時間：2022-05-24 07:46:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇房地產檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
房地產檔案是城市房屋管理部門在房地產權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄。房地產檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮房屋產權不明、產籍不清的問題提供了法律依據。房地產檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。
隨著社會經濟的發展，房地產檔案在社會經濟活動中發揮著越來越重要的作用，推動了房地產檔案管理水平的大幅度提高，同時對房地產檔案的管理也提出了更高的要求。然而，房地產檔案在管理和使用的過程中，也存在許多被人們忽視的風險，缺乏對房地產檔案的風險管理認識和風險管理措施。加強房地產檔案的風險管理，可使許多寶貴的檔案得到及時、合理的開發、利用和保護，同時滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求，對于發揮房地產檔案的作用和服務社會具有重要的意義。研究房地產檔案的風險和對策，增強檔案管理的風險管理意識，對于提高房地產檔案的管理水平具有迫切的現實意義。
1 房地產檔案存在的風險
1.1 突發風險
房地產檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產檔案的抗風險能力比較低。由于受到經濟水平的制約和觀念的影響，房地產檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰爭等不可抗力因素時，房地產檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多地方被夷為平地，造成了巨大的財產損失和人員傷亡，很多房地產所屬物化為烏有，有些房地產檔案也毀于一旦，給諸如財產保險的理賠工作帶來了很大的難度。
1.2 房地產檔案信息化風險
科學技術的進步，給房地產檔案的管理帶來了新的技術手段，給房地產檔案管理的信息化建設和管理提供了可靠的保證。網絡、計算機和信息系統是檔案管理現代化的基礎，同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落后、制度不健全、管理不規范、措施不到位、治理不及時是產生不安全因素的根源。網絡的暢通、系統的穩定、數據的安全，面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。
在信息化的管理過程中，大量數字信息都儲存在硬件設備中，設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設備如果保管不當，就有可能發生損壞及老化等現象，從而導致大量數據的損壞，造成損失。存儲設備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術性比較強，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數據。當電子化的檔案信息通過互聯網或內聯網進行傳輸的時候，就會遇到傳輸風險，如網絡黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒能很好地防范，就有可能造成嚴重損失。
1.3 投資風險
為了應對突發的事故，進行異地檔案備份，需要投入大量的人力和物力，投資與回報如何達到平衡，投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時，信息化管理不同于傳統的手工操作管理，它是建立在計算機網絡技術基礎上的現代化管理，進行信息化建設，特別是初期建設需要投入大量資金用于購置計算機、復印機、打印機、掃描儀等硬件設備，購買應用軟件、咨詢技術專家、培訓員工及日常管理等，都要花費不少資金。為應對突發的事故和信息化建設，大量資金的投入無疑存在投資風險。
1.4 知識產權風險
檔案信息化建設的最終目標是實現檔案數字信息在網絡中達到資源共享，這個共享引發知識產權的風險。同時，由于我國關于網絡信息方面的法律、法規、標準、制度并不完善，也使得檔案數字信息在充分發揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風險。如在現實中，科技成果都擁有知識產權，具有專有性，而網絡上應受到知識產權保護的信息則是公開的、公用的，而產權人往往要求信息非公開化，這就造成一個矛盾，也給檔案部門在公開信息的時候帶來知識產權上的風險。
1.5 技術風險
房地產檔案部門在引進技術和應用技術兩個方面都存在風險。一方面，引進的技術不一定能對房地產檔案管理產生積極效果，或者很難完全轉化為實際應用的技術。另一方面，由于信息技術比較復雜，在應用技術的過程中會產生風險，許多房地產檔案工作人員會因為自身技術水平的限制而操作不當，進而影響房地產檔案信息的安全性、完整性和真實性。
1.6 人才風險
檔案信息化的建設和實施，需要既懂計算機網絡技術又精通業務的復合型人才，因為無論是系統軟件的選購、研發，還是信息化的具體實施、維護，都需要這些人才的支撐。國家信息化測評中心的統計結果顯示:我國信息化指數為38.46時，我國信息化人才資源指數僅為13.43。信息化人才匾乏是導致檔案信息化項目實施失敗的主要原因之一，尤其是專業性復合型人才的缺乏，致使房地產檔案部門很難真正開展檔案信息化建設。如何挖掘和培養信息技術人才，留住復合型人才并充分發揮出他們的潛力，也是房地產檔案信息化實施過程中面臨的重要風險。
2 房地產檔案風險管理對策
2.1 樹立房地產檔案風險意識
當前，房地產檔案的風險問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現在檔案部門管理領導和工作人員對房地產檔案的風險認識不足，缺乏應對房地產檔案的風險管理措施。要應對房地產檔案的各類風險，就必須樹立正確的風險意識。信息化管理作為一種全新的管理方式，正處在初步實踐的階段，必然會存在各種風險，為此，我們既要有風險意識，積極宣傳教育，又要有防范意識，采取有效措施，積極應對。房地產檔案管理應對不可抗力風險意識非常差，目前需要大力宣傳。
風險意識的淡薄會在很大程度上導致房地產檔案管理上的盲目，只顧當前效益，缺乏前瞻性，給房地檔案建設帶來隱患。當突發的風險出現時，由于對房地產檔案管理的風險認識不夠，缺乏應對突發風險的管理措施，帶來的后果可能是災難性的，損失將無法挽回。汶川地震表明，房地產檔案的破壞，給財產損失的評估和理賠帶來很大的困難，加強房地產檔案的風險管理，提高房地產檔案的抗風險能力已經刻不容緩。
2.2 加強檔案風險教育
由于認識的偏見和房地產檔案管理崗位對人才的吸引力不夠，從事檔案管理的人員綜合素質相對其他部門而言，存在不小的差距。檔案管理人員普遍對房地產檔案的風險認識不夠。對檔案管理人員進行教育培訓，提高他們對房地產檔案的風險認識，對規避房地產檔案風險有良好的效果。教育培訓能夠提高檔案建設參建人員和管理人員對檔案風險的認識，確保房地產檔案建設的安全開展和順利進行。
2.3 增強房地產檔案的風險評估
風險評估是應對風險的前提。風險評估就是對房地產檔案在使用和管理過程中可能出現的風險進行預測，給定某一風險的概率。風險評估就是風險量化，通過比較風險的大小，來決定是否需要采取相應的應對措施。具體的風險的評估可以結合實際情況，聘請相關的評估專家來進行。
2.4 加強房地產檔案的風險管理
從政府層面來說，必須充分研究房地產檔案存在的風險，做好統籌規劃，做好房地產檔案的風險防范。國家應該制定相關的法律和政策，對房地產檔案的資金風險、知識產權風險和技術風險進行控制。房地產檔案管理要求的復合型技術人才，崗位對人才的吸引力不夠，檔案管理的人才風險也就時刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優惠。
不同地域，不同的單位房地產檔案面臨的風險也不一樣。避免房地產檔案管理的重復投資，保證資金的合理利用，預留風險保證金，制訂建設規劃，防范資金風險。一定要結合本單位實際情況，根據風險評估結果，采取提前進行規劃，避免檔案建設重復投資，采用逐步更新、持續改進的技術措施，規避技術風險，引入信息監理方，緩解管理、人才方面的風險等等，靈活運用各類應對策略及時有效降低風險。
2.5 提高房地產檔案的抗風險能力
提高房地產檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制采取了很多切實可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產檔案的管理上也可以進行借鑒和創新。比如在股市中，客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應對不可抗力帶來的風險。房地產檔案如何實現異地備份呢?隨著計算機技術的發展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案電子化，另一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作，辦理完畢的房地產檔案在進行紙質檔案歸檔的同時，要進行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。
論文摘要：在信息社會化逐步深入的今天,房地產檔案逐步實現了信息數據化、管理網絡化和服務現代化。這就從技術和管理兩方面對房管部門提出了新的要求,也必然要求提高檔案工作者的綜合素質,從而更好地為房地產事業服務。
