開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇大中型企業合同全流程管理研究，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

一、企業合同系統全流程管理概述

合同系統全流程管理指合同業務所涉及的全部內容，從合同的采購申請、招標、合同錄入、審批、會簽、合同履約以及合同的終結全面覆蓋管理。合同簽署前涉及資信審查、立項、談判，合同簽署中涉及合同的審核、信息反饋，合同的審批和用印；合同簽署后涉及履約的跟進，合同文本的存檔，以及合同的關閉，所有上述環節構成合同系統全流程管理。合同系統全流程管理改變了過去合同管理只能針對合同文本（非結構化數據）；建立了合同系統全生命周期的管理；另外在全流程管理中嵌入了法律審核監控的體系。合同系統全流程管理建立了合同監控的數據分析，加強了公司政策的遵從性，也提高了合同的預警能力，降低了合同的法律風險。

二、大中型企業實施合同系統全流程管理的必要性

1.企業加強內部管控，規范流程的需求現代企業為了最大限度的增強內部管控，規范流程，要求所有的采購環節都走線上流程，每個環節都留有痕跡。可以最大限度的避免舞弊。加強內部管控必然要求減少人為干預，系統說了算，實現無紙化辦公。合同系統全流程的重點是財務法務雙線全生命周期監管，合同制定采用制式合同，運用企業文本或行業文本，規范合同制定前的條款及法務財務的審批，從預算的前置到合同交付及合同開票，以及合同執行后的財務分析，都是企業增強內部管控、規范流程的必然要求。

2.現代大中型企業規避風險的必要手段企業完善合同系統，規范合同執行，實現業務單位、財務、法務聯合管控，實時監控，是最大限度規避違約風險的必要手段。流程規范完整，責任清晰明確，也促使風險降低。公司結合自身實際情況開發專門的合同管理系統，從而實現了對合同的全生命周期管理。該系統綜合運用信息化手段，建立完善的歷史數據庫，為進一步提升公司財務管理水平打下扎實基礎。在系統中嵌入項目談判及啟用日志管理功能，合同物資交付、發票的全流程跟蹤功能，并能夠規范合同執行、進行實時監控。提升合同管理的自動化，同時提升與合同相關的會計賬務處理，減少手工操作。這些合同管理流程，都是規避合同風險的必要手段。

3.現代企業治理的要求隨著現代企業集團化、國際化、互聯網化的發展，分子公司、駐外機構眾多，所要管理的合同紛繁雜亂，手工管理信息很難集中，時效性差，各個部門的相互協作和任務執行效率都會大打折扣。合同管理上的滯后、不完善會給企業的發展帶來嚴重的后果。于是，能夠提高企業自身的合同管理水平，借助IT手段，輔助企業規范流程、防控風險、落實制度要求、提高效率，實現對合同全生命周期管理的合同管理系統的建設越來受到了大中型企業的重視，合同全流程系統順應了現代企業治理的迫切要求。

三、合同系統全流程管理在東航的實踐

在現代企業規范治理，提升內控管理的要求下，所有的業務都應該訂立合同，合同的重要性勿容置疑。東航2012年6月份就編寫了合同管理系統用戶操作手冊，2014年1月實現合同的審批流轉環節在OA上流轉，2017年9月1日，借助東航財務共享，合同系統三期上線，和財務共享系統完美結合。2018年1月1日又對合同系統全流程管理進行了優化。合同系統在東航實現了全流程、全生命周期管理，實現了掌上東航和OA辦公系統的集成。如圖1所示。對于合同的規范，在合同生效前，在簽約前預設管理規范，規范審批流程、規范授權、規范合同模板；簽約中規范簽署，對合同的審批、授權及蓋章都做了規范；簽約后執行監控，條款執行監管、異常情況的預警以及后評估。公司規定，金額在3萬元以上的采購，必須簽訂合同，走合同全流程系統。分子公司超過一定金額的采購，必須經過股份公司的財務及法務審批。審批流程如圖2所示。

1.合同簽訂流程合同錄入中包括供應商信息、決策性文件、合同正文及其他附件。供應商信息在合同提交審核前，可以修改供應商的任何信息，一旦合同提交財務審批，供應商信息則無法修改，如果需要修改，必須將合同退回后才能修改：如果合同處于財務審批中，當前審批人將合同退回，進行供應商信息修改，然后重新提交對應合同。合同簽訂涉及五種合同類型，合同類型如下：（1）固定總價合同。當與供應商簽訂的合同明細中包括具體的物資、物資數量、單價及明確的金額時，使用該合同類型。（2）單價合同。當與供應商簽訂的合同明細中包括具體的物資、物資單價，但實際采購物資數量不確定時（其中每種物資對應的金額需要根據各需求部門進行預估），使用該合同類型。（3）變動單價合同。當與供應商簽訂的合同明細中包括具體物資，但物資數量、物資單價不確定時（例如：航油合同），使用該合同類型。（4）框架協議。涉及經濟事項，但不用付款的合同，對應的物資及價格可能不明確（如雙方合作的合同）。合同簽訂過程中涉及經辦部門審批退回、財務退回及法務退回，層層把關，各司其職。預算采用事項預算，事項之間不能混用。項目預算金額在合同簽訂時就按照此合同的生命周期預先置入合同系統中。簽訂好的合同生成帶防偽標志的PDF文件，不再支持任何變更。

