息。嚴(yán)格限制有關(guān)人員對(duì)檔案的獲取，防止相關(guān)檔案被篡改，進(jìn)一步保證相關(guān)檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，建立相應(yīng)的檔案室保護(hù)相應(yīng)的檔案原件也是防止數(shù)字化檔案出錯(cuò)的有效方法，方便在有關(guān)數(shù)字化數(shù)據(jù)出錯(cuò)時(shí)可以找到相關(guān)原件進(jìn)行更改和查詢。
4結(jié)束語
總而言之，建立一個(gè)完善并且安全程度高的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個(gè)漫長的過程，在這個(gè)過程當(dāng)中會(huì)遇到各式各樣的問題，還將會(huì)有越來越多的挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營管理者要做好充分的打算面對(duì)這一過程中的困難。要不斷積累自身經(jīng)驗(yàn)同時(shí)加強(qiáng)與同行業(yè)企業(yè)的相關(guān)合作，積極探索同相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對(duì)在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)控，最大限度的降低存在的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)，保障企業(yè)及用戶的信息安全。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶給了房地產(chǎn)業(yè)管理現(xiàn)代化的機(jī)會(huì)，相關(guān)部門要利用好這一機(jī)會(huì)加快內(nèi)部系統(tǒng)檔案管理的升級(jí)，加快檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部升級(jí)，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的內(nèi)部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關(guān)制度設(shè)施，建立有利于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的長效機(jī)制，將數(shù)字化的有效成果充分運(yùn)用在房地產(chǎn)管理上來，將科技成果真正運(yùn)用社會(huì)發(fā)展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心
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關(guān)鍵詞 ： 房地產(chǎn)檔案；檔案信息化 ； 措施；
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步入了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。
近些年來，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和廣大群眾法制觀念的不斷提高，涉及到房產(chǎn)方面的民事案件和刑事案件不斷增多，因而，隨之發(fā)生的房產(chǎn)檔案能否公開查閱問題擺在我們面前。房產(chǎn)檔案能否面向社會(huì)，允許公開查閱？贊成者有之，反對(duì)者亦有之。
雖然目前房地產(chǎn)檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。檔案資料是解決民事糾紛有效的原始依據(jù)。
另一方面，當(dāng)事人在進(jìn)行權(quán)屬登記時(shí)，已經(jīng)把自己的相關(guān)證據(jù)提交給了權(quán)屬登記部門，當(dāng)自己的合法權(quán)益受到損害或威脅時(shí)，完全有理由提出要求，由行政管理部門再次提供原始資料，為產(chǎn)權(quán)人提供相關(guān)的法律服務(wù)，房產(chǎn)檔案資料應(yīng)是“取之于民，用之于民”。
再次，某些特殊案件，由檢查機(jī)關(guān)、紀(jì)檢委立案，涉及干部貪污受賄，非法占有房產(chǎn)等方面的問題，也必須從產(chǎn)權(quán)歸屬方面取得證據(jù)才能定論，如果不允許查閱，就無法核實(shí)定論。因此，從黨風(fēng)廉政建設(shè)、刑事案件的偵破取證角度考慮，房產(chǎn)檔案應(yīng)該允許有特定職能的部門查閱。
房產(chǎn)檔案資料是舊城改造、開發(fā)企業(yè)投資決策的基本依據(jù)，應(yīng)該為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。
一、強(qiáng)化房產(chǎn)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平
客觀上對(duì)房產(chǎn)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，從事房產(chǎn)檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)與其它單位的檔案人員更單一。為達(dá)到房產(chǎn)檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進(jìn)行一次正規(guī)的培訓(xùn)、講解了房產(chǎn)檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。