目前,在房地產管理部門中,由于房屋產權產籍檔案的管理方式相對滯后,因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時間內全部錄入管理系統并且不能產生誤差,需要大量的時間和大量的人力、物力、財力來完成。如何利用現代化手段,加強房地產檔案數字化建設,實現房地產檔案管理的新突破,已成為當前房地產檔案管理工作的重要課題。利用計算機對房地產檔案信息進行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理的效率,也是房地產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。
一、確定適用標準
信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中,必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準,最終建立起一個標準化的數字化利用平臺,實現檔案數字化管理。
二、建設高質量的檔案信息數據庫
房地產檔案管理主要包括兩個方面:檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房地產檔案的原始資料有著不可替代的作用,它是檔案數據的來源。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式,房地產檔案網站作為一種紐帶和橋梁,是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點,為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網上,對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面,利用者可將自身的相關問題留在網頁上,房地產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求,解答問題,搞好服務,方便群眾。
三、重視人員素質的提高
檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶,檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在社會公眾心目中的形象。
四、要突出服務理念
就現代管理科學而言,房地產市場管理同時也是一種服務,是一種由我們管理部門提供給社會層面的服務。當前,社會層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產市場信息服務,也越來越渴望通過房地產市場管理信息系統來獲取房地產咨詢服務和房地產政策指導,因此,我們只有及時、主動、積極地向新型管理服務職能轉變,才能夠順應社會的呼喚、滿足公眾的需求。房地產市場的信息化建設同樣需要
五、要著力強化系統的協作效能
在房地產市場的信息化建設中,需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統一的技術規范,包括業務分類、數據分項、數據定義等技術規范與格式,為各相關業務部門、各相關業務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎;二是要在系統中盡量延伸和拓寬市場數據的采集面,并規劃和設計出必要的數字化實現途徑;盡可能多地實現各關聯機構、協作部門業務數據的采集、轉換,促使更多的業務內容轉換成房地產市場所需要和必備的業務信息流;三是要實現系統間的數據交互,新的系統必須支持系統間、部門間數據資源交互和傳遞,實現同類業務信息的一致和共享。
六、當前房地產檔案數字化管理的幾點建議
1.提高數字化管理的認識,建立完整規范的檔案資料,房地產檔案數字化的目的是最大限度地提供利用,滿足社會需求。
2.制定房地產檔案館數字化建設發展規劃,并分階段有步驟地實施在數字化建設過程中,必須充分考慮到各地房地產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的庫存檔案,以及每年數量激增的綜合反映,建立一支既懂檔案管理,又懂房地產管理和計算機知識的專業隊伍,是實現房地產產權檔案信息現代化管理工作的關鍵。
3.檔案人員要加強學習房管部門相關專業的一般知識,如《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等。
【關鍵字】房地產檔案、查詢、保密
中圖分類號：F293.33 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著住房改革體制的深入推進，全國各地的房地產建設方興未艾，房地產事業發生了日新月異的變化，房地產市場空前活躍。
房地產檔案在房地產行政管理、司法協助、住房制度改革、市場規劃等各項工作中，利用越來越頻繁，也越來越顯示出其本身所固有價值。房地產檔案的公開查詢是社會的必然需求，但隨著“房叔”、“房嬸”等眾多涉及房地產檔案曝光事件的發生，房地產檔案業界出現了一些談“查詢”而色變的趨勢。如何充分利用房地產檔案，而又確保不侵害相關方的合法權益成為目前值得探討的一個問題。
一、房地產檔案的主要內容及其特點。
（一）主要內容
房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、交易買賣、動拆遷及批租活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房地產自然狀況及使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。
（二）主要特點
1.法律依據性、權威性。房地產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明。由于房地產業已成為國民經濟的支柱產業，房地產的經濟行為日益增多。諸如房地產交易、析產、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產檔案是重要的法律依據。
2.區域壟斷性。房地產管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產管理部門在進行房地產管理的過程中處于對本地區房地產檔案的獨占和壟斷地位，如果不規范管理和開發利用，將直接影響本地區房地產業乃至整個經濟的發展和社會的穩定。
3.安全保密性。在涉及國家安全、軍事機密、個人隱私和商業秘密等需要保密的房地產權檔案，查詢機構及其工作人員負有保密義務，并不得擅自擴大登記信息的查詢范圍，查詢人也不得泄露給他人，不得不正當使用。
4.其他屬性。房地產檔案還存在動態性、專業性、數據海量性等特點。
二、房地產檔案查詢的社會需求性及重要意義。
1.房地產檔案公開查詢是經濟社會發展的必然需求。由于房地產檔案的法律依據性、權威性等特點，在房地產開發、交易、析產、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中對房地產檔案的查詢有著必然的需求。房地產檔案由封閉型向開放型的轉變，既是社會開發信息資源的需要，又是我國社會主義市場經濟的大勢所趨，是繁榮房地產事業、開發房地產檔案信息資源的一種社會性的形式，對發展我國的房地產事業，推動我國現代化建設，都將產生巨大而深遠的影響。
2. 房地產檔案公開查詢有利于充分發揮其固有價值。房地產檔案具有區域壟斷性特點，一般由房地產管理部門利用財政資金來進行收集、整理和保管并形成了一套較為權威、系統而又專業的房地產檔案成果。此成果如果不加以利用必然造成資源的極大浪費，而檔案成果利用的方式應該在于查詢，查詢也是檔案產業的生命線。只有通過海量的社會公開查詢才能充分發揮房地產檔案的固有價值。
3. 房地產檔案公開查詢對房地產檔案工作有積極的推動作用。首先，開展房地產權檔案的公開查詢工作，必然要求提高房地產權檔案整理、鑒定、保管工作的質量，來滿足社會各方面利用房地產權檔案的需要。其次，房地產檔案公開查詢對檔案工作最有效最實際的宣傳。最后，房地產檔案公開查詢有利于檢驗與反映本單位工作水平和檔案成果質量。
三、房地產檔案查詢中應該注意的問題。
1.處理好公開查詢與保密的關系。檔案保存的目的就是為了利用。從原則上講沒有什么檔案是不能利用的。但是，檔案不僅是可供利用的重要材料，還涉及部分秘密，我國憲法第13條規定：“國家保護公民的合法的收入、儲蓄、房屋和其他合法財產的所有權。國家依照法律規定保護公民的私有財產的繼承權”，因此，房地產檔案作為一個特殊的專業性檔案有其自身固有的保密性，因而在開展公開查詢的工作時，片面強調保密忽視利用不對，片面強調利用，不注意保密也不對。利用與保密，從根本上說是對立而又統一的，都是為了合理發揮房地產檔案在經濟建設中的作用。保密的目的，也是為了更好的利用。
2.加強制度建設，確保房地產檔案的有效查詢和安全保密。
貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國房地產管理法》、《中華人民共和國保密法》等有關法律法規，建立和完善以法律為基礎與本單位具體情況相結合的、切實可行的房地產檔案的管理和利用制度。并加大執法力度，作好檔案的利用工作，又防止檔案的泄密和失密。
3.加強房地產檔案從業人員隊伍建設，做好房地產檔案的有效查詢和安全保密工作。在房地產檔案的公開查詢工作中，由于利用者來自不同的部門，素質參差不齊，各自的利用目的不同，如若管理不善，容易造成檔案的泄密和失密，侵犯了產權人的合法權益，給單位和個人造成無法估量的損失。為此必須加強檔案從業人員的法制教育和專業知識教育，培養他們依法、依規辦事的能力和分析、識別能力，使其具備房地產管理基礎知識，從而確保房地產檔案的有效查詢和安全保密。