2.合同執行合同在公司的執行本著預算先行的原則。合同執行中最重要一環是預算控制，目前公司采用事項預算，對于新簽訂的合同，將合同有效期的預算總額一次性推送至合同系統作為各年的預算額度；每月的滾動預測金額將分月推送至合同系統作為各月的提單額度。合同系統全流程管理對接財務共享系統，所有單據以電子影像的形式進入審批流，實現了無紙化辦公。在合同執行環節，業務人員依據采購訂單，根據事項預算的當月滾動預測金額，完成合同交付和開票任務。業務人員持增值稅專票及驗收報告等附件，在掃描點掃描及完成增值稅專票的關聯后，該合同付款就進入到財務共享環節，由系統自動派單，審核人完成初審及復審后，該合同會推向ORALE系統形成AP發票，同時會推向資金管理系統完成資金付款，付款后會回寫至ORALE系統完成付款賬務。

3．合同監控設置監控項項，達到合同系統全流程管理的監控升級。（1）自動順延管理。設置順延，順延提醒，順延審批及順延調整功能。對于順延提醒服務，第一次（即提前60天）提醒通知的對象為合同的送審人和所在部門的合同管理員；第二次（即提前30天）提醒通知的對象為合同的送審人、所在部門的合同管理員、以及部門的領導（2）預置及補充設置“監控事項”。按計劃時間提醒經辦人，經辦人反饋監控人，回復意見和要求。（3）設置合同代辦提醒服務以及供應商合同重疊預警功能等。

四、完善大中型企業合同系統全流程管理的建議

1.固化招標文件及合同文本，促進合同系統智能化審核

目前在合同系統全流程審批中，各個業務單位使用招標文件及合同的文本多樣化，經常出現同樣的文本缺陷，導致財務審核環節效率低下。建議合同送審環節，送審人明確使用的招標文件或合同文本是企業文本還是行業文本，還是客戶或供應商企業的文本。最好能將文本固化，形成制式文本，固化合同結構化信息。提高合同審核的效率和準確性，促進合同智能化審核的進程。

2.加強宣貫、改變觀念，強化合同系統的內部控制作用

公司員工目前主觀上把合同全流程管理系統運作成財務系統。合同系統運行中一旦出現問題，就找財務解決。沒有樹立公司全員參與意識，缺乏公司大格局觀。優化流程，將企業管理融入到合同系統中，將預算嵌入合同系統前端，避免先執行合同，后補預算的被動局面。根據合同預算預提成本費用，嚴防費用跨期，提升管理，實現企業合同系統管理全覆蓋。合同系統全流程管理雖然起到了一定的內部控制的作用，仍然有進一步優化改進的空間。建議在項目招標過程中加強對供應商深入了解；增強財務人員的話語權；在合同初始錄入時置入項目預算，并強化項目預算的準確性；按照權責發生制的原則對成本費用的預列能在合同系統中完成，分期付款的提示，質保金到期的職能化提醒，合同開發和運行符合企業的需求，真正實現對合同全生命周期的管理，配合穿行測試等措施，強化合同系統全流程管理的內控功能。

3.優化合同系統，提升合同管理效率

目前企業管理層還不能在手機APP上最終審核合同，建議搭建合同系統手機APP平臺，生成具有防偽標識的PDF文件，未來應該加強系統開發，實現企業管理辦公無死角。提升工作效率。縮短合同審批時間，真正為生產經營服務。合同系統的退單必須到財務環節掃描后才能退單。建議優化合同全流程系統的前端業務環節，發現問題能迅速返回上一環節，提高系統的服務效率。建議在合同系統中置入稅金提取功能，比如，印花稅的提取。

4.建立合同系統專業人員的常態化培訓

合同系統運行中常常出現上一環節的業務人員在操作時，未考慮下一環節的需求，往往導致流程停滯不前，退單率比較高，效率低下。建議建立合同系統專業人員的常態化培訓，幫助業務人員不僅熟悉自己操作的環節，還應該熟悉前端和后續運行的環節，提高業務技能，更應該有一個全局化的視角審視每一個合同的運行流程，提高效率和服務質量。在現代企業業財融合過程中，財務人員不僅是財務專才，更是通才。應該強化財務人員在合同系統全流程管理的培訓，培養戰略性人才，促使他們帶著財務管控、預算先行的理念，提升服務，創造價值，用足合同系統功能，實現有效控制和資源共享。充分利用合同管理信息化及合同的預警機制。建議成立專門的采購談判小組，由計劃、財務、內控、法務和技術人員組成的談判小組，在談判中充分發揮業務技能，改變目前的形式上健全，實質上薄弱的談判局面，減少企業在采購談判中的無形損失。

5.加強履約監控，利用大數據系統提取有效的糾紛合同

目前合同的履約監控功能比較弱，諸多的履約事項靠人工監控。糾紛合同分析功能尚未開發完善。建議在合同創建和簽約之間，預置及補充設置“監控事項”，按計劃時間提醒經辦人，經辦人反饋，監控人回復信息及需求，大大提高在合同中及履約管理中監控的范圍及深度；同時也大大提高了保障整個合同的權利。隨著互動式監控功能的啟用，將會進一步提升數據分析的能力和應用范圍。建議開發糾紛合同的提取分析功能，提升企業管理。

參考文獻：

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作者:張婧 單位:中國東方航空股份有限公司西北分公司