二、通過開發(fā)利用房產(chǎn)檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好房產(chǎn)檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存房產(chǎn)檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作。房產(chǎn)檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我國在近幾年來實(shí)施電腦化管理、將房產(chǎn)檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，每當(dāng)業(yè)務(wù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了房產(chǎn)檔案的完整性，促使房產(chǎn)檔案管理更上新臺(tái)階。
三、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是房產(chǎn)檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明、層層把關(guān)。都能保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
四、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理
長期以來、我們對(duì)房產(chǎn)檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)、沒有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。
五、掌握房產(chǎn)檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道
從實(shí)際情況看、房產(chǎn)檔案是比較復(fù)雜的。它分類為九大部分，從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來說層次不齊。建設(shè)用地類的報(bào)批經(jīng)歷時(shí)間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證房產(chǎn)檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
六、制定規(guī)范，及時(shí)立卷
制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。
由于檔案需長期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。
七、保存雙套檔案
第二條本辦法適用于城市規(guī)劃區(qū)國有土地范圍內(nèi)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理。
第三條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分。
第四條國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全國城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作；
省、自治區(qū)人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作。
直轄市、市、縣人民政府房地產(chǎn)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的具體管理工作。
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理業(yè)務(wù)上受同級(jí)城建檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條市（縣）人民政府房地產(chǎn)行政主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的需要，建立房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，健全工作制度，配備必要的安全保護(hù)設(shè)施，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
第六條從事房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的工作人員經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)后，方可上崗。
第二章房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和歸檔
第七條房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料的收集、整理、歸檔制度。
第八條下列文件材料屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的歸檔范圍：
一、房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件:
（一）房地產(chǎn)權(quán)利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人人的身份證明、授權(quán)委托書等；
（二）建設(shè)工程規(guī)劃許可證，建設(shè)用地規(guī)劃許可證，土地使用權(quán)證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補(bǔ)償安置協(xié)議書，聯(lián)建或者統(tǒng)建合同，翻改擴(kuò)建及固定資產(chǎn)投資批準(zhǔn)文件，房屋竣工驗(yàn)收有關(guān)材料等；
（三）房地產(chǎn)買賣合同書、房產(chǎn)繼承書、房產(chǎn)贈(zèng)與書、房產(chǎn)析產(chǎn)協(xié)議書、房產(chǎn)交換協(xié)議書、房地產(chǎn)調(diào)撥憑證、有關(guān)房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級(jí)批件、有關(guān)房產(chǎn)的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等；
（四）設(shè)定房地產(chǎn)他項(xiàng)權(quán)利的有關(guān)合同、文件等。