4.利用現代化手段強化房地產檔案的查詢利用和安全保密。利用信息網絡和數據管理平臺，實現資源共享、方便檔案的查詢利用；同時也通過數據管理平臺對房地產檔案查詢的申請、審核、復核、數據發送等環節做到有據可查、有法可依，改變過去的經驗型管理方式，實現向科技型管理方式轉變。
1 房地產檔案分類原則
1.1 什么是房地產檔案
房地產檔案是房地產行政管理部，經過一定手段將收集整理來的，文字材料、音像制品等能夠反映房屋、土地等現今的產權人及使用狀況的文件材料進行建檔的行為。
1.2 依照用途進行分類
在房地產檔案的分類過程中，可以依照房地產的用途來進行分類。按照用途來對房地產檔案進行分類簡單來說，就是依照房地產的不同使用用途，對房地產檔案進行分類，將相同用途的房地產檔案集中排列管理。這種方法在房地產檔案的分類工作中被頻繁利用。
1.3 依照產別進行分類
依照房地產的產別來對房地產檔案進行分類整理，也是房地產檔案分類工作中常見的手段。其產別的性質是由相關的房地產管理部門制定的，有其固定的硬性的標準。我們在運用產別進行分類時，只需要按照規定先判斷其產別性質，再將相同產別的房地產檔案進行集中的排列整理，按其不同產別對房地產檔案進行管理和利用即可。
1.4 依照地域進行分類
在房地產檔案的分類工作中也會運用到按照地域進行房地產檔案分類工作的情況。按照地域進行放那個地產檔案分類，顧名思?x即根據房地產檔案內容所反映的地域特征進行分類的原則，在分類的過程中一般第一層都是按區域分布平面圖進行劃分，第二層按照地域分布平面圈劃分，第三層按照街名、路名進行劃分，之后按棟分開，再在每棟內按照權屬和單元劃分。
2 房地產檔案的利用
2.1 房地產檔案利用必要性
房地產檔案房產合理、合法擁有的有效憑證，它能合法的證明權利人與房屋、土地之間的權力關系。房地產檔案在實際運用中是具有法律效力的，因此房地產檔案的來源必須要具備真實性和有效性，必須要有相應的真實性保障，以確保房地產檔案能夠在我國的產權保險體系中發揮效用，保證房地產的產權保護和產權管理，能夠在合法合理的范圍內有效進行。
2.2 利用面窄、準確性得不到保障
目前我國房地產行業的檔案利用，基本都是在本部門、本系統內部運用，并沒有擁有一個能夠面向外部、面向社會的機制。只在部門內部運用房地產檔案是一種資源的浪費，再加上目前房地產檔案的準確性得不到充分的保障，很有可能出現錯記、漏記的現象，這樣一來不僅不能促進房地產事業的興旺發展，反而還會抑制房地產事業的發展，給我國的經濟發展增加阻力。
2.3 房地產檔案工作人員良莠不齊
房地產檔案工作不僅僅是一份簡單的檔案整理工作，房地產檔案還是反應房地產經濟發展和房地產從屬關系的有效憑證，它是具有法律效力的，必須要保證它的真實性、延續性和有效性。為了減少房地產檔案工作的錯誤率，房地產檔案的工作人員就必須要具備過硬的職業技能，減少自身的出錯率，從而保障房地產檔案的真實性。然而我國目前在房地產檔案的工作中，其工作人員的業務水平和綜合素質都有待提高。只有當房地產檔案工作人員的業務水平和綜合素質提高時，才能真正的從根本上促進我國房地產事業的繁榮發展。
2.4 完善房地產檔案利用工作的側重點
當今社會已經是一個飛速發展的網絡時代了，我們在房地產檔案的利用上不能還僅僅是局限于過去的老眼光。要與時俱進緊跟時代的潮流，完善網絡房地產檔案的更新工作，建立全面的完善的目錄數據庫和全文數據庫，實現數據的一體化。能夠通過網絡來實現房地產檔案的共享，擴大資源利用率。從而促進房地產的開發與利用，推動我國房地產經濟繁榮昌盛。
3 房地產檔案的利用方向
3.1 利用房地產檔案管理房地產權屬關系
我國房地產每天都會有大量的交易產生，這種權利的交易轉換顯示著房地產權屬關系的更迭變換。房地產檔案的開發利用是確定房地產權屬關系的直接的、有效的、合法的證明材料。房產、地產的買賣、交割、轉增、合并、裁決等情況能夠導致房地產權屬關系的變更。由于房地產檔案具有真實性和延續性，所以房地產檔案是最直接、最明顯且最易得的能夠證明房地產權屬關系的原始憑證，因此在房地產權屬關系的排列管理過程中，是絕對離不開房地產檔案的。
3.2 利用房地產檔案規范房地產市場行為
房地產業作為國民經濟的先導產業，它的繁榮和發展又取決于規范的房地產市場的日益活躍，這些都要以明晰的房地產權利歸屬關系為前提。因此要想確保擁有一個穩定的規范的房地產市場環境，使我國的房地產經濟繼續繁榮，就必須要明確房地產檔案工作的重要性，保證其真實性和延續性，從而明確房地產權利歸屬關系，以便在必要時能夠有理有據有效的證明其真實性，從而規范房地產市場。
3.3 促進房地產市場的經濟發展
房地產市場的進一步發展方向和經濟評估的判定都離不開房地產檔案，房地產檔案可以反映出近幾年房地產市場的狀況，產權的更迭變換頻率和地域間的產權變更現象，能夠很好地反映出房地產發展熱度，和房地產地域性的差別，能夠準確的判斷出房地產行業熱度中心地。從而令相關工作人員明確在接下來的工作中應該具體針對哪些地區、那些現象實施相應的促進房地產市場經濟的手段。
3.4 解決房地產交易糾紛
在房地產交易過程中很可能會產生糾紛，當這種糾紛產生時就要有相關的依來判定，誰是正確的一方。并且這一依據必須要具備可信度，首先必需是真實的有效的，能夠清楚地反應此房地產的權力從屬關系，并且要具備法律效力，不能是虛假的不真實的信息。那么房地產檔案正好符合這一要求，其具備真實性和延續性，真實的反映了房地產的從屬關系并且具有法律效力。是解決房地產交易糾紛的有效依據。
【關鍵詞】房地產檔案；房地產檔案管理；網絡信息化；自動化；數字化檔案
目前，由于我國房地產業發展迅猛，房地產檔案越來越多，房地產管理部門管理方式相對滯后，積壓了大量歷史信息需要錄入，房地產檔案利用率相對較低。如何利用現代化手段，加強房地產檔案數字化建設，實現房地產檔案管理的新突破，已成為各地房地產管理部門急要解決的問題。房地產檔案數字化建設能夠快捷地查詢房地產檔案信息，緩解產權檔案管理利用等龐大的工作量，保證檔案查詢工作快速、高質。因此實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的數字化，能夠提高檔案管理水平和利用質量，更好地服務于經濟建設。
1.房地產檔案概念及特點
1.1房地產檔案的概念
房地產檔案是指在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。
1.2房地產檔案的特點
1.2.1法律證據。
房地產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明。由于房地產業已成為國民經濟的支柱產業，房地產的經濟行為日益增多。諸如房地產交易、析產、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產檔案都將作為重要證據參與其中。
1.2.2動態性。
造成房地產檔案的動態性主要有兩個方面的原因：一是房地產本身發生了變化。例如房屋的狀況變動，房屋被拆除產權滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產檔案的變化。包括房產測量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號方式的改變，房產交易造成房地產權屬轉移等。 房地產檔案的動態性決定了必須對房地產檔案實行動態管理，以保證房地產權利現狀的一致性和現勢性。
1.2.3數量巨大，使用頻繁。
房地產檔案是與房屋產權一一對應的。也就是說有一份產權，就會存在一卷房地產檔案。因此，房地產檔案的數量相當大，部分大城市的房地產檔案數以百萬計。據調查統計，為辦理房地產交易、析產、繼承、抵押、查封、評估等正常業務而利用房地產檔案，大城市平均每年為3—6萬次，中等城市為l一3萬次，小城市為2千一1萬次。從總體上看，房地產檔案的數量和利用量都非常大。
1.2.4區域壟斷性。
房地產管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產管理部門在進行房地產管理的過程中處于對本地區房地產檔案的獨占和壟斷地位，如果不規范管理和開發利用，將直接影響本地區房地產業乃至整個經濟的發展和社會的穩定。
2.房地產檔案數字化建設的設想
2.1應建立基于房地產管理業務規則的管理體系。
房地產權屬檔案數字化應建立完整的產權認證體系，實現業務數據、電子檔案及GIs數據的一體化存儲管理和應用集成，這是建立全方位房地產管理的難點和關鍵。在三者之間建立有效的數據連接和完整性、業務性規則的基礎之上，一方面可對權屬登記實施全程管理，充分保證產權認證的準確性、排他性、關聯性和制約性。另一方面，實現房地產管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關性，實現權屬界限精確管理。由此可以實現“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結合，以圖管房的管理層面。
2.2應建立基于房地產管理業務規則的動態更新機制。
與其它靜態的檔案不同。房地產權屬檔案應隨時因房地產權屬的異動而發生變化，構成一個動態、面向業務的數字化檔案系統。通過在數字化檔案系統中內置基于業務規則的動態更新機制，并為房地產測繪應用和房地產管理應用提供相應的系統接口，在線跟蹤房地產的權屬變化（轉讓、變更、抵押/查封、滅失等等）。動態更新數字檔案的狀態和內容，保證數字檔案與房地產權屬現狀的嚴格同步和一致。
2.3應建立系統規范和標準。
建立數字化檔案。應根據系統總體結構和技術要求，訂立統一的規范和標準，以指導具體工作的實施。如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內容、掃描后在電腦中的保存格式等等，這是建檔的基礎，對以后提供利用時的效率和準確度起著決定性的作用。
2.4應建立開放性系統。