二、房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖；房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。
三、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請(qǐng)書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請(qǐng)表、房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等。
四、反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等。
五、其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊(cè)、表、卡等。
第九條每件（宗）房地產(chǎn)權(quán)屬登記工作完成后，權(quán)屬登記人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將整理好的權(quán)屬文件材料，經(jīng)權(quán)屬登記負(fù)責(zé)人審查后，送交房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)立卷歸檔。任何單位和個(gè)人都不得將房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料據(jù)為已有或者拒不歸檔。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止歸檔。
第十條歸檔的有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的資料，應(yīng)當(dāng)是原件；原件已存城市建設(shè)檔案館或者經(jīng)房地產(chǎn)管理部門批準(zhǔn)認(rèn)定的，可以是復(fù)印、復(fù)制件。復(fù)印、復(fù)制件應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人與原件校對(duì)、簽章，并注明校對(duì)日期及原件的存放處。
第十一條歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬資料，應(yīng)當(dāng)做到書寫材料合乎標(biāo)準(zhǔn)、字跡工整、內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合檔案保護(hù)的要求。
第十二條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定對(duì)歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不予歸檔。
第十三條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行登記、整理、分類編目、劃分密級(jí)、編制檢索工具。
第十四條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以丘為單元建檔。丘號(hào)的編定按照國家《房產(chǎn)測量規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十五條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷。卷內(nèi)文件排列，應(yīng)當(dāng)按照房地產(chǎn)權(quán)屬變化、產(chǎn)權(quán)文件形成時(shí)間及權(quán)屬文件主次關(guān)系為序。
第十六條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)掌握房地產(chǎn)權(quán)屬變化情況，及時(shí)補(bǔ)充有關(guān)權(quán)屬檔案材料，保持房地產(chǎn)權(quán)屬檔案與房地產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的一致。
第十七條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)屬檔案管理的有關(guān)規(guī)定，不得擅自修改房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。確需變更和修改的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)房地產(chǎn)權(quán)屬登記機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，按照規(guī)定程序進(jìn)行。
第十八條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，定期檢查和鑒定。對(duì)破損或者變質(zhì)的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)；檔案毀損或者丟失，應(yīng)當(dāng)采取補(bǔ)救措施。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何借口擅自銷毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。
第十九條保管房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)配備符合設(shè)計(jì)規(guī)范的專用庫房，并按照國家《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》實(shí)施管理。
第二十條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)、新設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第二十一條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)密切聯(lián)系，加強(qiáng)信息溝通，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。
第二十二條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的交接手續(xù)。
第二十三條房屋自然滅失或者依法被拆除后，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)自檔案整理歸檔完畢之日起15日內(nèi)書面通知城市建設(shè)檔案館。
第三章房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理
第二十四條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)有的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，及時(shí)為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)等各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
第二十五條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案管理的保密規(guī)定，防止房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的散失、泄密；定期對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的密級(jí)進(jìn)行審查，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)調(diào)整密級(jí)。
第二十六條查閱、抄錄和復(fù)制房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，并登記備案。
涉及軍事機(jī)密和其他保密的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，以及向境外團(tuán)體和個(gè)人提供的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)按照國家安全、保密等有關(guān)規(guī)定保管和利用。
第二十七條向社會(huì)提供利用房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，可以按照國家有關(guān)規(guī)定，實(shí)行有償服務(wù)。
第四章法律責(zé)任
第二十八條有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府房地產(chǎn)行政主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：
（一）損毀、丟失房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（三）涂改、偽造房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（五）違反本辦法第九條規(guī)定，不按照規(guī)定歸檔的；
（六）檔案管理工作人員，造成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案損失的。
第二十九條違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及本辦法的規(guī)定，造成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案損失的，由縣級(jí)以上人民政府房地產(chǎn)行政主管部門根據(jù)損失檔案的價(jià)值，責(zé)令賠償損失。
第三十條有下列行為之一的，按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定處罰：
（一）在利用房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的過程中，損毀、丟失、涂改、偽造房地產(chǎn)權(quán)屬檔案或者擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（二）企事業(yè)組織或者個(gè)人擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的。
第五章附則
第三十一條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、編制、經(jīng)費(fèi)，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作人員的職稱、獎(jiǎng)懲辦法等參照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)交易檔案 功能 利用 社會(huì)化服務(wù)
中圖分類號(hào)：F293.33 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914（2012）02-246-02
房地產(chǎn)交易檔案是房地產(chǎn)管理的重要組成部分，是房地產(chǎn)權(quán)屬管理的前提和基礎(chǔ)。隨著房地產(chǎn)市場的不斷發(fā)展和完善，房地產(chǎn)交易已成為房地產(chǎn)管理的重心，對(duì)于預(yù)測房地產(chǎn)市場的走向、制定房地產(chǎn)調(diào)控政策、規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)屬管理、建立統(tǒng)一有序健康的房地產(chǎn)市場體系等方面，都有著十分重要的作用和影響。如何充分發(fā)揮房地產(chǎn)交易檔案的多重功能、提升其社會(huì)化服務(wù)水平，是當(dāng)前房地產(chǎn)交易檔案管理工作中的一個(gè)重要課題。筆者結(jié)合多年的工作實(shí)踐，談些看法和意見。
一、對(duì)房地產(chǎn)交易檔案多重功能的定位
房地產(chǎn)交易檔案與其它類別的檔案一樣，具有著檔案的基本功能：
1.保管作用。通過收集、整理、歸類、裝訂，把分散、零亂的各種資料，集中統(tǒng)一管理，具有一定的保密性。