考慮到數字化檔案未來發展的需要以及其他房地產管理系統和電子政務網絡的技術集成和資源共享，系統總體結構應具有兼容性和可擴展性。即可以包容不同廠家不同類型的先進產品，便于升級換代，使整個系統可以隨著科學技術的發展，不斷得到充實、完善和提高。
2.5應建立系統安全體系。
計算機管理手段將帶來工作效率的提高。同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，這包括計算機硬件、軟件、數據及網絡等各方面的安全。因此，要做好服務器機房的配置，防火防雷措施到位，制定詳盡的責任制度、安全保密制度，完善權限的分級體系，設置網絡防火墻，對傳輸的數據加密、解密，定期進行數據備份等。
3.加快房地產檔案數字化建設的建議
3.1開發完善的房地產檔案信息系統
一般說來房地產檔案信息系統應具備以下功能：（1）信息的存儲管理功能。（2）房籍信息的多種輸入功能。（3）信息的查詢檢索功能。（4）匯總統計分析功能。（5）信息共享功能。房籍信息不僅要考慮房管的縱向兼容，而且還應與規劃與管理信息系統、市場信息等相關業務的橫向兼容，以實現信息的交換和共享。（6）信息更新功能。因為房產信息是一種動態信息，要隨租售、饋贈、繼承等不斷變化，既要將舊信息入檔，又要跟上現實、保證準確。（7）豐富的應用程序功能。系統應提供各種應用程序，如各種圖件的迭加處理，基本數據的回歸分析，派生數據的生成，制圖等軟件。（8）各種輸出功能。信息能根據用戶的不同要求進行輸出，如圖形、表冊、房屋面積，權屬證資料等的輸出。（9）系統維護功能。（10）系統應具備保密制約的手段。
3.2房地產權屬檔案數字化管理應在總體規劃指導下，分階段有步驟地實施。
數字化過程必須充分考慮到房地產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的存量檔案和每年數量急增的新增檔案，分別規劃設計合理的建檔流程。對存量檔案，可考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短的時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程關鍵是不能影響日常正常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后、實物歸檔前進行。
3.3加強隊伍建設，提高工作人員的素質
人才是網絡經濟時代的第一資源和首要依托。房地產檔案管理現代化是不斷完善優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支精通房地產管理且熟悉計算機基礎知識的專業隊伍，是實現房地產檔案管理現代化的關鍵。因此，檔案工作人員要相應地調整自身的知識結構，要求具有理論、文化、專業和科學技術等多種知識。其中尤為重要的是要全面系統地掌握檔案專業知識，包括掌握檔案應用理論知識、檔案學基礎理論知識和檔案保護技術。房地產檔案管理現代化是不斷完善優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支精通房地產管理且熟悉計算機基礎知識的專業隊伍，是實現房地產檔案管理現代化的關鍵。
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［關鍵詞］數字化技術；房地產；檔案；管理
0引言
房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經濟的迅猛發展，近些年，房地產行業崛起，房地產增量的同時也帶來了房地產檔案管理難度的增加。而數字化技術的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統方式進行了革新，與手工處理相比較，數字化技術大大提高了處理效率。另外，智能化是數字化技術的顯著特征，大量的數據文檔通過數字化技術的處理，效率有明顯的提高，并且在網絡應用的基礎上還能夠使數據資源進行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運用數字化技術進行房地產檔案管理是社會發展的必然趨勢，也是房地產發展的必然需求。
1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運用的注意事項
目前，房地產檔案管理數字化主要通過大量地運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息，通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理，加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中，必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給人們帶來了便捷，但是在網絡環境中倘若沒有較好的保護措施，相關信息的安全性很難得到保障。為了保證相關信息的安全性，房地產企業應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細地做好每個環節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業的技術人才充當顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。
2房地產檔案管理的特點
2.1專業性和項目性
專業性和項目性是房地產檔案管理最為突出的特點。所謂專業性，意思是房地產檔案的專業性比較強，這是由房地產檔案的產生基礎而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實資料。項目性指的是房地產建設與管理過程分為許多項目，根據不同項目建立檔案資料，管理也就相應根據項目而區分。
2.2分散性和集中性
房地產檔案管理的另一個特點是分散性和集中性。鑒于房地產項目的開發過程中，不同項目有著不同的工作內容和流程，所以項目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個角度看，即使項目不同區分不同，但是從整體項目角度出發，是需要集中管理才能實現整個項目的管理目標的。因此，房地產檔案管理要把分散管理與集中管理結合起來，才能實現檔案管理的最終目的和效果。
3數字化技術在房地產檔案管理中的應用
3.1在檔案檢索和查詢中的應用
數字化技術對房地產檔案管理的貢獻很大，比較突出的一點是能夠實現快速的檔案檢索和查詢。傳統的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進行查詢，而在數字化技術基礎上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內容，數據庫就可以省略傳統方式的繁瑣步驟，快速獲得結果，檢索十分快捷方便。除此之外，運用數字化技術時，檢索和查詢不會受時間和空間的影響，能夠隨時進行，充分利用了檔案的價值。
3.2在系統權限設置方面的應用
在房地產檔案的管理中，要確保數據信息的真實和完整，就在安全方面設置權限。檔案管理中，通過應用數字化技術，將各環節劃分開，并進行權限設置，這樣一來，房地產檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。
3.3在檔案統計工作中的應用
隨著房地產行業的發展，信息量越來越大，需要以更先進的技術和形式來滿足工作需要。因此，要應用數字化技術，實現房地產檔案的科學分類和合理編制，這對于檔案的統計效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當就會造成檔案資料的破壞，例如發生火災的情況，會使檔案統計工作無法進行下去，而數字化技術則避免了這些問題的困擾，通過將資料數字化存檔，能夠確保信息更加完整，統計效率和質量更加高效。總之，檔案統計工作，離不來數字化技術的應用。
3.4在檔案分析中的應用
所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價值的信息，提供給人們所用，使其進行必要的活動。以數字化技術為基礎的分析，過程迅速，結果準確，與傳統分析手法相比，分析所用的時間較短，而且分析得出的結果精確且符合需求，使檔案的價值得到了積極的發揮。因此，在房地產檔案管理中，采取信息技術手段不斷進行檔案分析，通過組合運用檔案數據，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。
4加強房地產檔案管理數字化的策略和方法
首先，在房地產檔案管理數字化發展的趨勢下，僅僅做好數據信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關部門應借助數字化的信息手段，對管理制度進行深化。在人才建設方面，需要引進更多的專業性強的信息化人才，以滿足時展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據實際情況和具體應用情況進行合理的劃分，制訂科學的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數，降低檔案信息被破壞的風險，面對不安全的信息管理環境，建立應急預案，當管理系統遭到損壞時，能夠及時有效地進行應急處理，最大程度降低房地產檔案的損失。其次，在數字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規章制度，尤其在數字化系統的具體應用中，通過高效的管理制度，創造一個房地產檔案管理的良好基礎。檔案管理運行環境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數據化檔案管理工作帶來障礙。總之，運行環境的管控是一個復雜而系統的過程，只有通過對操作進行規范、對應用系統的軟硬件進行合理配置、明確相關監督和責任主體，才能確保數字化技術的應用效果，體現房地產檔案的真正價值。最后，雖然數字化技術下的房地產檔案管理工作有諸多方面的優勢和突出效果，但由于信息原件是數據化檔案管理的前提和基礎，所以，對檔案資料原件的管理和保護也不能懈怠。可以建立設備設施完善的檔案室，指派專人進行保護。在房地產檔案資料的運用中，嚴禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實性。實施原件保護措施，不僅能夠在前期預防數字化技術應用過程中房地產檔案數據信息出錯，還能夠在后期針對已出現的錯誤及時追蹤到原件進行查詢和修改。
5結語
數字化技術應用于房地產檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產建設管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質量。未來，數字化技術在房地產檔案管理中的應用將會更加普遍，但同時也充滿挑戰。因此，相關管理部門應積極積累和探索應用經驗，將更加科學合理的應用成果充分引進到房地產檔案管理中來，采取有效的管控措施，強化數據化檔案管理的風險控制，最大程度地預防和處理安全事故，確保房地產檔案的安全性，促進房地產行業的發展。
主要參考文獻
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房地產登記，即房地產產權登記，它是國家為健全法制，加強城鎮房地產管理，依法確認房地產產權的法定手續。房地產登記時要對權利人、權利性質、權屬來源、取得時間、變化情況和房地產面積、結構、用途、價值、等級、坐落、坐標、形狀等進行記載，登記機關設置房地產登記冊，按編號對房地產登記事項作全面記載。據筆者所知，目前房地產登記大多以保存紙質檔案為主，采用電子化備份還不夠普及，尤其是農村房地產登記管理工作幾乎沒有實現電子化備份管理。
如今電子信息技術已經非常先進，計算機技術日益普及，探討房地產檔案管理計算機備份、計算機檢索、計算機查詢對于保障房地產權益人的合法權益，保障房地產交易安全，促進房地產事業健康發展，促進經濟建設安全運行，確保不發生美國式的次貸危機具有十分重要的意義。
一、傳統房地產檔案管理的弊端
我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”，清代以后多用“檔案”，今統一稱作“檔案”。提到檔案，人們自然聯想到甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等古董，尤其是紙質檔案更是極其普遍。由于紙質檔案本身原因，造成保管、查詢等一系列弊端，一旦遇到自然災害極易造成滅失。
天災容易造成重大損失，人們常說水火無情，一旦發生大火，紙質檔案如果保管不當極易損毀。歷史上發生的特大洪水，造成房倒屋塌，整個村鎮一掃而光的悲劇曾有發生。2008年5月12日汶川大地震造成的山河移位，滿目瘡痍，生離死別悲劇有多少珍貴的檔案資料被毀目前沒有權威的統計數據。
二、紙質檔案文件易受腐蝕、脆化、破損、蟲蛀等
保存紙質檔案文件的庫房難免會有灰塵。灰塵通過封閉的通風口，不斷在庫里循環，有的通過柜子上的縫隙落在文物上。灰塵是微生物、寄生蟲繁殖時的掩護所，遇到適合的溫度和濕度就會破壞文物；灰塵常吸附酸性物質、霉菌孢子，使紙張酸化、生霉等等，造成紙質檔案破損。
三、紙質檔案文件檢索查詢比較困難
以吉林省四平市為例，全市總人口350萬，市區人口50萬，以3口之家來推算大約有十八萬家庭住戶，每戶一套房產至少要有18萬份房地產檔案需要保管，這些房地產要經常進行交易過戶，查詢檢索房地產檔案工作也很困難。
對房地產檔案實施電子化備份，電子化檢索的好處。如今已經進入電子信息時代，計算機技術應用日益普及，互聯網應用遍地開花，計算機告別了286、386已經進入多核時代。如今一臺普通的民用計算機比起80年代的大型計算機的處理能力都要強上幾百倍，甚至幾千倍，幾萬倍。強大的Internet網絡為人民群眾安裝了千里眼，順風耳，足不出戶就能與世界任何角落的親友進行溝通。為了適應電子信息化發展需要，國家曾經建設了十幾個金字號的信息化工程，如金稅、金盾、金保等等。那么房地產信息化管理是否也應該盡快提上日程呢？吉林省四平市在房地產檔案數字化管理、數字化備份方面進行了有益的嘗試，配備計算機管理系統、編制管理軟件，從房地產登記開始，對所有檔案文件進行數字化掃描，計算機存儲，紙質檔案和數字化檔案分別保管，紙質存檔，電子化備份，實現檢索、查詢電子化管理，極大地提高了工作效率，受到人民群眾的普遍歡迎。
（一）提高安全性
房地產檔案數字化管理、數字化備份能夠有效防止天災人禍造成的損失。房地產檔案紙質化存儲的弊端是顯而易見的，實施數字化管理、數字化備份提高了房地產檔案的安全系數，確保一旦遭遇天災人禍檔案不能全部滅失。
（二）便于保存
由于計算機存儲技術日新月異，存儲容量得到極大的提高，房地產檔案數字化管理、數字化備份所占用的磁盤空間得到極大的拓展，保存圖片文件，文字文件，影像、影音文件易如反掌。
關鍵詞：房企；檔案管理系統；建設；分析
中圖分類號：F293.33文獻標識碼：A 文章編號:
1、建設背景
房地產企業的檔案管理是企業諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內容涵蓋了企業內的文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業開發項目由于其規模大、工期長，在開發過程中形成的資料多；特別是其關聯和涉及的專業、部門和單位環節眾多，因此使企業對工程檔案的有效管理成為必要。
《建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號）文中指出，工程檔案是工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強工程質量控制，追究工程質量責任，懲治工作領域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項目初期的報建資料、工程預算；項目中期的施工現場記錄；項目后期的竣工資料、工程結算以及項目的銷售合同等。
目前常規的操作方式是，施工方的資料員在項目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對工程建設中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個部門各個技術人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對資料不熟悉，一些需要相關負責人簽字的單證，終因難以召回當事人，拖延資料整理的進度。
鑒于上述原因，我們引入房地產企業檔案管理系統，并對每個項目委派檔案管理員，對工程檔案進行實時整理，實時歸檔，使得房地產企業的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產企業檔案管理系統的搭建構想
從2010年起，試圖構建一個以工程檔案管理為主，覆蓋房地產企業內部所有類型檔案，縱向是從工程立項開始直到項目竣工銷售結束為止的，綜合檔案管理的系統。做到所有數據由一線資料員實時錄入，由公司檔案管理員進行組卷入庫的管理操作。同時入庫的檔案資料對公司各級人員按權限進入開放利用。
3、什么是房地產企業檔案管理系統
房地產企業檔案管理系統是建立在企業局域網內，提供數據訪問、交換與互操作能力，并通過這個平臺，為企業內部檔案建設、管理利用提供支撐、保障、服務的應用系統。
3.1房地產企業檔案管理系統主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺提供給一線檔案管理員，實時錄入已形成的工程資料；可實現多客戶端同時錄入。
3.1.2保存價值的資料在此平臺上，進行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號入庫服務。
3.1.4檔案利用：根據員工所在職位的權限，瀏覽對應開放的檔案，并提拱利用服務。
3.2實現的目標
該系統的應用就是要改變工程檔案傳統的管理模式，實現工程檔案資料的實時整理，實時歸檔，保證了工程檔案的真實性、準確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統的“文件管理”，各部門一線的資料員根據工程施工的進度，時實的將施工資料按項目名稱及標段進行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統。
3.2.2 公司的檔案管理員對“文件管理”中一線資料員錄入的數據進行鑒定，對于具有保存價值的資料進行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個施工結點，如一個標段結束時，一線資料員將紙質檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質檔案與系統中“檔案管理”內的數據進行逐一核對，帳實統一后，進行檔案的入庫管理，為紙質檔案進行編號入庫，同時在系統中“檔案保管”內為每條數據錄入紙質檔案在檔案庫房內的存放位置。