2.鑒證作用。通過查閱、復(fù)制檔案，可以對(duì)某一事件、某一物品的有關(guān)情況，提供其真實(shí)存在或歸屬的證明。
3.編研作用。通過對(duì)檔案所反映的內(nèi)容進(jìn)行分類整理、分析研究，形成對(duì)曾經(jīng)發(fā)生過的事情的正確認(rèn)識(shí)，對(duì)以后類似事情有引導(dǎo)、規(guī)范特別是借鑒作用。
同樣，任何類別的檔案，由于其自身內(nèi)容和性質(zhì)的不同，也必然會(huì)在基本功能的基礎(chǔ)上有延伸，形成自身獨(dú)特的功能。就房地產(chǎn)交易檔案而言，其功能也是多重的。主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：
1.對(duì)房地產(chǎn)權(quán)利人交易行為的保護(hù)功能。房地產(chǎn)交易是依法依規(guī)、按權(quán)利人的真實(shí)意愿進(jìn)行的，其交易行為受法律保護(hù)，交易完成后各種資料統(tǒng)一歸檔保管，既使權(quán)利人的交易資料得到安全管理，又為權(quán)利人提供一定程度的保密服務(wù)，是國家和政府主管部門對(duì)權(quán)利人合法權(quán)益的有效保護(hù)。
2.對(duì)房地產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益的鑒證功能。當(dāng)權(quán)利人的房地產(chǎn)權(quán)屬受到他人的質(zhì)疑、侵害或形成糾紛時(shí)，房地產(chǎn)交易檔案可提供具有法律效力的原始憑據(jù)；當(dāng)權(quán)利人的房地產(chǎn)用于質(zhì)抵、擔(dān)保、融資或是轉(zhuǎn)讓時(shí)，房地產(chǎn)交易檔案可提供合法的權(quán)益證明。同時(shí)，也可以為司法、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)辦案提供有力的佐證。
3.對(duì)房地產(chǎn)交易雙方乃至更大范圍提供的服務(wù)功能。在房地產(chǎn)交易之前，交易雙方可先行對(duì)擬交易的房地產(chǎn)的有關(guān)政策和權(quán)屬情況進(jìn)行了解、查詢或復(fù)制有關(guān)資料，為順利實(shí)現(xiàn)交易奠定良好基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)在保護(hù)權(quán)利人隱私的前提下，通過一定的信息平臺(tái)，為更大范圍的人群提供房地產(chǎn)交易檔案公開查詢的服務(wù)。
4.對(duì)房地產(chǎn)交易市場動(dòng)態(tài)的監(jiān)測功能。房地產(chǎn)交易量大小，反映了市場的活躍程度。某一類房地產(chǎn)（如集資房、二手房等）交易的突顯或低迷，反映了某一類房地產(chǎn)在政策調(diào)控下的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)；房地產(chǎn)抵押量的多少，則反映了金融政策的變化。通過對(duì)房地產(chǎn)交易檔案作統(tǒng)計(jì)分析，可以對(duì)市場運(yùn)行作調(diào)整，對(duì)于制定房地產(chǎn)發(fā)展宏觀政策和規(guī)范房地產(chǎn)市場有著重要的決策參考作用。
二、目前房地產(chǎn)交易檔案利用中的主要癥結(jié)
隨著房地產(chǎn)交易檔案管理的不斷規(guī)范，檔案利用也有了一定的基礎(chǔ)。但是，就房地產(chǎn)交易檔案的功能發(fā)揮，特別是社會(huì)化服務(wù)水平而言，還存在著不少問題和很大差距。主要表現(xiàn)為：
1.缺乏統(tǒng)一的檔案利用規(guī)范要求。盡管住建部門實(shí)行了房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化考核，但仍然偏重于管理，突顯的是“保管作用”和“保護(hù)功能”，對(duì)檔案的利用則缺乏剛性要求。比如，既講公開查詢又講要保密，但沒有具體明確的類別和范圍；具體到一宗交易行為，哪些應(yīng)保密、哪些可當(dāng)事雙方查詢、哪些可供公開查詢、哪些可供司法機(jī)關(guān)人員和紀(jì)檢監(jiān)察部門查詢或復(fù)制，沒有具體的規(guī)定；再者，查詢、復(fù)制的無償提供與有償服務(wù)如何區(qū)分界限，也沒有統(tǒng)一的規(guī)定。
2.缺乏對(duì)房地產(chǎn)市場的動(dòng)態(tài)監(jiān)測。房地產(chǎn)市場的運(yùn)行是否良好，直接反映在交易檔案上。但從目前房地產(chǎn)市場的監(jiān)測內(nèi)容和方式看，主要是看商品房銷售價(jià)格，很少有人從房地產(chǎn)交易檔案方面作分析；調(diào)控房地產(chǎn)政策更多的是依賴于行政措施，從交易市場反映的內(nèi)在規(guī)律作分析不夠深入。事實(shí)上，也沒有賦予檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的職能，更不用說建立動(dòng)態(tài)監(jiān)測機(jī)制和信息平臺(tái)。
3.缺乏提供社會(huì)化服務(wù)的平臺(tái)。服務(wù)是雙向的，你能提供哪些服務(wù)、我需要你提供哪些服務(wù)，有了交流互通的平臺(tái)，服務(wù)才能有針對(duì)性、有實(shí)際作用?，F(xiàn)在房地產(chǎn)交易檔案服務(wù)的社會(huì)化程度很低，主要就是交易雙方辦手續(xù)時(shí)查閱、復(fù)制有關(guān)資料，出于保密考慮其他人不能查詢，提供的信息量很少，沒有能與房屋買賣、租賃等中介服務(wù)融合形成一個(gè)大的平臺(tái)。
4.缺乏與土地交易檔案的有效整合。現(xiàn)行管理體制下，在一些較大城市和土地房屋統(tǒng)一管理的地方，房地產(chǎn)交易是整體進(jìn)行的，但在中小城市，房產(chǎn)與土地整體交易嚴(yán)重受阻，房產(chǎn)交易與土地交易是由不同的管理部門負(fù)責(zé)的，各自按本身的交易程序進(jìn)行，形成各自的交易檔案，把本不應(yīng)分割的一宗房地產(chǎn)人為分割，各自所管理的交易檔案都不能反映出該宗房地產(chǎn)的全部交易內(nèi)容，更談不上發(fā)揮交易檔案的功能和作用。