3.2.4經過入庫管理的檔案可以開放給公司內部人員利用，公司人員根據自己的崗位、級別擁有不同的利用權限，因工作原因需要超出自己權限利用檔案的，可以通過系統的“檔案利用”向公司檔案員申請檔案使用，利用申請會經過該檔案所屬部門領導審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據審批意見，對該檔案進行開放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產企業對檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動權，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補齊資料，而影響了工程的竣工驗收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結算問題，施工方常常扣壓工程檔案，影響檔案移交，導致無法竣工驗收。現在，使用了檔案管理系統，房地產公司從工程初期就有資料員介入，對檔案進行實時管理，增強了主動性。
3.3.2過去由于房地產公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業務時總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統，多數資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時間。
3.3.3檔案系統中文書檔案及會計檔案管理的應用
房地產企業除了工程檔案外，還有企業內部的文書檔案以及會計檔案，因此該系統還附加了另外兩個端口，提供給行政及財務部門使用。
文書檔案可以通過系統對企業的收發文、合同進行掃描上傳，方便查詢利用。會計的憑證、帳本、報表等檔案，也可通過系統進行管理及利用。
4、 結束語
【關鍵詞】數字化技術的應用；檔案管理；房地產行業
在經濟快速發展的當下，房地產行業增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關企業所面臨的一大難題。但是隨著相關數字化技術的發展相關檔案管理工作得到了一個滿意的解決方案，現代化的數字化技術大量使用漸漸取代了傳統的手工處理方式，并且數字化技術同傳統的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數字化技術還具有一定的智能化特點，可以以較高的效率處理相關數據文檔，基于網絡還可以在一定程度上實現資源共享，加強有關方面的信息交流，進一步提升管理效率，提升房地產行業檔案管理工作的水平，滿足企業以及社會發展的需求。
1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運
用所注意的事項目前房地產檔案管理數字化主要通過大量的運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給我們帶來了很多的便捷，但是在網絡環境中倘若沒有較好的保護措施相關信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關信息的安全性，房地產企業應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細的做好每個環節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業的技術人才充當顧問，進一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關檔案的真實性也是檔案管理的重要組成部分，對于檔案而言其本身最基本的特征就是真實性。在房地產檔案管理數字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強，防止有關人員借檔案管理數字化之便，對相關信息進行更改，進一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強在該方面的監管力度要堅決杜止此類行為。檔案數字化管理的根本目的在于提升數據管理的便捷程度，在檔案數據化管理的過程中相關管理者要注意不斷提升數據使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產行業相關管理者的使用需求，還要進一步滿足普通用戶的使用需求。數據的處理不能局限于管理，還要不斷提升數據內容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強用戶的體驗感。
2房地產檔案數字化管理目前所面臨的問題
當前我國有關檔案數字化管理發展速度迅猛，這一進步推動了檔案管理智能化，增強了相關檔案管理的安全性和便捷度。但是一個事物的發展是長期的，在房地產檔案數字化管理的過程中漸漸的也出現了很多問題需要我們解決。首先在檔案數字化管理的過程中相關檔案的搜集存儲還存在不少問題，在相關信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關資料的錯誤性，這會讓信息的真實性降低，進一步降低數字化管理的可信賴程度。此外相關的檔案管理的數字化應用缺乏足夠的創新意識，服務單一，很難滿足消費者漸漸增長的需求，這讓房地產檔案管理數字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關管理工作的進行，還將令相關房地產企業的業務受損導致很多服務的開展能力低，進一步限制相關房地產企業的發展。在房地產檔案管理數字化開展的同時企業的相關人才結構很難滿足企業數字化發展的需要，相關技術能力還有待提升。相關房地產企業應當依據企業發展實際，積極培養相關人才，增強管理者的管理能力和技術水平，進一步促使相關管理人員能夠更好的進行數字化檔案管理工作。檔案管理數字化發展的過程中還將面臨如何處理傳統的信息錄入同現代化數字技術檔案處理的關系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進行檔案錄入和信息化處理。而傳統的信息管理模式較現代化的數字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關數據的丟失，而面對房地產之一信息量和數據量都很巨大的行業而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環境的影響這些內容的真實性極有可能得不到保證。所以相關管理者在進行相關數字化管理的過程中還應當注意保留相關的原始文件，以便于相關管理人員更好的進行檔案管理工作。
3房地產檔案管理數字化應用策略和方法
在房地產管理數字化日漸興起的當下，做好管理工作不應僅僅停留在房地產數據的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關公司應當借助檔案管理數字化的契機，進一步改革公司管理制度。培養大量的數字化、信息化人才，積極吸收相關專業人才滿足企業在信息化時展的需求。在檔案管理方面，相關部門要依據信息的內容作出合理的劃分，依據信息內容提供相應的檔案信息保存處理方案，進一步保證相關信息的安全程度，防止相關信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業還應當營造良好的信息安全環境，建立相應的安全保護制度和應急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時在企業信息遭到破壞時可以將損失降到最低。對于檔案管理數字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對于公司的全局包括人員、設備、以及硬件的運用都應當作出具體的規定。建立行之有效的檔案管理制度，同時還應當建立相應的系統運行環境的安全管理制度。系統運行環境安全管理主要是指基于信息保護外部環境的安全的保護，包括相關人員對數字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災害、防護措施的管理等方面。應用系統運行安全管理是一項很大的工程，包括操作安全管理、操作權限管理、操作規范管理、操作責任管理、操作監督管理、操作恢復管理、應用系統備份管理、應用軟件維護安全管理等。進一步從技術上防止相關數字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數據化管理的同時，相關管理者還應當注意對相關信息原件的保護，建立相應的檔案室，配備專門人員保護這些信息。嚴格限制有關人員對檔案的獲取，防止相關檔案被篡改，進一步保證相關檔案的真實性。與此同時，建立相應的檔案室保護相應的檔案原件也是防止數字化檔案出錯的有效方法，方便在有關數字化數據出錯時可以找到相關原件進行更改和查詢。
4結束語
總而言之，建立一個完善并且安全程度高的檔案管理數字化系統是一個漫長的過程，在這個過程當中會遇到各式各樣的問題，還將會有越來越多的挑戰，相關企業的經營管理者要做好充分的打算面對這一過程中的困難。要不斷積累自身經驗同時加強與同行業企業的相關合作，積極探索同相關計算機網絡企業的合作，不斷壯大發展。要積極面對在房地產檔案管理數字化的挑戰，積極采取相應的措施，加強對房地產檔案管理數字化的風險調控，最大限度的降低存在的風險和危機，保障企業及用戶的信息安全。科學技術的進步帶給了房地產業管理現代化的機會，相關部門要利用好這一機會加快內部系統檔案管理的升級，加快檔案管理系統的內部升級，加強房地產行業的內部監管制度和外部環境監管制度，建立健全相關制度設施，建立有利于房地產行業發展的長效機制，將數字化的有效成果充分運用在房地產管理上來，將科技成果真正運用社會發展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區不動產登記中心
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[4]王正月.數字化技術在房地產權屬檔案管理中的應用分析[J].中國科技縱橫，2016（21）：217.
關鍵詞 ： 房地產檔案；檔案信息化 ； 措施；
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步入了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。
近些年來，隨著經濟建設的發展和廣大群眾法制觀念的不斷提高，涉及到房產方面的民事案件和刑事案件不斷增多，因而，隨之發生的房產檔案能否公開查閱問題擺在我們面前。房產檔案能否面向社會，允許公開查閱？贊成者有之，反對者亦有之。
雖然目前房地產檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。檔案資料是解決民事糾紛有效的原始依據。
另一方面，當事人在進行權屬登記時，已經把自己的相關證據提交給了權屬登記部門，當自己的合法權益受到損害或威脅時，完全有理由提出要求，由行政管理部門再次提供原始資料，為產權人提供相關的法律服務，房產檔案資料應是“取之于民，用之于民”。
再次，某些特殊案件，由檢查機關、紀檢委立案，涉及干部貪污受賄，非法占有房產等方面的問題，也必須從產權歸屬方面取得證據才能定論，如果不允許查閱，就無法核實定論。因此，從黨風廉政建設、刑事案件的偵破取證角度考慮，房產檔案應該允許有特定職能的部門查閱。
房產檔案資料是舊城改造、開發企業投資決策的基本依據，應該為經濟建設提供服務。
一、強化房產檔案人員的業務培訓，提高檔案管理水平
客觀上對房產檔案工作人員的素質提出了更高的要求，從事房產檔案工作的人員，專業知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到房產檔案整理規范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規的培訓、講解了房產檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。
二、通過開發利用房產檔案信息，促進檔案管理工作
做好房產檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存房產檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進房產檔案管理工作。房產檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我國在近幾年來實施電腦化管理、將房產檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，每當業務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了房產檔案的完整性，促使房產檔案管理更上新臺階。
三、建立集中統一的檔案管理網絡
加強對房產檔案工作的集中統一管理，是房產檔案齊全、完整、規范的重要保證。完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明、層層把關。都能保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。
四、轉變觀念，超前管理
長期以來、我們對房產檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有將檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。
五、掌握房產檔案特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看、房產檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證房產檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。
六、制定規范，及時立卷
制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明,便于執行,并在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。
七、保存雙套檔案
第二條本辦法適用于城市規劃區國有土地范圍內房地產權屬檔案的管理。
第三條房地產權屬檔案是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的組成部分。
第四條國務院建設行政主管部門負責全國城市房地產權屬檔案管理工作；
省、自治區人民政府建設行政主管部門負責本行政區域內的房地產權屬檔案的管理工作。
直轄市、市、縣人民政府房地產行政主管部門負責本行政區域內的房地產權屬檔案的具體管理工作。
房地產權屬檔案管理業務上受同級城建檔案管理部門的監督和指導。
第五條市（縣）人民政府房地產行政主管部門應當根據房地產權屬檔案管理工作的需要，建立房地產權屬檔案管理機構，配備專職檔案管理人員，健全工作制度，配備必要的安全保護設施，確保房地產權屬檔案的完整、準確、安全和有效利用。
第六條從事房地產權屬檔案管理的工作人員經過業務培訓后，方可上崗。
第二章房地產權屬檔案的收集、整理和歸檔
第七條房地產權屬登記管理部門應當建立健全房地產權屬文件材料的收集、整理、歸檔制度。
第八條下列文件材料屬于房地產權屬檔案的歸檔范圍：
一、房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件:
（一）房地產權利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人人的身份證明、授權委托書等；
（二）建設工程規劃許可證，建設用地規劃許可證，土地使用權證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補償安置協議書，聯建或者統建合同，翻改擴建及固定資產投資批準文件，房屋竣工驗收有關材料等；
（三）房地產買賣合同書、房產繼承書、房產贈與書、房產析產協議書、房產交換協議書、房地產調撥憑證、有關房產轉移的上級批件、有關房產的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等；
（四）設定房地產他項權利的有關合同、文件等。
二、房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖；房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。
三、房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，包括房產登記申請書、收件收據存根、權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產稅費收據存根等。
四、反映和記載房地產權屬狀況的信息資料，包括統計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。
五、其他有關房地產權屬的文件資料，包括房地產權屬凍結文件、房屋權屬代管文件、歷史形成的各種房地產權證、契證、賬、冊、表、卡等。
第九條每件（宗）房地產權屬登記工作完成后，權屬登記人員應當及時將整理好的權屬文件材料，經權屬登記負責人審查后，送交房地產權屬檔案管理機構立卷歸檔。任何單位和個人都不得將房地產權屬文件材料據為已有或者拒不歸檔。國家規定不得歸檔的材料，禁止歸檔。
第十條歸檔的有關房地產權屬的資料，應當是原件；原件已存城市建設檔案館或者經房地產管理部門批準認定的，可以是復印、復制件。復印、復制件應當由經辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件的存放處。
第十一條歸檔的房地產權屬資料，應當做到書寫材料合乎標準、字跡工整、內容規范、圖形清晰、數據準確、符合檔案保護的要求。
第十二條房地產權屬檔案管理機構應當按照檔案管理的規定對歸檔的各種房地產權屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔。
第十三條房地產權屬檔案管理機構對歸檔的房地產權屬文件材料應當及時進行登記、整理、分類編目、劃分密級、編制檢索工具。
第十四條房地產權屬檔案應當以丘為單元建檔。丘號的編定按照國家《房產測量規范》標準執行。
第十五條房地產權屬檔案應當以房地產權利人（即權屬單元）為宗立卷。卷內文件排列，應當按照房地產權屬變化、產權文件形成時間及權屬文件主次關系為序。
第十六條房地產權屬檔案管理機構應當掌握房地產權屬變化情況，及時補充有關權屬檔案材料，保持房地產權屬檔案與房地產權屬現狀的一致。
第十七條房地產權屬檔案管理人員應當嚴格執行權屬檔案管理的有關規定，不得擅自修改房地產權屬檔案。確需變更和修改的，應當經房地產權屬登記機關批準，按照規定程序進行。
第十八條房地產權屬檔案應當妥善保存，定期檢查和鑒定。對破損或者變質的檔案，應當及時修復；檔案毀損或者丟失，應當采取補救措施。未經批準，任何人不得以任何借口擅自銷毀房地產權屬檔案。
第十九條保管房地產權屬檔案應當配備符合設計規范的專用庫房，并按照國家《檔案庫房技術管理暫行規定》實施管理。
第二十條房地產權屬檔案管理應當逐步采用新技術、新設備，實現管理現代化。
第二十一條房地產權屬檔案管理機構應當與城市建設檔案管理機構密切聯系，加強信息溝通，逐步實現檔案信息共享。
第二十二條房地產權屬檔案管理機構的隸屬關系及檔案管理人員發生變動，應當及時辦理房地產權屬檔案的交接手續。
第二十三條房屋自然滅失或者依法被拆除后，房地產權屬檔案管理機構應當自檔案整理歸檔完畢之日起15日內書面通知城市建設檔案館。
第三章房地產權屬檔案的管理
第二十四條房地產權屬檔案管理機構應當充分利用現有的房地產權屬檔案，及時為房地產權屬登記、房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設等各項工作提供服務。