三、提升房地產(chǎn)交易檔案社會(huì)化服務(wù)水平的現(xiàn)實(shí)途徑
著眼于房地產(chǎn)交易檔案的功能定位，分析目前房地產(chǎn)交易檔案管理和利用中的癥結(jié)，得出的結(jié)論是：必須充分發(fā)揮房地產(chǎn)交易檔案的多重功能，從而提升其社會(huì)化服務(wù)水平。筆者認(rèn)為，目前應(yīng)選擇和積極探索的途徑主要有以下幾個(gè)方面：
1.應(yīng)盡快制定實(shí)施統(tǒng)一的房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范。堅(jiān)持“管用并重、服務(wù)社會(huì)”的方針和“保護(hù)中利用、利用中提升”的指導(dǎo)思想，由省級(jí)以上制定并實(shí)施房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范。應(yīng)把握的原則：一是安全保密的原則。利用檔案必須在保護(hù)權(quán)利人隱私的前提下進(jìn)行，不得泄露權(quán)利人個(gè)人信息。二是分類界定的原則。應(yīng)在規(guī)范中明確哪些檔案、哪些內(nèi)容可逐級(jí)公開，哪些數(shù)據(jù)應(yīng)定期向社會(huì)公布，哪些檔案的查詢或復(fù)制是有償服務(wù)。三是權(quán)責(zé)法定的原則。應(yīng)當(dāng)明確對(duì)于權(quán)利人或交易雙方而言，涉及本人房地產(chǎn)權(quán)屬的內(nèi)容，可以隨時(shí)或多次有償或無償查閱，對(duì)于司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門可憑有效證明調(diào)閱檔案；對(duì)于其他人憑有效證件可查閱無特定權(quán)利人的檔案。目的就是，讓查閱檔案成為查閱人的一種法定權(quán)利，提供檔案成為檔案管理部門的一種法定義務(wù)。四是方便快捷的原則。設(shè)定的檔案查閱或復(fù)制等利用程序，應(yīng)便民利民、高效快捷，提高檔案利用效益。
2.應(yīng)抓緊建立完善統(tǒng)一的房地產(chǎn)交易動(dòng)態(tài)監(jiān)測和信息平臺(tái)。立足于建立安全、全面、準(zhǔn)確、及時(shí)、開放的房地產(chǎn)交易檔案信息管理系統(tǒng)，寓保護(hù)、鑒證、監(jiān)測、服務(wù)功能于一體，面向社會(huì)提供更全面、更及時(shí)的服務(wù)。具體來說：一是對(duì)房地產(chǎn)交易檔案進(jìn)行全息掃描。在交易申請(qǐng)受理時(shí)，即把申請(qǐng)人提供的各種資料進(jìn)行掃描，辦理中形成的審核資料和辦理后提交的成果資料同步掃描，在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，完成電子檔案的建立。二是建立房地產(chǎn)交易檔案電子信息庫。對(duì)交易檔案進(jìn)行分類歸檔、電子編目，并吸納房地產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查測量圖形成果，實(shí)現(xiàn)坐標(biāo)定位、圖庫一致。三是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)交易檔案公開查詢。根據(jù)房地產(chǎn)交易檔案利用規(guī)范的有關(guān)程序和要求，查閱人通過登陸系統(tǒng)網(wǎng)站查閱有關(guān)資料，屬有償服務(wù)的付費(fèi)后可下載。四是實(shí)行房地產(chǎn)交易信息定期制度。對(duì)逐日交易情況進(jìn)行，對(duì)每月、每季、每年交易情況進(jìn)行分析，定期分析報(bào)告。同時(shí)，可對(duì)某一類房地產(chǎn)交易進(jìn)行專題分析，為交易雙方以及房地產(chǎn)主管部門提供決策參考依據(jù)。
3.應(yīng)逐步建立和推行統(tǒng)一的房產(chǎn)與土地交易協(xié)調(diào)機(jī)制。從目前房地產(chǎn)管理體制的現(xiàn)狀出發(fā)，因地制宜，逐步推進(jìn)。比較穩(wěn)妥的辦法有：一是強(qiáng)化前置要件審查。嚴(yán)格按房地產(chǎn)管理法的要求，規(guī)范房產(chǎn)和土地登記程序，堅(jiān)決制止和懲處不依法定程序登記發(fā)證行為，杜絕房產(chǎn)部門不管土地是否登記、土地部門不管房產(chǎn)是否登記現(xiàn)象，該哪個(gè)部門先登記的，后登記的部門必須作為強(qiáng)制性要件，否則不得登記。二是試點(diǎn)實(shí)行房產(chǎn)與土地登記聯(lián)合會(huì)審辦法。由同級(jí)政府行文明確，由先受理申請(qǐng)的部門作為牽頭單位，另一部門作為協(xié)辦單位，共同參與審核、共同勘測繪圖、共同報(bào)請(qǐng)同級(jí)政府審批、同時(shí)頒發(fā)兩證。這樣既方便了辦事群眾，也各自保管了完整的房地產(chǎn)檔案。三是逐步實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易與土地交易的聯(lián)網(wǎng)。在同級(jí)政府的統(tǒng)籌下，按照“數(shù)據(jù)共享、平臺(tái)共建”的原則，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易與土地交易的網(wǎng)上同步運(yùn)行，進(jìn)而構(gòu)建一站式的房地產(chǎn)交易網(wǎng)。
4.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)交易檔案的編研工作。檔案編研的目的，是為了在更廣范圍內(nèi)利用檔案，使受閱者更全面地了解我國房地產(chǎn)交易的有關(guān)政策，交易市場運(yùn)行情況，是一種更廣泛的宣傳和服務(wù)。通過編研成果的發(fā)行或，增進(jìn)全社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)交易的了解，接受社會(huì)各界的監(jiān)督，促進(jìn)房地產(chǎn)交易檔案的運(yùn)用，從而提升房地產(chǎn)交易檔案的社會(huì)化服務(wù)水平。