第二十五條房地產權屬檔案管理機構應當嚴格執行國家檔案管理的保密規定，防止房地產權屬檔案的散失、泄密；定期對房地產權屬檔案的密級進行審查，根據有關規定，及時調整密級。
第二十六條查閱、抄錄和復制房地產權屬檔案材料應當履行審批手續，并登記備案。
涉及軍事機密和其他保密的房地產權屬檔案，以及向境外團體和個人提供的房地產權屬檔案應當按照國家安全、保密等有關規定保管和利用。
第二十七條向社會提供利用房地產權屬檔案，可以按照國家有關規定，實行有償服務。
第四章法律責任
第二十八條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府房地產行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：
（一）損毀、丟失房地產權屬檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產權屬檔案的；
（三）涂改、偽造房地產權屬檔案的；
（四）擅自出賣或者轉讓房地產權屬檔案的；
（五）違反本辦法第九條規定，不按照規定歸檔的；
（六）檔案管理工作人員，造成房地產權屬檔案損失的。
第二十九條違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及本辦法的規定，造成房地產權屬檔案損失的，由縣級以上人民政府房地產行政主管部門根據損失檔案的價值，責令賠償損失。
第三十條有下列行為之一的，按照有關法律法規的規定處罰：
（一）在利用房地產權屬檔案的過程中，損毀、丟失、涂改、偽造房地產權屬檔案或者擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產權屬檔案的；
（二）企事業組織或者個人擅自出賣或者轉讓房地產權屬檔案的。
第五章附則
第三十一條房地產權屬檔案管理機構的設置、編制、經費，房地產權屬檔案管理工作人員的職稱、獎懲辦法等參照國家檔案管理的有關規定執行。
關鍵詞：房地產交易檔案 功能 利用 社會化服務
中圖分類號：F293.33 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）02-246-02
房地產交易檔案是房地產管理的重要組成部分，是房地產權屬管理的前提和基礎。隨著房地產市場的不斷發展和完善，房地產交易已成為房地產管理的重心，對于預測房地產市場的走向、制定房地產調控政策、規范房地產權屬管理、建立統一有序健康的房地產市場體系等方面，都有著十分重要的作用和影響。如何充分發揮房地產交易檔案的多重功能、提升其社會化服務水平，是當前房地產交易檔案管理工作中的一個重要課題。筆者結合多年的工作實踐，談些看法和意見。
一、對房地產交易檔案多重功能的定位
房地產交易檔案與其它類別的檔案一樣，具有著檔案的基本功能：
1.保管作用。通過收集、整理、歸類、裝訂，把分散、零亂的各種資料，集中統一管理，具有一定的保密性。
2.鑒證作用。通過查閱、復制檔案，可以對某一事件、某一物品的有關情況，提供其真實存在或歸屬的證明。
3.編研作用。通過對檔案所反映的內容進行分類整理、分析研究，形成對曾經發生過的事情的正確認識，對以后類似事情有引導、規范特別是借鑒作用。
同樣，任何類別的檔案，由于其自身內容和性質的不同，也必然會在基本功能的基礎上有延伸，形成自身獨特的功能。就房地產交易檔案而言，其功能也是多重的。主要表現為以下幾個方面：
1.對房地產權利人交易行為的保護功能。房地產交易是依法依規、按權利人的真實意愿進行的，其交易行為受法律保護，交易完成后各種資料統一歸檔保管，既使權利人的交易資料得到安全管理，又為權利人提供一定程度的保密服務，是國家和政府主管部門對權利人合法權益的有效保護。
2.對房地產權利人合法權益的鑒證功能。當權利人的房地產權屬受到他人的質疑、侵害或形成糾紛時，房地產交易檔案可提供具有法律效力的原始憑據；當權利人的房地產用于質抵、擔保、融資或是轉讓時，房地產交易檔案可提供合法的權益證明。同時，也可以為司法、紀檢監察機關辦案提供有力的佐證。
3.對房地產交易雙方乃至更大范圍提供的服務功能。在房地產交易之前，交易雙方可先行對擬交易的房地產的有關政策和權屬情況進行了解、查詢或復制有關資料，為順利實現交易奠定良好基礎。同時，應在保護權利人隱私的前提下，通過一定的信息平臺，為更大范圍的人群提供房地產交易檔案公開查詢的服務。
4.對房地產交易市場動態的監測功能。房地產交易量大小，反映了市場的活躍程度。某一類房地產（如集資房、二手房等）交易的突顯或低迷，反映了某一類房地產在政策調控下的現實狀態；房地產抵押量的多少，則反映了金融政策的變化。通過對房地產交易檔案作統計分析，可以對市場運行作調整，對于制定房地產發展宏觀政策和規范房地產市場有著重要的決策參考作用。
二、目前房地產交易檔案利用中的主要癥結
隨著房地產交易檔案管理的不斷規范，檔案利用也有了一定的基礎。但是，就房地產交易檔案的功能發揮，特別是社會化服務水平而言，還存在著不少問題和很大差距。主要表現為：
1.缺乏統一的檔案利用規范要求。盡管住建部門實行了房地產檔案管理規范化考核，但仍然偏重于管理，突顯的是“保管作用”和“保護功能”，對檔案的利用則缺乏剛性要求。比如，既講公開查詢又講要保密，但沒有具體明確的類別和范圍；具體到一宗交易行為，哪些應保密、哪些可當事雙方查詢、哪些可供公開查詢、哪些可供司法機關人員和紀檢監察部門查詢或復制，沒有具體的規定；再者，查詢、復制的無償提供與有償服務如何區分界限，也沒有統一的規定。
2.缺乏對房地產市場的動態監測。房地產市場的運行是否良好，直接反映在交易檔案上。但從目前房地產市場的監測內容和方式看，主要是看商品房銷售價格，很少有人從房地產交易檔案方面作分析；調控房地產政策更多的是依賴于行政措施，從交易市場反映的內在規律作分析不夠深入。事實上，也沒有賦予檔案管理人員進行統計分析的職能，更不用說建立動態監測機制和信息平臺。
3.缺乏提供社會化服務的平臺。服務是雙向的，你能提供哪些服務、我需要你提供哪些服務，有了交流互通的平臺，服務才能有針對性、有實際作用。現在房地產交易檔案服務的社會化程度很低，主要就是交易雙方辦手續時查閱、復制有關資料，出于保密考慮其他人不能查詢，提供的信息量很少，沒有能與房屋買賣、租賃等中介服務融合形成一個大的平臺。
4.缺乏與土地交易檔案的有效整合。現行管理體制下，在一些較大城市和土地房屋統一管理的地方，房地產交易是整體進行的，但在中小城市，房產與土地整體交易嚴重受阻，房產交易與土地交易是由不同的管理部門負責的，各自按本身的交易程序進行，形成各自的交易檔案，把本不應分割的一宗房地產人為分割，各自所管理的交易檔案都不能反映出該宗房地產的全部交易內容，更談不上發揮交易檔案的功能和作用。
三、提升房地產交易檔案社會化服務水平的現實途徑
著眼于房地產交易檔案的功能定位，分析目前房地產交易檔案管理和利用中的癥結，得出的結論是：必須充分發揮房地產交易檔案的多重功能，從而提升其社會化服務水平。筆者認為，目前應選擇和積極探索的途徑主要有以下幾個方面：
1.應盡快制定實施統一的房地產交易檔案利用規范。堅持“管用并重、服務社會”的方針和“保護中利用、利用中提升”的指導思想，由省級以上制定并實施房地產交易檔案利用規范。應把握的原則：一是安全保密的原則。利用檔案必須在保護權利人隱私的前提下進行，不得泄露權利人個人信息。二是分類界定的原則。應在規范中明確哪些檔案、哪些內容可逐級公開，哪些數據應定期向社會公布，哪些檔案的查詢或復制是有償服務。三是權責法定的原則。應當明確對于權利人或交易雙方而言，涉及本人房地產權屬的內容，可以隨時或多次有償或無償查閱，對于司法機關、紀檢監察部門可憑有效證明調閱檔案；對于其他人憑有效證件可查閱無特定權利人的檔案。目的就是，讓查閱檔案成為查閱人的一種法定權利，提供檔案成為檔案管理部門的一種法定義務。四是方便快捷的原則。設定的檔案查閱或復制等利用程序，應便民利民、高效快捷，提高檔案利用效益。
2.應抓緊建立完善統一的房地產交易動態監測和信息平臺。立足于建立安全、全面、準確、及時、開放的房地產交易檔案信息管理系統，寓保護、鑒證、監測、服務功能于一體，面向社會提供更全面、更及時的服務。具體來說：一是對房地產交易檔案進行全息掃描。在交易申請受理時，即把申請人提供的各種資料進行掃描，辦理中形成的審核資料和辦理后提交的成果資料同步掃描，在紙質檔案形成的同時，完成電子檔案的建立。二是建立房地產交易檔案電子信息庫。對交易檔案進行分類歸檔、電子編目，并吸納房地產權屬調查測量圖形成果，實現坐標定位、圖庫一致。三是實現房地產交易檔案公開查詢。根據房地產交易檔案利用規范的有關程序和要求，查閱人通過登陸系統網站查閱有關資料，屬有償服務的付費后可下載。四是實行房地產交易信息定期制度。對逐日交易情況進行，對每月、每季、每年交易情況進行分析，定期分析報告。同時，可對某一類房地產交易進行專題分析，為交易雙方以及房地產主管部門提供決策參考依據。
3.應逐步建立和推行統一的房產與土地交易協調機制。從目前房地產管理體制的現狀出發，因地制宜，逐步推進。比較穩妥的辦法有：一是強化前置要件審查。嚴格按房地產管理法的要求，規范房產和土地登記程序，堅決制止和懲處不依法定程序登記發證行為，杜絕房產部門不管土地是否登記、土地部門不管房產是否登記現象，該哪個部門先登記的，后登記的部門必須作為強制性要件，否則不得登記。二是試點實行房產與土地登記聯合會審辦法。由同級政府行文明確，由先受理申請的部門作為牽頭單位，另一部門作為協辦單位，共同參與審核、共同勘測繪圖、共同報請同級政府審批、同時頒發兩證。這樣既方便了辦事群眾，也各自保管了完整的房地產檔案。三是逐步實現房產交易與土地交易的聯網。在同級政府的統籌下，按照“數據共享、平臺共建”的原則，實現房產交易與土地交易的網上同步運行，進而構建一站式的房地產交易網。
4.應加強對房地產交易檔案的編研工作。檔案編研的目的，是為了在更廣范圍內利用檔案，使受閱者更全面地了解我國房地產交易的有關政策，交易市場運行情況，是一種更廣泛的宣傳和服務。通過編研成果的發行或，增進全社會對房地產交易的了解，接受社會各界的監督，促進房地產交易檔案的運用，從而提升房地產交易檔案的社會化服務水平。
